合同履行难题和风险解决方案--四阶段管理法

问题和风险

合同签订，约定了各方的权利和义务，合同履行，才能实现各方的权利。即使签订了一份很好的合同，但履行不当，很有可能利益尽失。而且，与合同签订相比，合同履行涉及的部门多、时间长、变数大，合同履行管理难度大，法律风险大。表现如下：

一是合同管理轻履行。企业和老板对合同签订都很重视，有的公司甚至开发了合同管理系统，对合同的签批实现信息化管控。但是，重签订，轻履行，管控的重点均放在合同签订的环节，一签了之，对于合同的履行重视不够，管控不力，办法不多。

二是部门配合难协调。合同履行涉及采购、销售、物流、仓储、财务等多个部门；集团公司可能涉及总公司、子公司、分公司多个层级；合同履行的时间跨月跨季甚至跨年，时间跨度很长。容易出现多部门协调不畅、配合不好，甚至推诿扯皮，导致合同履行过程中出现的问题不能及时发现和及时处置。

三是履行异常难处置。对于履约异常发现不及时，处置不适当，发文不规范。

四是履约资料不完整。管理痕迹无记录，文件资料不完整，履行资料缺失；发生纠纷时习惯于口头交涉，只打电话不发书面文件，只发传真不发快递，诉讼证据缺乏。

五是法务介入不及时。有的公司虽然有法务部门和外聘律师，但发生纠纷时，业务部门和业务人员自行处置，在矛盾无法解决时，才寻求法务支持，错失维权时机；而且交涉过程中留下了邮件、传真、

微信等，甚至被对方录音，拱手给对方送上不利于已的证据。

对策与方案

针对上述问题，如何将复杂的合同履行管理规范化？如何确定各部门的职责，如何明确法务介入的时机，如何规范对外发文？笔者在长期的集团法务管控中，将复杂问题简单化，摸索出了合同履行的四阶段管理法。

一是正常履行阶段。

正常履行阶段，是指合同各方均按合同约定，正常履行合同义务，无履约异常，无违约行业，合同得到全面履行。

该阶段的管理部门是业务部门。合同履行的各项事宜，由相关业务部门自行办理，法务部门和外聘律师原则上不直接介入。

该阶段对外发文为业务联系函，业务人员经其主管批准或者按照授权，外发电邮、传真等业务联系函，进行正常的业务联系，但该等业务联系不能改变合同条款，不得超越合同规定。

二是履约异常阶段。

合同履行过程中，出现已方履约异常和或对方履约异常，异常情形包括但不限于：未按时足额付款，未按时按质按量交货、未按时按质按量提供服务以及出现其他未按合同约定履行合同义务的情形。

该阶段仍然由业务部门处理，法务部门和外聘律师只是间接参与，制订格式的异议函和催告函，业务部门填写发出即可。

这一阶段外发文件为异议函、催告函。异议函，包括质量异议函、数量异议函、规格型号异议函等，催告函包括催款函、催请交（提）货函、催请开竣工函、催请服务函等。

三是履行争议阶段。

履行争议是指发生履约异常后，合同各方当事人对异常情形的认

识不一致，并且不愿或不能消除异常情形。包括:发出异议函、催告函对方不答复、不接受的、不整改的，或者对方发的异议、催告函我方不接受的。

该阶段法务部门和外聘律师应当直接介入，与业务部门协同处置。发生履行争议的，业务部门应立即报告上级主管，通报公司法务部门，或咨询外聘律师。法务部门和外聘律师应当直接介入，调阅合同文本及履行资料，从法律角度分析利弊；对于证据不足的，指导业务部门与对方交涉，取得和补强法律证据；审核协商和谈方案，对于履行争议达成和解的，制作补充协议。

该阶段外发文件为争议交涉函，包括法务部门函或律师函等。该阶段外发的所有文件，包括电邮、传真、微信等，均应经过法务部门或外聘律师审核。

四是法律救济阶段。

法律救济即通过仲裁、诉讼维权。

该阶段以法务部门或外聘律师为主导，公司业务部门配合。履约争议阶段，未能达成一致的，应当及时提起仲裁或诉讼。法务部门或外聘律师应当制定法律诉讼方案，就案由、时效、管辖、证据、保全等进行利弊分析，提供法律依据，提出诉讼策略，经公司领导无需为让顾客实施。

该阶段外发文件为仲裁申请书或起诉状，均由法务部门或外聘请律师拟定，公司业务部门不再向合同相对方发文。

四阶段管理法，划分合同履行的不同阶段，明确各部门的职责，明确法务介入的时机，明确对外发文规范。使合同履行更加规范，更便于操作，可以有效地规避合同履行部门多、时间长、变数大等难题和风险，最大限度地保障合同权利的实现，维护公司利益。