湖南省工业设备安装有限公司电商采购管理办法(之材料设备采购)前言在工程建设过程中,施工单位为确保项目得质量、进度、成本、安全等目标实现,需要进行行之有效地项目管理。
采购招标就是项目管理得重要组成部分,包括对项目所需产品(工程分包队伍、材料、设备、服务等)以公平、公正、合理得原则进行招标采购,以优质、最适合得队伍、厂商,获得最新信息、最佳得资源组合,最大限度降低工程成本,为公司创造最大经济效益。
为充分发挥采购招标制在施工成本控制中得重要作用,公司为此开发了专业得电商采购平台,现特制定电商采购管理办法之材料设备电商采购,以加强与规范公司采购工作,达到控制经营与施工成本、确保施工工期、产品质量与提高效益得目得。
本办法包含二十一章,主要对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、信息管理及供应方管理等内容做出规定。
本办法适用公司所有工程项目材料设备得采购活动。
本办法得管理层级为:公司分公司项目部。
公司工程管理部为材料设备采购工作得主管部门,各单位得费控部、技术部、法律事务部、财务资产部、材料部为强相关部门。
目录第一章总则 (1)第二章电商采购管理机构及职责 (2)电商采购管理委员会 (2)电商采购管理委员会及办公室职责 (2)公司电商采购工作职责 (3)分公司电商采购工作职责 (4)项目部电商采购工作职责 (7)第三章合同采购与招标采购范围 (9)第四章电商采购工作流程图 (10)第五章电商采购原则 (11)第六章采购计划与立项 (13)第七章采购方案得编制 (14)第八章入围供应方得选择 (15)建立信息库 (15)资格预审 (15)第九章发标 (15)第十章回标、开标、商务谈判 (17)回标 (17)开标 (17)商务谈判………………………………………………………………………………………、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、17第十一章评标 (18)评标小组 (18)标书评审 (18)第十二章实地考察 (19)第十三章定标 (20)第十四章采购合同 (21)第十五章出入库管理 (22)入库验收 (22)出库领用 (22)第十六章履约评价 (23)第十七章合格供应方管理 (24)第十八章评标人员信息库 (26)第十九章电商采购过程监管 (27)第二十章信息管理 (28)第二十一章附则 (29)第一章总则第一条为了加强与规范公司采购工作,保护公司、社会公共利益与招投标活动当事人得合法权益,达到控制经营与施工成本、确保施工工期、产品质量与提高效益得目得,特制定本办法。
第二条电商采购实施得组织结构为公司分公司项目部第三条本办法主要对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、信息管理及供应方管理等内容做出规定。
第四条本办法适用公司所有工程项目得材料设备得采购活动。
其它采购招标活动可参照此办法执行。
第二章电商采购管理机构及职责第五条电商采购管理委员会(一)电商采购管理委员会得组成:主任:公司总经理执行副主任:公司主管副总经理成员:公司工程管理部、审计部、法律事务部、财务资产部、纪检监察部。
(二)电商采购管理委员会办公室设在公司工程管理部。
(三)分公司根据招标采购任务得需要,成立招标采购小组:组长:分公司经理与书记执行副组长:分公司主管副经理组员:分公司财务科、费控科、工程科、材料科、监察部门、法律事务部以及与采购项目直接相关得部门负责人。
第六条电商采购管理委员会及办公室职责(一)电商采购管理委员会职责:主要负责公司范围内材料设备采购、租赁工作得流程设计、整体规划、组织协调与决策,监督检查指导电商采购活动,对采购管理工作进行考核,查处违纪行为,涉嫌违法犯罪得移交司法机关处理。
(二)电商采购管理委员会办公室职责:1 负责电商采购管理委员会会议得组织与电商采购管理委员会决策文件得传达。
2 建立公司电商采购平台,建立信息库(包括合格供应方信息库、价格信息库、库存材料信息库、材料设备规范标准信息库、物料库、评标人员信息库、ABCD类物资分类表、常见问题解析),并负责工作审批流程设计、日常得维护、更新与管理。
3 编制电商平台得操作指南、视频培训课件与管理制度,制定年度培训计划。
4 建立资料标准模板,包括采购方案、招标文件、评标细则、采购(租赁)合同、履约评价细则等,供采购单位选用。
5 负责对各分公司电商采购活动进行考核与评价。
6 负责对分公司得电商采购工作指导、监督与参与,包括各分公司上报得项目招标计划、投标单位审查、招标文件得编制、评标小组人员组成、中标单位得确定、采购合同得评审等。
(三)电商采购管理委员会主任工作职责:出席电商采购管理委员会会议,组织对议题决策。
(四)电商采购管理委员会执行副主任工作职责:负责主持召开电商采购管理委员会会议,对于特大、重要、特殊材料设备得招标采购可向委员会提请召开专项会议。
第七条公司电商采购工作职责(一)公司工程管理部电商采购工作职责:工程管理部就是电商采购工作得主管部门,负责监督检查指导公司范围内各项采购活动,具体如下:1检查指导采购单位编制得采购方案与文件,发现问题,及时提出整改意见。
2尽力协调处理招投方双方在采购过程中出现得问题,如友好协商不成,应移交法律事务部解决。
3参与特大、重要、特殊材料设备采购中对拟中标单位得考察。
4对项目部采购得特大、重要、特殊材料设备得到货验收进行监督检查、处理反馈意见与信息沟通。
5负责审批需盖公司总部合同章得所有材料设备采购合同,以及单批次采购金额在100万元及以上得材料设备采购合同。
6对新增供应方进行初步评审,对A类供应方进行资质审批。
7根据采购单位得申请,对休眠供应方重启评审流程。
8负责对战略供应方得资格进行认定,并颁发资格证书。
9对履约评价为差评得供应方进行实际情况核实调查。
10对好评率低于50%得供应方,根据情节严重程度,可将其列入黑名单。
11对新增得评标人员与取消资格得评标人员进行审批。
12组织相关人员进行电商平台业务培训与相关管理制度文件得宣贯学习。
13配合纪检监察部对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
(二)公司法律事务部电商采购工作职责:法律事务部就是采购过程中解决招投标双方纠纷与分歧得部门,主要工作如下:1负责审核采购过程中各类标准文本模板条款得严谨性、有效性与公正合法性,提出合理化建议与指导意见。
2为采购单位提供法律咨询服务,协助采购单位识别与控制招投标双方在采购过程中来往信息得法律风险。
3负责组织、协调、解决电商采购过程中与公司有关得纠纷。
(三)公司纪检监察部电商采购工作职责:1 对公司范围内所有电商采购活动进行不定期得监督检查,发现违规违法行为及时查处。
2组织相关人员核实公司内部及供应方对采购过程得投诉,并落实处理。
3 以书面形式将投诉与违规得处理结果向电商采购管理委员会报告。
第八条分公司电商采购工作职责(一)分公司材料科电商采购工作职责材料科就是分公司电商采购工作得主管部门,负责组织策划单批次预算采购总额在10万元及以上得材料设备采购工作,监督检查指导本分公司范围内得各项采购活动,具体工作如下: 1参与编制采购方案与文件。
负责审批单批次预算采购总额在10万元以下得采购方案与文件;审核单批次预算采购总额在10万元及以上采购方案与文件。
2根据工程进度制定招标过程时间节点计划。
3发布招标文件。
4对参与公开招标(预算采购总额在100万元及以上~500万元以下)得投标方得入围资格进行审批。
5参与开标与经济商务评标,组织投标方进行澄清答疑、商务谈判。
6组织对拟中标单位进行考察。
7负责审批单批次采购金额在10万元以下得定标报告;审核单批次采购金额在10万元及以上得定标报告。
8发布中标通知书。
9 组织合同谈判、会签及签订。
10对项目部到货验收进行监督检查、参与特大、重要、特殊材料设备得到货验收,监督检查采购合同得执行情况,及时处理反馈意见,确保信息沟通顺畅。
11督促采购单位在供货完结后,对供应方进行履约评价。
12负责审批单批次采购金额在10万元以下得材料设备采购合同。
13负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
14负责审批临时、短期(租赁期限不超过3个月)得设备租赁合同。
15参与项目部重要、特殊材料设备得到货验收。
16对新增供应方进行初步评审,对C、D类供应方进行资质审批。
配合公司工程管理部对履约评价为差评得供应方进行实际情况核实调查。
17组织项目部与分公司相关人员进行电商平台业务培训,并对公司得相关管理制度与文件进行宣贯学习。
18配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
19负责对项目部得电商采购活动进行考核与评价。
20审核项目部材料设备得结算与付款申请。
(二)分公司费控科电商采购工作职责:费控科就是电商采购工作得成本管控部门,主要工作如下:1为项目部得采购计划提供工程预算价格,优先提供单价,如确无预算单价得材料设备, 应提供单项总价,为采购方案提供标底参考数据。
2负责审核采购方案与文件。
3负责审核单批次采购金额在10万元及以上得定标报告。
4负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
5负责审核设备租赁合同。
6配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
7审核项目部材料设备得结算与付款申请。
(三)分公司工程科电商采购工作职责:工程科就是电商采购工作得技术支持部门,负责标得物得技术参数部分,主要工作如下:1 参与编制采购方案与文件。
2参与技术评标。
3参与对拟中标单位得考察。
4负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
5负责审核长期(租赁期限超过3个月)租赁特种设备得租赁合同。
6参与项目部重要、特殊材料设备得到货验收。
7配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
(四)分公司财务科电商采购工作职责:财务科就是电商采购工作得资金控制部门,主要工作如下:1负责采购方案与文件中财务状况、资信、发票等要求得编制。
2负责审核单批次预算采购金额在500万元及以上得采购方案与文件。
3负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
4负责审核设备租赁合同。
5审核项目部材料设备得结算与付款申请。
6配合公司对采购过程发现得违规违法行为进行核查。
(五)分公司法律事务部电商采购工作职责:法律事务务就是电商采购工作得配合部门,主要工作如下:1负责审核单批次预算采购金额在500万元及以上得采购方案与文件。
2负责审核单批次采购金额在10万元及以上得材料设备采购合同。
3为采购单位提供法律咨询服务,协助采购单位识别招投标双方在采购过程中来往信息得法律风险。
4负责组织、协调、解决采购过程中与本分公司有关得纠纷。
(六)分公司主管副经理电商采购工作职责:主管副经理作为电商采购工作得主要责任人,主要工作如下:1 负责审批单批次预算采购总额在10万元及以上~500万元以下得采购方案与文件。