OA系统管理制度
2】公司办公自动化系统(以下简称OA)管理平台,采用服务器/客户端/浏览器结构,建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统,实现网上无纸化办公和信息资源共享,同时也是有效降低企业管理成本的有效工具。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
2、组织职责
OA系统运行中,公司各部门各负其责,协同配合。各职能部门职责如下:
3】各职能部门根据实际情况需要更改OA流程的,按照OA流程更改流程报批后交由行政部统一更改。
3、OA文件及流程管理要求
1】公司各部门发出、报送的各类OA文件(含通知、申请、报告、报表等信息)原则上统一采用公司OA系统发出,发出部门必须负责督促整个OA流程及时实现闭环,时效性必须符合以下条款。
序号
流程类型
客观原因超出执行者或部门必须予以邮件回复
累计不得超出3次,反正负激励20元
6
OA指令执行异常通报
异常发生点
由文件发出部门提报绩效考核主管处按制度处理,监管由质检部负责不定期抽查
发现有舞弊现象,舞弊部门负激励100元
2】遇特殊情况或紧急事件(来不急走OA流程)的如销售接待费用等,有OA流程发起部门负责人以电话、短信方式报领导审批后补OA流程,并将手机短信截图作为附件一并传送;
3】负责OA系统签发文件、制度原件的受控、归档等文控工作,不得出现遗失、借阅记录不清、责任部门的现象。
其它职能部门
主要职责如下:
1】各职能部门有OA账户的每日上班须第一时间打开OA系统,进行文件审阅、批复工作;
2】各职能部门有OA账户的若出现出公差的情况,必须用手机下载OA客户端,OA文件批复效果必须是跟在公司时效性一致;
3】电子公文与纸质公文具有同等效力,不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件,各部门申请报批后由行政部提取正式文件;
4】在OA上发布的文件各相关部门会签结束后,由文件发起部门。
四、登陆规范
1】系统用户必须建立个人密钥,填写个人信息,保护好个人登陆密码、电子签名密钥,并定期更换。多人共用一台计算机,如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统,以免他人介入工作环境;
7】负责工作流程的归档、提供查询;
8】协助HR培训分支组织操作培训;
9】协助公司各职能信息搜集、提取的需求;
10】负责对系统内的保密设置进行定期检查。
11】负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作,服务器的日常管理维护。
12】负责系统用户注册、注销等管理;
13】负责OA系统软件的开发升级及数据备份;
人力资源部
主要职责如下:
人力资源部负责为OA系统提供现行组织机构设置,用户的流动信息。职责如下:
1】负责现有用户、新增用户的权限审核;
2】负责提供用户(变更或注销)信息提报至行政部;
质检部
主要职责如下:
1】负责公司及部门规章制度、文件OA系统签发版本编写标准的制定;
2】负责OA系统签发文件、制度版本号、文件号的统一汇编工作;
批复时效
管控办法
考核对象
1
部门内未涉及分管领导
8小时
超出负激励50元
未批复者
2
部门内涉及分管领导
24小时内
超出负激励30元
未批复者
3
发出文件涉及总经理
48小时内
超出负激励10元
未批复者
4
文件指令督办部门
批复结束24小时内
主观原因超出负激励100元
指令未执行者或部门
5
文件指令督办部门
批复结束24小时内
行政部
1】行政部是公司OA系统的归口管理部门主要职责为:
2】负责制定OA系统建章立制、运行监管、安全维护等;
3】负责OA系统核心工作流程设计、修改;
4】负责OA系统各职能部门工作流程设计输入的审核;
5】负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限设置;
6】负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转状态;
OA系统管理制度
文件编号:CWQM-2016
版 本:
生效时间:2016-1-12
控制状态:
使用部门:
编制:
审核:
批准:
日期:
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2016-1-12发布 2016-1-12生效
江苏**(集团)有限公司发 布
公司OA系统使用管理制度
1、总则
1】为提高公司的整体运行工作效率,保障信息传递的流畅性、准确性和高效性,同时结合公司的实际,特制定本制度。