档案立卷工作规范—培训材料之二教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来来重要的作用。

高校档案是高校工作中一个重要的组成部分，是提高高校管理水平的一项重要工作，是维护高校历史真实面貌的重要事业。

它不仅发挥着为高校教学、科研、管理育人等各项工作直接服务的作用，而且是高校办学和增强办学实力的重要财富，并对高校的竞争能力有着持久的影响。

高校档案工作的好坏，直接反映了学校管理工作水平高低。

《27号令》第三条也对档案工作提出了相应要求“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

” 从这里也可以看出国家对档案的重视程度。

在我校档案的作用同样是不可忽视的，从我们的日常工作中，我们就感觉到档案的作用是越来越大，例如：在07年学校的本科教学评估中，在学校提供的各种佐证材料、宣传材料、汇报材料等各种材料，很多材料都是由档案馆提供的，由此可见档案工作并不是可有可无的工作，档案工作的好坏，直接影响到学校的工作。

档案立卷归档工作一、归档流程二、立卷归档工作内容立卷归档法律依据：27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准（一）预立卷1、什么是预立卷；各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《西华电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。

2、预立卷工作内容：●收集材料，做好日常管理材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。

因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。

收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。

收集的对象主要是承办部门的有关人员,也包括学校的领导人。

平时归卷是根据立卷的要求对随时产生的、处理完毕的文件材料归入拟制好的立卷类目中，兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。

卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。

然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。

通常的做法是为立卷类目的每一条目准备一个卷夹,随时将办毕的文件归入。

●鉴别对收集来的文件进行分析判断。

主要是看三项内容:检查文件材料是否办毕,“文件处理单”、签报、发文稿纸上的“办文结果”栏是否签署,是否有领导批复；没有办毕的应立即退回,没有签署、办复的应进行补办。

要检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全,是否有错漏号码等，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人。

鉴别文件材料的性质、特征、保存价值,以正确判定应归入哪个归卷类目。

●归卷工作将检查完毕的文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。

经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。

对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放。

在平时归卷中要注意根据文件的变化情况,随时修改与调整案卷类目,增补有关条款。

●预立卷类目的修改与调整事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。

兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。

每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。

（二）立卷归档分工1、归档范围27号令：第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

文件材料的归档范围是：1.党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3.学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4.教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

5.科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

6.基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

7.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8.产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9.出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

10.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11.财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

2、立卷归档分工●以学校名义举办的重大活动或召开的全校性、综合性会议形成的文件材料等由校务办负责立卷归档，或者由校务办于会议及活动筹备时，指定有关部门负责收集整理，立卷归档；其它党委、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、电子、实物、人物等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。

● 上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并立卷归档，其余的上级来文由校务办负责归档。

● 归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关材料。

● 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、办公会所形成的材料，由校务办分别立卷归档，由各职能部门起草或承办以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位的职能部门立卷归档。

● 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前指定专人做好文件材料的整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。

● 因机构调整而导致部门职责分工变化，调整前形成的文件材料，仍由分管部门立卷归档，调整后形成的文件材料，则由现分管部门立卷归档。

（三）文件材料的收集按照以下原则和重点并根据归档范围，在平时积累组卷的基础上，收集文件材料。

1、文件材料的收集原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用，能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

2、收集的重点：是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需我校承办的文件材料。

3、不归档的文件材料（若需要以下某方面的材料，可选作资料暂存）● 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；●本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；●同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；●下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

●未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；●从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；●无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；●学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；●为参考目的从各方面收集的文件材料；●本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；●非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；●未生效的合同、协议、单据。

(四) 立卷归档的原则和方法1、原则：应按问题、时间、重要程度和遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2、方法以自然件为单位，逐件整理归档（1）. 按年度分●一般的文件材料归入其形成年度；●计划、预决算、总结、报告、统计报表等，归入文件内容针对的年度；●长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年；●跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年；●跨年度的案件，放在结案的一年；●跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；●法规性文件归入公布和批准年度；●按学年处理的文件归入专门年度；●科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。

●不同年度的文件一般应分开排放。

(2). 按问题、类别分●学校在管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合；●会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷；●非诉讼案件材料，按立案问题组合,一案一卷或一案数卷；●工作计划、总结等，按责任者或名称组合；●统计、报表、名册等按名称组合；●简报按名称、期号组合；●科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷；●不同类别的文件材料，必须分别排列组合。

(3). 按保管期限分各部门在整理归档材料时，可按文件的凭证和参考价值的大小，先将文件材料按永久、长期、短期分开，只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不向档案馆移交。

3、卷内文件的排列顺序●卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列；●同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列；●同一年度、同一问题的请示与批复排列在一起，批复在前，请示在后，批复与其请示不在同一年度的，可分别归档，但须在备注栏注明参见号；●其他文件材料按文号或时间顺序排列。

（五）卷内编号成卷装订的卷内文件在装订前编页号（卷内目录、备考表、空页不编页号），用铅笔在有字迹或图表的页面逐一顺序编号，用阿拉伯数字从1开始。