XX人寿保险有限公司财务工作指南——会计对帐流程汇丰人寿保险有限公司HSBC Life Insurance Company Limited文件信息文件修改记录1．总则1.1为了规范本公司的会计核算，保证会计信息质量，确保在公司内部建立持续、健全、有效的内部控制制度，维护投资者和债权人的合法权益，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等有关法律法规和《XX人寿主要会计政策》、《XX人寿会计核算办法》以及《集团财务职能指令手册》,结合本公司实际，制订本流程。

1.2本流程适用于总公司财务会计部及各级分支机构财务会计部。

1.3本公司的对帐工作，必须遵循国家统一的政策和规定，必须遵循本公司会计政策，必须遵循集团公司财务控制要求。

1.4本公司各级机构领导负有组织领导本级公司贯彻执行本办法的责任，支持会计人员依法行使职权。

1.5本办法由总公司财务会计部负责解释和修订。

2．背景简述《集团财务职能指令手册》B.5.1.6规定，各单位必须确保长期保持一个活跃的财务控制环境。

应对交易记录和合并的准确性进行管理控制，包括交易、审计追踪和对账的编辑。

要求进行一次彻底的、签名的审计流程，以协助控制财务报告信息的品质。

3. 对帐原则3.1 对帐主要是指通过独立的内部控制程序来检查并确认各会计科目余额及其交易记录的完整性、正确性和有效性。

如获取银行对账单（第三方资料）比对公司帐面余额是否与其一致。

3.2 每月财务部需根据集团要求安排专人进行月末总帐核对、不定期暂记账抽查及银行对账：3.2.1 总帐核对（Month-end Reconciliation）。

总帐核对是指在每月末关帐后，由财务部独立专员控制并分部门执行的资产负债表各个科目原始资料与财务报表余额核对工作。

3.2.2 不定期暂记帐抽查（Surprise Check）。

不定期暂记帐抽查是指每月由财务部独立专员控制，随机选择抽查日期，并指定科目核对人进行对账的过程。

主要关注暂记帐科目性质，用途及使用是否正确，帐龄是否合理。

3.2.3 银行对帐（Bank Reconciliation）。

银行对帐是每月末财务部科目核对人比对月末银行对账单余额及月末银行帐面余额，并编制银行余额调节表的过程。

3.3 必须严格定期进行最新的全面会计对账。

包括但不限于与往来帐、暂记帐户、总分类账、托管和保存记录、保管人、公司间、分支机构间和其他公司内部余额相关的对账，以便保持集团会计记录的完整性。

3.4 必须有一位指定人员（核对报告编制人）对所有对账进行单独审核，所有原始资料需清晰整理归档。

3.5 确认差异产生的原因及合理性，分析该错误存在的潜在风险，按科目性质，选择性地进行账龄分析。

3.6 对账过程应职责分明，每个资产负债表科目都应指定相应的科目负责人和审核人，审核人应独立于原始资料的准备。

3.7 对账应涵盖系统内所有资产负债表科目，包括PRC科目及IFRS调整科目。

每个科目都必须得到合理核对并证实3.8 对账频率由科目本身的重要性以及交易发生频率决定，但至少一个月对账一次3.9 财务总监需保证月度对账持续更新，对帐差异都获得合理解释。

每月对账证书需详细说明差异原因，性质，以及未调平事项。

对账证书需在规定日期当日或之前上交，不得延误。

4. 职能解释4.1 核对报告审阅人（Reconciliation Report Reviewer）。

指公司财务部门负责人，包括财务经理及财务总监。

每月末所有由核对报告编制人编制的总账核对报告必须经财务负责人独立审阅，并在报告上签字确认。

4.2 核对报告编制人（Reconciliation Report Preparer）指专门负责公司全面总帐核对工作的人员，归属于财务部。

该人员必须独立于所有相关科目原始资料的准备，理解总账核对制度的核心内容及内部控制要求，并对科目性质、科目用途、科目使用情况及及相关的第三方证明材料或相关系统数据有充分足够的了解。

核对报告编制人需在每月末将对帐信息传达至各部门科目负责人，并审阅各部门上交的对帐资料。

4.3 科目负责人（Account Owner）。

所有总账核对报告制度涉及科目都应落实到具体的科目负责人，并以书面方式加以签字确认。

科目负责人须对科目余额及其交易情况有充分了解，并对其完整性、正确性和有效性负有全部责任。

科目负责人可以根据系统情况，流程安排并结合内控要求为科目设定核对期间，设定完成后所有人员必须严格按照相应时点进行核对确认。

4.4 科目核对人（Account Reviewer）。

指各部门科目负责人指定的，独立于本部门相关科目原始资料准备的人员。

在对帐过程中，科目核对人需要配合核对报告编制人的工作，完成本部门的帐务核对资料准备工作并按要求填制月度部门科目余额核对表。

4.5 暂记账抽查核对人（Surprising Checker）。

由内审部门选出的执行不定期暂记账核查的人员。

该人员需独立于做帐，帐务核准及月末帐务核对工作。

若有特殊情况，需公司财务总监核准其任职资格。

5. 职能分工5.1 核对报告审阅人职责如下：5.1.1 独立审阅每月月末所有总账核对报告，并在报告上签字确认5.1.2 审阅关注事项包括➢非常见交易事项及大额交易事项➢长期未结清或无法结清的科目余额及解决进度5.1.3 以上事项需披露内容包括➢入账日期、发生日期➢相关证明材料➢实际情况说明及核对情况说明。

5.2 核对报告编制人职责如下：5.2.1 审核所有账上余额与第三方证明材料或不同系统报告之间的完整性、正确性和一致性5.2.2 保证总账核对报告及时准确地报送给报告审阅人和首席财务执行官5.2.3 与科目负责人及时沟通一起对未结清余额进行原因解释5.2.4 归集并注明长期未结清交易（账龄超过90天）及大额未结清交易提请报告审阅人关注。

5.2.5 每月月底之前，及时通知记账人员就上月核对过程中发现的需要进行调整的内容及时调整入账，通知相关部门清理超过正常期限的往来余额。

5.2.6 对于未结清科目余额的核对清查应遵循的注意事项：➢与第三方联系人确认是否存在未达账项➢确认科目余额的结清是否存在任何实际障碍或困难➢确认交易事项的具体情况及原因解释是否已经保存完整➢确认所有相关部门之间及与第三方联系人之间的联系都以书面方式进行并保存完整➢保持与相关业务部门对科目余额结清情况的密切关注和定期沟通➢如未能在预期时间结清科目余额或存在非正常 / 大额未结清科目余额，应及时告知上级主管并通知相关部门采取必要措施进行清查、结算5.3 科目负责人职责如下：5.3.1 对科目余额的完整性、正确性和有效性负有全部责任5.3.2 根据系统情况，流程安排并结合内控要求为科目设定核对期间，设定完成后所有人员必须严格按照相应时点进行核对确认。

5.4 科目核对人职责如下：5.4.1 负责收集并核对不同系统之间或与第三方证明材料之间的余额5.4.2 资料收集及核对过程中应遵循的注意事项➢第三方证明材料的收集应直接从第三方取得，而不需经过相关交易经手人或联系人的转交。

➢不同系统间的数据核对应直接比对其数据源内容，而不是核对查询输出等中间层数据输出内容。

➢具体核对内容包括交易金额、交易日期、交易事项的一致性等。

➢如果因小数尾差导致持续性的小额尾数差异，经授权人批准，可以将此小数尾差在利润表中加以确认，消除差异。

总账核对报告中实际发生数和账面数之间应该不存在尾差差异。

➢所有无法匹配的未结清账项应单独列示➢所有原始证明材料应附加于相关的科目余额核对报告后直至余额结清6.月末总账核对6.1 对帐流程6.1.1 会计结账后，财务部核对报告编制人从PeopleSoft 中导出TB和明细账，将余额按照部门分类归集至各表，包括余额为零的科目以及不活跃的科目。

6.1.2 核对报告编制人将归类的总账核对表（附件十）以邮件方式发送至各个部门指定的科目核对人，抄送财务经理及各科目负责人6.1.3 各科目核对人收到表格后，在部门内收集各科目对应的证明资料。

资料形式可以是系统系统自动产生的数据对接比对报告，也可以是用excel或access手工制作的比对报告，如台帐等6.1.4 科目核对人根据原始资料填列各余额帐龄分析表，并将帐龄超过三个月的科目单独列示，注明长期挂账原因，解决方式及预计解决时间6.1.5 科目核对人完成核对工作后，在总账核对表，帐龄分析表及超过三个月帐龄分析表上签字，交由本部门科目负责人审核并签字。

最后连同证明材料一并交给财务部核对报表编制人审阅汇总6.1.6 核对报表编制人及时检查科目核对人提交的材料。

察看长帐龄原因的合理性并分析帐实差异的帐务风险。

填制报告材料及对帐证书（附件八）并签核。

交予核对报表审阅人（财务经理）审阅6.1.7 财务经理审阅完毕后在账目核对表及队长证书上签字确认，再递交财务总监核查确认。

6.1.8 核对报表编制人将经由核对报表审阅人确认的报告材料及证书以邮件方式向集团相关负责人进行月度汇报，抄送核对报表审阅人6.1.9 核对报表编制人与相关记账人员沟通对帐过程中发现的异常事项，对调整进行督促跟进6.2 关联方对帐每季度公司按照集团要求上报季度对帐证书（附件九）。

关联方之间帐务核对务必清晰，及时明确差异性质并调整，以避免造成永久差异。

6.2.1 对帐频率可按月/季度为单位，要求至少每季度末对帐一次。

具体频率由对帐专员根据公司实际关联方交易发生频率及金额大小作出判断，并上报集团相关负责人批准确定。

6.2.2 对帐方式建议采用传真/邮件，对帐信息建议包括以下内容：➢对帐请求发出人信息：•发出人姓名;•发出人电话;•发出人传真;•发出人地址;•请求发出时间;•请求对帐期间➢具体对帐信息•余额项目性质;•对帐原币余额;•明确余额为应收/应付6.2.3 对帐由往来账目负责会计人员于每月末关帐后执行，直接抄送本部门科目核对人及核对报告编制人，作为月末总账核对原始资料。

6.2.4 收到关联公司对帐请求后，必须在24小时内给予确认余额一致/不一致的回应。

由于对方确认回复时间延误对月末对帐报告产生影响，由核对报告编制人向集团财务部门相关负责人进行汇报。

未收到对方确认一致的回复，不可作默认结果一致处理。

6.2.5 收到关联公司对帐请求，若本公司帐面余额与对方不一致，不管差异金额大小，需即刻回应对方对帐结果，并附上组成本公司余额的明细项目供对方参考。

6.2.6 对帐产生差异，双方需积极跟进调查差异原因，并在当月确定解决差异的方案，争取季度对帐结果一致。

6.2.7 对帐产生差异的原因总结大致包括以下几种：➢截止性差异。

收付款书面通知发出时间在结账日前，发出方在书面通知发出时已入账。

收单方在截止日后收到单据入账，导致截止性差异。

➢入账科目不一致导致差异➢系统关联方科目编号设置不清晰导致会计人员做帐串户6.3 报告材料填制期末上交集团的报告材料由财务部核对报告编制人根据各科目核对人提交资料进行汇总整理后填写，主要包括以下文件及表格：6.3.1 帐龄大于三个月的科目明细汇总（Reconciliation above 3month-alldepartment）➢该表格主要用于财务部门负责人审核，以判断公司财务状态及长帐龄的合理性➢表格内容需明确反应长帐龄原因，解决方案及预计解决时间6.3.2 对帐证书（Certificate of Reconciliation）➢对帐证书是用以证明整个对帐流程已适当执行，所有科目已被包含。