对公司各涉档部门的归档工作有监督权
六、工作关系
组织内部关系
1、接触岗位：综合档案室主任
工作关系：本岗位的上级、主管领导
工作内容：向综合档案室主任汇报、请示档案管理方面的工作
2、接触岗位：公司各涉档部门
工作关系：同级关系
工作内容：指导检查归档工作，掌握归档工作进度和档案制度的执行情况，帮助解决实际问题和纠正各种错误
负责权限
16
积极参加上级和公司内部召集的各种会议。
负责权限
17
负责公司要求本部门完成的文件报表的打印和传递工作，处理本部门其它日常办公事务。
负责权限
18
负责公司内外各项业务的联络工作，并将情况向部门领导汇报。
负责权限
19
对公司档案工作提出合理意见和建议。
负责权限
20
完成上级档案领导部门和公司领导交给的其它工作任务
4、提供档案利用工作：
（1）查阅：受理申请（口头、电话或书面）→上机查询→告知有无→判断是否需要审批→通知申请人办理审批→库房调档→登记签字→交待注意事项→申请者查阅→及时存放
（2）借阅：受理申请（口头、电话或书面）→上机查询→告知有无→判断是否需要审批→通知申请人办理审批→库房调档→将档案移交申请人并清点数量→登记并由申请人签字认可→交待注意事项→到期催还→验收→注销→存放（如需续借：重新登记签字→到期催还→验收→注销→及时存放）
负责权限
9
按照档案资料借阅制度认真做好档案借阅工作，严格履行审批、登记手续，到期及时催还并注销。
负责权限
10
做好档案统计和年报工作，要求项目齐全、数据准确、编报及时。
报审权限
11
做好档案工作目标管理中见证材料的收集和整理工作，要求收集及时，整理规范。
负责权限
12
按照公司6S管理制度、本部门6S管理规定和检查制度要求，认真做好本岗位的6S工作。
3、接触岗位：公司办公室
工作关系：本岗位的上级
工作内容：协助做好接待工作
七、工作流程
1、归档工作：将年度归档工作计划打印下发各涉档部门→到涉档部门检查指导工作→查找涉档部门归档工作中存在的问题→向综合档案室主任报告→按照档案管理制度规定或综合档案室主任要求督促涉档部门整改→分别做好各门类档案的验收移交工作→做好档案统计工作
（3）复印：受理申请（口头、电话或书面）→上机查询→告知有无→判断是否需要审批→通知申请人办理审批→调档到符合保密要求的地点按规定复印→将档案复印件移交申请人并清点数量→登记并由申请人签字认可→交待注意事项（如果属于涉密档案或更新比较频繁的档案按原件借阅流程处理：到期催还→验收→注销→存放于原件之后）
岗位职责
一、基本信息
岗位名称
档案员
岗位编号
所在部门
综合档案室
岗位性质
管理岗位
工资等级
直接上级
综合档案室主任
岗位编制
1
直接下级
无
审定人员
审定时间
二、工作概述
主要负责档案管理的日常工作，包括档案接收、统计、保管、借阅等具体工作，对涉档部门的归档工作进行指导、监督和检查。
三、工作职责
序号
工作职责及工作标准
承办权限
21
完成部门领导安排的接待事宜
承办权限
四、工作责任
看管责任
1、对本岗位所使用的电脑、空调、除湿机、办公桌、档案柜、文件柜等物品的负看管责任
2、对综合档案室库存档案资料负保管责任
3、对综合档案室文件资料的负看管责任
安全责任
1、做好档案库房的“八防”工作，确保公司库存档案的保密与安全
2、确保本岗位所涉及信息的保密与安全
2、日常工作：协助综合档案室主任制定个人每月工作计划→每天向综合档案室主任报告工作完成情况→存在问题采取措施解决或寻求综合档案室主任帮助解决→完成综合档案室主任安排的临时工作→月末总结个人工作完成情况→月末将工作完成情况向综合档案室主任进行全面报告
3、档案库房管理：
（1）库房日常管理：上班后立即进行库房巡查→做好情况记录（温湿度必记）→发现危及档案异常情况→采取措施排除（如开启空调、除湿机或开窗开柜通风、杀虫）→重大异常情况（如门窗被撬、档案被盗等）应立即向综合档案室主任报告并协助调查和处理→定期进行6S工作→下班前再次巡查→做好温湿度记录→关闭电器、拔掉电源→锁好档案柜→关好窗子、拉上窗帘→锁上库房防盗门
3、确保本岗位所使用财产（主要指电器及其线路）完好，不危及人身安全
质量责任
1、了解公司的质量体系文件和程序文件，熟悉公司质量方针、质量目标和与综合档案室业务工作有关的内容
2、参加质量体系文件和程序文件及其它质量知识的学习培训
五、工作权限
决策权限
对各涉档部门移交档案有审核权
审批权限
本岗位无审批策权
监督权限
负责权限
13
积极参加部门内部组织的保密学习和公司举办的保密培训，参加部门内部保密检查，按照公司保密规定和保密要害部位的要求开展各项业务工作，确保不泄露国家秘密和公司商业秘密。
负责权限
14
参加公司内部和上级组织的各类档案知识培训和各种档案会议。
负责权限
15
参加公司其它业务知识培训（如质量、保密、安全等）和会议。
负责权限
6
根据科研生产经营管理的需要，努力开发档案信息资源，编制各类目录和检索工具，积极参与各项编研工作。
负责权限
7
对已到保管期限的档案提出鉴定和销毁意见，协助鉴定小组做好鉴定销毁工作。
报审权限
8
按照档案库房管理制度认真做好库房管理工作，严格控制人员进入库房，遵照要求巡查库房，记录温湿度，开启（关闭）除湿机、空调等电器，发现破损及时修补。
负责程度
1
严格执行档案工作各项管理制度，发现问题及时处理或报告部门领导。
负责权限
2
严格执行部门内部各项规章制度，按时完成部门领导每月安排的各项工作。
负责权限
3
指导、监督和检查涉档部门各门类档案的形成、积累和归档工作。
负责权限
4
做好档案接收工作，要求质量达标、数量准确、手续齐全。
负责权限
5
做好档案入库工作，要求排架合理、编目清楚、熟悉馆藏。
（2）档案实体管理：每年8月对库存档案进行一次编目、建账、统计工作→每月对各门类档案进行一次全面检查→核对档案卷数是否账物相符（有差异立即寻找和报告）→查看排放是否有序（错位立即复原、数量剧增可调整位置）→查看案卷文件是否完好（有破损当月修补）
（3）进入库房管理：由申请人员（或接待人员）填（外来人员则由保密委领导）签署意见→综合档案室登记（来人姓名、事由、时间等）→至少1名综合档案室成员全程陪同→制止超过允许范围的行为