公路工程项目竣工档案分类编制办法高速公路工程项目竣工档案分类编制办法一、原则(一)依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)中确定的公路工程类目进行分类。

(二)档号是由档案分类号和案卷顺序号组成。

(三)五级类目各类别中文件材料的收集、整理、组卷按照《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发(2010382号)进行。

第一级至三级类目固定不变。

第四类目为单项工程项目代号。

五级类目按单项工程竣工文件形成的先后分为十大类:立项审批、设计审批、工程准备、工程管理、交(竣)工验收、工程招投标及合同文件、资金管理、科研(经批准的新技术应用资料)、施工单位文件、监理单位文件,分别用1、2、3、4、5、6、7、8、9、10表示。

对于合同段较多的项目,应在五级目录的施工和监理子目录下再设合同段编码,即X/X•X,斜线下第一个X表示合同段号, 第二个X表示本合同段下顺序号。

总体排列时本类型中按合同段号排列。

二、档号形式高速公路:GL5•1•XXGS•X/X--XX国道:GL5•1•GXXX•X/X--XX省道县道:GL5•1•GXXX•X/X--XX独立桥梁:GL5•2•XXDQ•X/X--XX交通工程:GL5•4•(项目编号或名称缩写)•X/X—XX绿化工程:GL5•6•(项目编号或名称缩写)•X/X-XX注释:“GL5”:GL为一级类目(公路),5为二级类目(公路工程);“•”及“一”:类别符号或层次的区别符号;“1”:三级类目(道路);“HTGS”:四级类目(公路项目名称缩写);“GXXX”:四级类目(国道,国家交通运输部分配的数字编号);“X/X”:五级类目(文件材料的八大类文件/序列号);“XX”:案卷总顺序号。

从“1”开始编写(即不编为“01”)。

三、竣工文件编制归档的组织及职责(一)根椐交通运输部交办发[2010J382号《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》规定,项目挡案收集归档工作的组织与协调,由建设单位负责做好本单位形成的建设项目文件材料的收集、整理和归档工作;并承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织和监督等工作。

各参建单位应做好预立卷工作。

公路建设项目文件材料的立卷归档工作按“谁形成谁负责”的原则,由公路建设项目文件材料的形成单位负责。

各参建单位要有专职档案管理人员按规定进行系统化收集、整理、组卷(总顺序号暂用铅笔写)。

(二)建设单位职责1.建设单位应把竣工文件编制归档工作作为工程建设的重要组成部分,纳入工程项目管理工作中,作为工程整体质量评定标准之一。

2.建设单位应组织成立由相关方参加的竣工文件资料编制领导小组,负责建设项目竣工文件资料编制、归档的组织、培训、协调、指导、中间检查及最后的初验工作3.督促各参建单位必须建立竣工资料整理、归档的管理责任制,配备专人负责文件资料的收集、整理和归档工作,保证竣工文件的形成与建设同步。

4.建设单位负责对接收的全部项目档案(包括本单位形成的项目文件档案、施工单位文件档案、监理单位文件档案等)按照交通运输部交办发[2010]382号《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》要求进行排列,并对经过系统化整理排列的全部档案编制档号,编写档案归挡目录一式二份(含电子版)及项目档案整理情况说明(说明与纸质版总目录合订装册。

说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标准、项目挡案整理情况及案卷数量项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题)。

5.建设单位统一移交项目档案。

建设单位在编制档号制作电子版总目录后,按规定向有关单位办理挡案移交手续。

(三)监理单位职责1.监理单位要按本办法的要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作,还要督促、并定期检查各施工单位竣工文件的编制工作。

对施工文件竣工文件的完整性、准确性及编制质量负监理责任。

2.建立和落实竣工文件资料整理、编制的责任制。

竣工文件初验前,总监及整理编制竣工文件的监理人员均不得离开本项目岗位。

3.施工单位在报请初验竣工文件前,监理单位必须先进行审查,经审查合格后,方能签认。

未经监理单位审查签认的竣工文件,不得进入初验程序。

(四)施工单位职责1.施工单位整理编制的“施工资料”是建设项目竣工文件的主要部分,它记录和反映了工程实施的全过程,形成了大量的技术资料,对今后工程使用、管理、养护及待建的公路建设有着极其重要的作用。

对此,各施工单位的主要领导必须引起高度重视。

竣工文件初验前,各合同段项目经理、总工及整理编制竣工文件的资料员均不得离开本项目岗位。

2.建立和落实竣工文件资料整理、编制的责任制,合同段项目经理为本合同竣工文件编制的第一贵任人。

将施工阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、质检资料、试验资料等的整理编制工作落实到专人负责。

四、竣工文件编制内容及分工(一)竣工文件编制内容竣工文件的编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。

竣工文件的目录顺序应按交通部规定的“公路工程竣工档案目录”进行编排。

竣工初验前相关单位要完成全部竣工文件的编制工作。

归档文件主要内容:1.项目执行报告和工作总结(按《公路工程竣(交)公验收段)铛办法实施细则》的规定编写)。

2.根据《交通文件材料立卷归档办法》有关要求,归档文件的排列装订顺序应为:批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后；3.工作人员的工作日志(施工日志、监理日志等)。

(二)竣工文件编制分工根据建设项目建设、监理、施工单位形成的文档资料的类别与归属情况,第一部分立项审批、第二部分设计审批、第三部分工程准备、第四部分工程管理、第七部分交(竣)工验收、第八部分工程招投标及合同文件、第九部分资金管理、第十部分科研(经批准的新技术应用资料),由单位整理编制;第六部分监理单位文件,由监理单位负责整理编制;第五部分施工单位文件,由各施工单位负责整理编制。

五、案卷组卷要求(一)公路工程竣工文件材料归档前,均需按要求由文件材料形成单位分别整理组卷。

组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性原则,分类科学,便于查找利用。

(二)案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容,必须做到完整、准确、系统。

(三)案卷内文件材料书写要工整、字迹、线条要清楚。

文件用纸统一采用A4型纸(210m×297mm),图纸规格除外。

(四)案卷内文件材料的制作和书写材料,必须利于长期保存。

书写材料必须用炭素墨水,禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。

凡由易褪色书写材料制成的文件(如复写、传真件)应复印保存。

(五)卷内文件内容包括封面、扉页、卷内目录、卷内文件材料及备考表(封底)。

(六)案卷内不应有重份文件,件内不应有重页文件,但卷与卷之间相互有关联的文件,在归档过程中允许有一定数量的重复。

(七)保管期限填写划定的保管期限。

保管期限可分为永久、长期,根据项目的实际情况,项目文件材料的特性及利用价值,分别确定案卷的保管期限。

建设单位归档资料的保管期限为永久,监理、施工单位归档资料的保管期限为长期。

六、案卷编制(一)案卷由案卷外封面、内封面、卷内目录、卷内文件和备考表组成。

(二)编写案卷页号。

案卷内有书写内容的页面都要编写页。

1.单面书写的文件材料在右下角写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角、背面在左下角编写页号。

图样页号编写在标题栏外。

2.已装订成册,如自成一卷的,不需重新编写页号,如与其它文件材料组成一卷的,将该册文件排列在其它文件材料之后并将其作为一份文件编写册号,不需重新编号。

3.卷内目录、备考表不编页号。

4.预立卷页号可暂用铅笔编写,竣工档案页号用页码机打印页号从“1”开始编制。

(三)案卷外封面的编制。

案卷封面填写档号、案卷题名立卷单位、起止日期、保管期限、密级、盒号。

案卷题名应简明准确提示卷内文件材料的内容。

每一案卷题名应包括建设项目名称、起讫里程、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称。

若属桥梁、隧道等工程项目,还应标明结构、部分的名称。

（四）案卷内封面的编制。

编制案卷封面的颜色由各参建单位自主定制。

(五)案卷脊背由档号和案卷题名及盒号组成。

格式质监局制作统一标注电子版(见附件2),各监理和施工单位可以向省质监局或建设单位索取脊背标注电子版。

标注大小可根据档案盒规格进行调整。

原则上一盒一卷,也可一盒多卷,但不同类别的案卷不得装入同一盒内。

盒号是指所组卷的档案材料有多少盒,即以每一盒为单位从“1”开始编号。

(六)卷内扉页的编制，要求在扉页上加盖档案编制单位项目章。

(七)卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名日期、页次、备注组成。

卷内目录应排列在卷内文件材料首页之前。

1.序号:用阿拉伯数字从1起依次标注,不编虚位(即“1”不编为“001”)。

2.文件编号:发文机关文书部门的发文号或图样的图叼。

若文件材料上有则填上,没有就空着。

3.责任者:填写文件材料的直接形成部门或主要责任者,可用采取通用的标准简称。

4.文件材料题名:原文上有标题的,可以照录下来。

标题太简单或没有的,外加“[]”号重新拟写一个符合文件内容的标题5.日期:填写文件的形成时间。

如2013年7月13日填写为20130713”。

6.页次:填写单件文件材料的首页页数。

7.备注:留待对卷内文件变化时作说明用(如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案,要求在此标具体载体的号)。

(八)卷内备考表。

应排列在卷内文件材料尾页之后(见附件6),即装订时可放在封底铜版纸之前1.要标明案卷内文件材料的件数、页数及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题2.页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和。

3.立卷人由责任立卷者签名,即谁立卷谁签名。

4.审核人由案卷质量审查人签名,即项目技术负责人签名。

5.立卷时间填写完成立卷的日期,审核时间填写审核完成的日期6.互见号:应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。

七、案卷装订(一)案卷内容的排列顺序为案卷封面一扉页一卷内目录一文件材料一备考表。

(二)管理性文件以每份文件作为一件。

文件阅办单放在原文之前,与原文作为一件装订。

(三)卷内文件应按文件所反映问题的有机联系进行系统化排列。

一般文字在前,图样在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;印件在前,定(草)稿在后,译文在前,原文在后。

施工管理文件按问题结合文件内在联系进行排列。

(四)同一组卷的文字材料如一盒装不下,可以另装在第二盒,并在文件名称后标明(一)、(二)…,档号不变。

(五)每一案卷的文字材料厚度控制在3cm或4cm以下(300页左右),如文字材料厚度多出一些允许控制在5cm以下。