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采购及供应商评审程序

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1.目的
规范采购及选择合格供应商,确保采购的物资符合规定要求。

2.范围
适用于提供原辅材料、检测/试验设备、备品备件或服务的供应商管理及相应物资的采购。

3.定义:无
4.职责
4.1供应商评审小组负责:主要物资新供应商的选择和评定工作,并签署审核意见,以及
供应商的平时考核。

4.2市场部负责:保持合格供应商名册并及时更新。

负责组织考察供应商的营业执照、
生产能力、技术装备,质量保证能力等。

4.3品管部负责:对供应商的技术/专业能力、质量保证能力的评审;向市场部提供来货
检验情况。

4.4生产部负责:对供应商的生产/设备能力进行评审。

4.5总经理或其授权代表负责:对供应商评审结果的最终确认,审批[合格供应商名册]。

4.6市场部负责:
4.6.1采购计划的制订;依需求采购,确定“采购合同(购销合同/传真/电话等)”
内容,并明确产品要求。

4.6.2协调客户\生产部在供应商处验货。

4.6.3与供应商沟通,落实供货、退货、改进及采购条款,需要时,要求供应商对产
品质量的改进。

4.7总经理或其授权代表负责大宗贵重原材料采购合同的批准;市场部主管负责对零星
原料、辅助材料及包装材料采购的批准。

5.供应商评审要求
5.1总则
5.1.1市场部应对生产所需的材料供应商按照本程序的要求进行评审,并进行持续的
监督,确保采购的产品符合公司规定的要求。

5.1.2以下之特殊供应商也需进行评价,与材料供应商比照办理,当评价未通过但必
须向其采购时,公司应以合同或协议等方式加以控制:
A国家法定的部门或机构:如二轻局、计量部门、海关、商检等。

B独家经营或行业内知名的供应商,如塑胶原料的大供应商;
C客户指定的供应商。

D取得质量体系认证或产品认证(仅购买该产品时使用)的公司。

E海外供应商,经样品承认合格而能提供出货质量保证者。

5.2成立供应商评审小组
5.2.1供应商评审小组由总经理或授权代表、办公室、市场部、生产部、品管部主管
组成。

5.2.2供应商评审小组运作:
A. 由市场部主管负责按需要定期、不定期召开会议,对新供应商评审。

B. 由市场部主管负责在每年年底组织一次对合格供应商进行复审。

C. 按需要及供货质量情况,复审会议可经常进行。

D. 评审小组可以因供货质量随时召开复审会议。

E. 评审/复审方式可以是召集评审小组成员开会讨论,也可以是以文件传递,
由各评审成员根据资料对供应商评审。

5.3供应商评审程序:
5.3.1由市场部主管负责收集新供应商的资料:
A收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司小册、商业登记、业绩报告,第三者资料或委托验证等;
B评审之前,市场部提供“供应商调查评审表”作为供应商评审的基本资料和供应商质量体系保证依据。

5.3.2评审由供应商评审小组依据“供应商调查评审表”对供应商的供货/生产能
力,技术能力,产品质量,质量保证能力进行评审。

5.3.3供应商须经评审小组确认通过,方可列为合格供应商,评审结果有以下几种:
A通过——新供应商列入合格供应商名册;
B不通过——新供应商除非作出改善及再提交评审,否则不被采用;
C待决定——资料不足,证据有猜疑、改善观察中,必要时,待决定可交由总经理或其授权代表作最终审批。

5.3.4市场部采购主管负责登录及更新[合格供应商名册]。

5.4供应商持续监察
5.4.1供应商评审小组应持续对供应商供货质量进行监察,每年底依据生产部、仓管
员提供的有关交货质量和交货期方面的资料,组织一次对供应商的复审,监察的
目的是确保供货质量,若有异常时,应提出相应的纠正改善要求。

5.4.2考核评分:
每年由市场部根据供应商交货质量情况,依据供应商交货期对供应商进行考核评分,计算如下:
A每年依据供应商交货期表现由采购员对供应商进行核算评分,交货期评分按
B市场部依据供应商每年的交货质量情况,对供应商供货质量进行核算评
分,计算方法如下:到货质量得分=(一次检验合格率×200)-100 C综合考核评分:综合考核得分=到货质量得分×60%+交货期得分×40%
D根据考核评分及总体评定,供应商评审小组可按照下表作出决定。

A对评价良好的供应商继续选用,名单保留于合格供应商名册中;
B对需改进的供应商,采购主管负责针对供应商在交期和质量方面的不符合提出改善要求,经验证确有改善的供应商保留于合格供应商名册中;
C对多次要求改善而没答复、没行动、没有改善的供应商,评审小组可将此供应商从合格供应商名册中删除。

D否决现有供应商时应考虑:同类行业所能提供的产品质量、市场供求情况及对公司所带来负担:合同约束、物资政策、要货情况、转换时间/成本、
质量成本等。

6.采购要求
6.1采购作业:
6.1.1市场部根据生产要求以及仓库的库存情况,制订原材料、辅助材料的采购计
划。

6.1.2采购计划的批准:市场部所制订的采购计划经总经理或其授权代表批准后实施.
6.1.3采购合同的签订:采购人员在采购计划经总经理或其授权代表批准后负责与供
应商签订采购合同(采购合同可以是“合同、订单、传真、信函、电话”等),
采购合同应说明采购产品的名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要
求,所有原材料、辅助材料的采购合同应经总经理或其授权代表批准。

6.1.4市场部采购原辅材料或服务时应遵循以下原则:
A优先采用合格供应商。

B采购人员已明确产品的需求(包括产品名称、型号/规格、数量、交期、质量/技术要求或服务)。

C若以电话形式通知供应商,则应说明“品名、型号/规格、数量、交货期以及质量要求或服务”,并记录于电话记录表中。

6.1.5由于产品技术要求更改,计划更改或供货履行备用条款更改,导致已被采购产
品要求或需求更改,市场部主管负责与供应商沟通及落实采购条款的更改。

6.1.6采购人员应将供应商到货日期及质量检验结果填写于“供应商供货质量记录
表”。

6.2采购资料:
6.2.1品管部负责向市场部提供相关原料的技术标准或检验标准(如图纸或样品),
并确认检验标准及技术标准的有效性;
6.2.2若提供与质量或质量体系有关的文件也应明确说明文件的有效版本;
6.2.3如果供应商需要,市场部负责提供给供应商的技术标准、检验标准等受控文件
的分发,并控制其有效性,确保本公司提供给供应商的技术标准、检验标准在有
效范围。

6.3采购验证:
6.3.1若有需要在供应商处对供货进行验证,市场部负责与供应商协调并在相应的订
货合同上或以文件方式向供应商说明验证要求及接收条件。

6.3.2合同要求时,市场部主管负责协调客户在供应商处对供货的验证。

6.3.3客户在对供应商物料的验证,不能免除公司提供合格产品的责任,即不可免除
来料接收检验,也不能排除以后客户的拒收。

6.4本公司的外包过程(如运输、维修服务等),比照供应商之评审和采购要求进行控
制:
6.4.1运输之外包由市场部提请供应商评审小组进行合格认定,在运作中须签订常年
合同或协议,并在每次运输时对配合度、准点到达率、货物完好率予以管理,从
运输费用的给付中加以制约。

6.4.2维修之外包由生产部视维修之重要度及金额大小(一般以1000元为界)提请供
应商评审小组进行合格认定及签订维修合同,并在每次维修时对配合度、维修质
量予以管理,从维修费用的给付中加以制约。

6.5顾客财产的控制:在订单生产中如有顾客提供的原辅材料,须在订货合同或补充协
议中明确责任范围,在这些物资进场时比照采购进料办理检验和入库手续,做好搬
运、贮存防护。

若发生丢失、损坏或不适用情况时应及时报告顾客,并做好记录。

7.表格和记录
7.1供应商调查评审表FM740101
7.2合格供应商名册FM740102
7.3采购订单FM740104。

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