LAGM/S—YW-08合同关闭制度

1目的

为规范合同的关闭工作，特制定本制度。

2范围

适用于公司所有业务合同关闭的全过程。

3职责

3.1各专业子（分）公司是业务合同执行的责任部门，具体负责业务合同关闭工作。

3.2综合管理部负责提供合同关闭中的法律意见，并对相关文件进行备案管理。

3.3财务管理部负责提供合同关闭中的财务意见。

3.4商务运营部对合同关闭的可交付成果进行审核，批准合同关闭。

4程序

4.1合同文本的关闭

4.1.1凡是有法律效用的文件材料，合同履行完毕后，各专业子（分）公司经办人应向兼职管理员对自己审查的合同办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。

4.1.2凡是有机密性的文件，由专职合同管理员审核合同，应由兼职合同管理员提交专职合同管理员办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。

4.1.3合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档，并将上年度的合同报表上报综合管理部。

4.1.4综合管理部应按照《合同档案管理制度》要求建立管理台账。

4.1.5对于重大合同的签订，各专业子（分）公司应按照《合同管理程序》报综合管理部按规定程序办理。

4.2 合同档案归档的管理记录

4.2.1“合同存档登记台账”：用于各单位登录所接收的文档，作为文档立卷的记录，是核查案卷管理情况的汇总凭据和索引。

4.2.2“合同文档使用登记台账”：作为文档借阅、复印、发送、移交等使用过程的记录，是原始凭证。

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4.2.3“合同文档清单”：主要用来对成套文档或种类、页数较多的文档进行详细列明。

4.2.4“合同文档管理评审表”作为文档管理的监督工具，是管理评审工作的原始凭证，也是考核文档管理工作的依据。

5相关文件

《合同管理程序》

《合同保密管理制度》

《合同档案管理制度》

6相关记录

《合同文档存档登记台账》

《合同文档使用登记台账》

《合同文档清单》

《合同文档管理评审表》

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