回顾：为什么使用outlook
➢ 可以给别人投放任务 ➢ 上级可以看到自己下属的任务和日程表 ➢ 在任何可以上网的地方收集和查阅 ➢ 可以对每个任务和日历设置提醒
在这里设置提醒
讨论与答疑
培训课后问卷 1.你觉得今后每次会议后（任何会议）第一件事应该是什么？ 2.OutLook的待办任务应该至少分成哪几个文件夹？ 3.怎么分享你的日历和任务给你的上司？ 4.”我没有下属，所以不能给其他人指派任务。”Yes or No? 5.个人时间管理的核心是？
• 大约8 0 %的工作属于这一范畴。这些事情的 计划工作只需在你的大脑中进行，而且仅仅需 要搞清下面的每一个具体步骤就足够了。
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
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•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
➢文件夹SomeDayMaybe/备忘录 ➢设置任务状态为已推迟 ➢你的上司不会看到这里的任务 ➢当你哪天回顾时发现它可以被处理了，随时 可以移动到你的任务文件夹
放心，这里的东西不会被你的上司看到 你可以给私人事务设置好下班前提醒 为什么要把私人事务记录在outlook里面？ 为了清空你的大脑！
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
•只有下面三种情况才允许被记录在日程表中，其他的一概免谈！ 1. 在某一个确切的时间里采取的行动； 2. 在某一个确切的日期里采取的行动； 3. 在某一个确切的日期里将要获取的信息。 •任务清单包容了所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间界 定的事情。 •如果每日工作清单上的某一项工作不一定非要在这一天中完成， 那么，它将起到弱化作用，对其他确确实实需要得到落实的工作 产生一定的负面冲击。
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
现在该做什么
• 按照下面的四个标准来决策你现在去做什么
➢ 环境
• 有一些事情对地点没有什么特别的要求 （像拿一支钢笔和一张纸就可起草有关一项工程的想法）。但是，大多数事情的处理 需要某一个明确的地点 （在家或办公室）或者要求某些辅助设备，如一部电话机、一台电脑。而这些因素首先限制了目前可 能作出的选择。
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 使用OUTLOOK管理个人时间 查看下属的任务与日历
查看下级的工作任务
在这里会显示你所有下级的任务列表 想所看有他你的下工级作的任完务成情况？使用已完成视图
如果列表里缺了某个下级的名字，点击这 里，输入下级的名字，就会打开他的视图。 如果没有权限，会自动生成邀请
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 管理个人时间 查看下属的任务与日历
OUTLOOK使用前的准备
配置你的邮件文件夹
收件箱下添加以下目录 ➢TODO：等待处理和回复的邮件 ➢参考待阅：不需要回复，但需要查阅，对时间不 敏感 存档文件夹：存档文件夹下可以根据需要分为各 种子目录，将已经处理或不需要处理的邮件放入存 档文件夹
使用OUTLOOK管理个人时间
•想法的收集 •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
每个任务设定它的分类
在这里可以直接改变状态 在这里设定它的优先级
在这里设定它的分类
推荐设定的几个分类
• 每个任务在OUTLOOK里面可以设定多个分类 • 随时可以添加分类 • 推荐必设的几个分类：
– 部门例会 – 管理会 – 沟通 – 管理
3发送
共享你的日历
2
填
写
你
的
汇
1点击
报
对
3发送
象
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 管理个人时间 查看下属的任务与日历
管理个人时间的步骤
•收集想法Collect •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
• 收集的道具
收集想法
➢ 纸质记事本 ➢ 电子记事本 ➢ 电子邮箱 ➢ OUTLOOK的COLLECT
任务中分配给他人的任务应当是你Delegated的子集
在Delegated中添加委托字段 2
1 4
3
OUTLOOK处理的几个小窍门
在OUTLOOK中可以直接拖拽至任务或其他文件夹 在OUTLOOK中可以拷贝黏贴到任务或其他文件夹 在OUTLOOK中可以直接拖拽生成日历 在OUTLOOK中可以直接拖拽生成邮件
பைடு நூலகம்
1. 在delegated文件夹添加委托字段，填写被委托人 2. 如果需要分配给别人将此任务拷贝，黏贴到任务文件夹 3. 将任务文件夹的任务分配出去，而不要将Delegated文件夹的任务
直接分配出去 Delegated文件夹的内容不会被上级看到
为什么要拷贝到任务文件夹？
因为仅仅有任务文件夹下面的任务才可以被更新状态。任务文件夹下可以直 接看到所有投递给他人的任务。
为什么有些事情总是萦绕在你的心头
➢你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； ➢你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记录到一个随时可调 用查询的系统中去。
处理时要做什么？
➢确切地认定它们的预期结果是什么； ➢决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢把后果和即将采取行动的提示信息记录到OUTLOOK中 去。
收集想法
影响成功收集的因素
➢每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统 之中，而不是在你的大脑里。 ➢你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。 ➢你必须定期地清空这些设备。
收集想法-OUTLOOK
➢所有想法可以在这里录入。 ➢你的上司不会看到这些想法。 ➢这些事务应该包括你的工作事务和私人事务 注意：没有确定的任务不要放入任务文件夹
• 解放你的大脑 • 一次只处理一件事情 • 记住，你大脑中盘踞问题的多少与其解决
的效率成反比！
时间管理的关键
为什么总有些事萦绕在你心头？ ➢ 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； ➢ 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢ 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记
录到一个随时可调用查询的系统中去
使用OUTLOOK管理个人时间
•收集想法 •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
处理的顺序
从头处理你的工作篮。 每天至少清空一次。 包括你的邮件，纸质记事薄，OUTLOOK/collect
处理时要做什么？满足下面的要求！
➢ 有多少时间
• 如果5 分钟后你就必须去开会，你现在就不可能去解决许许多多耗时持久的事情。
➢ 有多少精力
• 某些事情需要你精力旺盛、标新立异、富于创造力；而另一些则要求更加充沛的体力；还有一些事情对两者都无过分的苛求。
➢ 重要性
• 考虑到你目前的情况、可以支配的时间和现在的精神状况，选择哪一件事能够获取最高的回报呢？这时，你可以借助一下你的 直觉。
OUTLOOK使用前的准备
配置你的任务文件夹 收集：在这里收集你的想法 系统默认目录 委派：跟踪分配的任务 备忘录： 私人事务
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 使用OUTLOOK管理个人时间 查看下属的任务与日历
共享你的任务
1点击这里
2填写你的工 作汇报对象
成功的关键因素：每周查阅
总有几天你会忙得晕头转向、头脑发涨，事态似乎失去了 控制。这没有什么值得大惊小怪的，因为你不会为了保证 自己时时刻刻都井然有序、按部就班，就会过多地打断手 头上工作的进程。但是，为了能够信心十足，推动事情顺 利地向前发展，恐怕你仍需要“一周清理一次房间”
每周查阅也就是做下列事情： ➢检查你邮件的TODO,任务的Collect,以及纸质记事薄并 清空他们 ➢更新你的任务列表，委托他人，备忘录每一项的状态 ➢所有清单做到清楚、实时和完整。
想清楚你为什么要做这件事！
“你不是已经拿到XXX了吗？我以为你会处理那件事的！” 接着，当你陷入最后一分钟的紧急状态时，反应式计划模式就应运而生，不请 自到了。——行动！再加把劲！加班！更多的人手！忙晕了！这一局面令众多 压力过重的人们不知所措。 当这么多的人忙得昏天黑地却根本解决不了问题时，有人悟出了一点门道，说： “我们应该组织计划一下！”（现在明白了吗？）——然后，人们在问题上勾 勾画画地做标记；或者重新勾出问题，标记重点。 过了一阵儿，人们又意识到，仅仅重新勾勾圈划划线，实际上并无助于问题的 解决。——这时，更老练一些的人提议，我们需要更多的创新：“让我们一起 开动脑筋，想想办法吧！” 于是趁大家都在房间里，老板发问了：“谁想出好主意了？” 当没有什么人开口作答时，老板又推测了：我的雇员们多半是黔驴技穷了，是 该聘请一名顾问咨询一下的时候了！ 当然，如果这位顾问果真能力不凡的话，恐怕他迟早会提出这个最重要的问题： “那么，你们现在到底要做什么呢？”
任务标题里面写上下一步行动提示，一目了然 这里只能有已经确认了的任务
这里的内容都是对你的上级公开的
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
2分钟原则
• 如果你能够在不到2 分钟的时间内就搞定它， 那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着 手落实这件事。
• 每个项目都可以设为一个分类 • 每种技术手段都可以设为一分类
灵活的使用OUTLOOK视图
用在collect，SomedayMaybe，Private文件夹
用在任务文件夹平时查看 只看没有完成的任务 可以看下周计划 可能需要你紧急处理 设置任务分类是干什么用的，就是这里用！ 追踪下分配出去的任务完成情况