办公自动化系统使用手册甘肃万维信息技术有限责任公司目录1.首页 (6)2.待办事宜 (8)2.1.待办工作 (9)2.2.新建工作 (10)2.3.我的消息 (10)3.个人事务 (11)3.1.我的名片夹 (12)3.1.1.名片夹分类 (13)3.1.2.通讯录导出 (14)3.2.个人日程 (15)3.3.即时消息 (16)3.4.消息提示设置 (17)3.5.个人群组 (18)3.6.手机短信 (19)3.7.个人桌面设置 (21)3.8.个人常用网址 (22)3.9.信息汇聚设置 (23)4.邮件系统 (24)4.1.写邮件 (24)4.2.收件箱 (28)4.3.发件箱 (29)4.4.草稿箱 (29)4.5.垃圾箱 (29)4.6.邮件查询 (30)5.会议管理 (30)5.1.会议室管理 (31)5.2.会议申请 (31)5.3.会议查询 (32)5.4.会议统计 (33)6.公共信息 (33)6.1.公共信息类型 (34)6.2.电子公告 (35)6.3.单位通讯录 (36)6.4.电子论坛 (39)6.5.网上调查 (42)6.6.内部新闻 (46)6.7.大事记 (49)7.公文管理 (51)7.1.收文管理 (52)7.1.1.流程配置具体操作 (54)7.1.2.正文编辑功能说明 (61)7.1.3.收文管理-流程流转 (63)7.1.4.流程撤销 (64)7.2.发文管理 (64)7.2.1.拟文 (66)7.2.2.流程配置具体操作 (67)7.2.3.正文编辑功能说明： (72)7.2.4.发文管理-流程流转 (74)7.3.成文及分发 (75)7.4.公文配置 (76)7.5.公文查询 (77)7.6.公文督办 (78)7.7.公文登记薄 (79)8.协同工作 (80)8.1.新建协同 (80)8.2.待发/已发协同 (82)8.3.待办/已办协同 (84)9.车辆管理 (86)9.1.车辆管理 (87)9.2.用车申请 (88)9.3.用车审批 (89)10.办公用品 (91)10.1.办公用品维护 (92)10.2.办公用品申请 (93)10.3.办公用品审批 (94)10.4.办公用品库存 (95)11.办公设备 (97)11.1.办公设备维护 (98)11.2.办公设备申请 (99)11.3.办公设备审批 (101)11.4.办公设备借用 (102)12.档案管理 (105)12.1.档案维护 (105)12.2.档案统计 (106)12.3.档案借阅 (106)12.4.借阅审批 (106)12.5.公文归档 (106)13.政务信息 (107)13.1.信息管理 (107)13.2.刊物编辑 (109)13.2.1.已成刊 (109)13.2.2.未成刊 (110)13.3.刊物配置 (110)13.4.信息配置 (111)14.人事管理 (112)14.1.人事信息维护 (112)14.2.人事查询 (114)14.3.人事统计 (114)15.文档管理 (115)15.1.我的文档 (116)15.2.文档查询 (119)15.3.文档维护 (120)16.会务管理 (121)16.1.会务申请 (121)16.2.参会人员上报 (123)16.3.会务确认 (123)17.系统管理 (125)17.1.用户管理 (125)17.2.角色管理 (127)17.3.职位管理 (128)17.4.部门管理 (129)17.5.单位管理 (130)17.6.群组管理 (130)17.7.空间管理 (132)17.8.流程配置 (133)17.9.模板管理 (138)17.10.签章管理 (140)17.11.安全管理 (141)17.12.单位常用网址 (142)17.13.短信设置 (143)17.14.单位设置中心 (144)17.15.天气预报 (145)1.首页以用户身份登录系统就能看见系统首页。
首页提供一些快捷的链接用以方便用户操作，页面快捷栏分为最新收文、最新发文、电子公告版、待办提醒、待办事务和电子邮件。
当有新到的信息时就会以红色字体显示以便提醒用户及时操作。
系统还提供7个快捷按钮，分别是电子邮件、即时消息、电子公告、个人日程安排、万年历、我的名片夹和修改密码，方便用户的操作。
当用户点击其中一个按钮时，就会进入到相应的页面进行操作。
首页左上方的两个功能按钮可以分别链接至“单位首页”如上图所示即系统默认首页，“个人首页”如下图：首页左边是系统菜单。
点击左下角的可以勾选菜单中显示的内容，也可以点击或按钮调整菜单项的排列顺序。
点击个人首页后点击鼠标右键可看到如下菜单：点击操作即可以对个人首页进行设置操作。
把鼠标移动至个人首页分栏信息的头部的位置如下图所示：当鼠标变成上图的拖拽样式后即可点住鼠标左键对分栏信息进行拖拽操作。
在个人首页中系统还支持信息汇聚功能(即可以订阅某些网站的信息)。
在个人首页中点击鼠标右键显示如下图所示：选中模块设置，显示页面如下图所示：在上图中勾选要定制的信息并点击执行按钮保存设置。
则您要关注的信息就会显示在系统的个人首页中。
当您登陆系统后系统会自动从网站更新相关的信息。
(注：上图中显示的可以勾选的要定制的网站信息在个人事务中的个人常用网址中添加。
)2.快捷办公此模块分为待办工作、新建工作和我的消息三个子模块。
如图：2.1.待办工作在左侧菜单栏中点击，打开页面如下：没有待办工作：有待办工作：页面中列出了待办事务、车辆审批、未读邮件三个有待办工作的模块，这三个模块中按时间顺序列出了各模块中待办状态的工作，单击任意记录既可进入该记录的办理页面，方便用户查询办理。
2.2.新建工作在左侧菜单栏中点击，打开页面如下：页面中列出了当前用户所能进行的各种类型事务，选择所要进行的事务，单击即可进入该事务的新建页面，进行新建事务操作。
2.3.我的消息在左侧菜单栏中点击，打开页面如下：页面中列出了未读邮件和未读信息两个模块中的相应内容，选择要阅读的邮件或者信息单击即可进入阅读页面进行浏览。
3.个人事务个人事务分为：我的名片夹、个人日程、即时消息、手机短信、个人常用网址、消息提示设置、个人桌面设置，个人群组，信息汇聚设置等子模块。
如图：3.1.我的名片夹点击打开通讯录列表页面，可以增加，删除和导出联系人通讯录。
如下图：点击右上角的【新增】进入编辑个人通讯录页面可以增加联系人，如图：输入相关信息点击【提交】保存成功，点【返回】返回到通讯录列表。
注意：在选择照片时，点击【浏览】，可进入‘我的电脑’菜单，选择相应的照片点【打开】即可，如图：如果要删除联系人，请在要删除的联系人前面选'在点【删除】即可。
如图：3.1.1.名片夹分类进入【我的名片夹】后，点击右上角的【设置】按钮，如图：进入名片夹类别列表，可以添加和删除分类。
功能说明：【新增】可增加类别，点击后进入编辑对话框，输入相关信息，点击提交即可。
如图：同时在个人通讯录列表可看到,如图：【删除】：可删除一个或多个类别。
具体操作：选中要删除的类别（类别名前面选'）点击删除即可。
如图：3.1.2.通讯录导出将勾选的联系人信息另存为Excel格式的文件。
在通讯录列表页面点击右侧的【导出】按钮，如下图：勾选导出的数据内容和用户，点击按钮，系统弹出窗口中点击保存，选择保存路径完成即可。
3.2.个人日程进入个人事务后，点击，可查看，添加日程。
如要添加日程，请点击【添加】，进入编辑日程页面，在选择日期时点击文本框后面的按钮弹出电子日历，点击后面的下拉列表框可以选择时间。
选择相应的日期和时间点击【提交】即可。
如图:点击【提醒】下拉列表可以选择当前设置日程的提醒时间，系统会在该时间发出短消息提醒。
如下图：按钮说明：【今天】：可查看今天的日程。
【按周】：可查看本周的日程。
【按月】：可查看本月日程。
3.3.即时消息进入个人事务后，点击，进入消息查看列表。
如要添加消息，请点击【发新消息】，进入发送短消息页面，在选择接收人时点击文本框后面的小人图标弹出组织机构选择窗口，选择相应的人员点击【保存】即可。
如图：发新消息：选择人员：填写消息内容，点击【发送】，成功后弹出一个对话框提示成功。
3.4.消息提示设置进入个人事务后，点击，如图：在这里可以进行相应的选择设置，每一项事务都有三种提示方式：系统消息（登入系统后右下角弹出的提示，如图：）、邮件通知、短信通知。
点击单选框后保存即可。
3.5.个人群组进入个人事务后，点击，进入个人群组列表页面，如图：新增：点击【新增】按钮。
打开编辑群组页面，如下图：可以按照自己的需要填写群组名称、群组描述。
完成后点击即可。
添加群组用户：点击后，选择人员可以按照所有单位、本单位的来添加用户。
双击用户列表中的人员或者点击一下选择的用户在点击之后，用户就会被添加过去。
删除操作刚好是和添加操作是相反的。
选择好用户之后保存即可。
添加过群组之后，操作时再打开组织机构选择窗口，上图中蓝圈所示的【群组】将变为可选项。
3.6.手机短信进入个人事务后，点击如图：该模块分为两个标签页：已发送的短信和已收到的短信。
已发送的短信：（如上图）提供查询、新增和删除操作。
查询：根据接收人、消息状态和发现时间来查询。
新增：点击【新增】按钮，打开消息编辑窗：选择好接收人并编辑消息内容后点击【发送】即可。
已收到的短信：（如下图）提供查询和删除功能。
3.7.个人桌面设置进入个人事务后，点击如图：在个人桌面当前显示内容的下方再增加显示一行内容（内容可设定）。
将当前个人桌面显示内容的最下方一行内容删除。
将个人桌面显示内容恢复为最初系统设定，如上图。
个人桌面显示内容可以分为2列（如上图）或3列显示。
上图中红色框内是该栏信息的内容分类，蓝色框中是该栏信息的显示数量。
个人首页显示如下图：3.8.个人常用网址在个人事务菜单中点击，如下图：点击【新增】按钮：提交后就可以在个人首页中看到如下图：点击红圈所示链接即可打开该网站。
3.9.信息汇聚设置在个人事务菜单中点击，如下图：在上图中将左边请选择中的项选中后点击按钮选入右侧并点击保存按钮后保存设置。
在上图的预览中便会显示被选入的网站信息并且在系统导航信息右侧显示设置中网站的信息。
如下图所示。
4.邮件系统点击【邮件系统】可看到他的子菜单，包括写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱和邮件查询六个子模块。
如图：4.1.写邮件点击后进入邮件编辑状态，填写主送地址时点击主送后面的文本框或者文本框后面的图标，可弹出组织机构选择窗口，如图：在侧窗口中点击所有单位可以看到所有单位的组织机构，点击图标可看到此单位的部门：在单位名称或者部门名称前点可选中此项，在已选择项中可以看到所选内容，被选中的人都可以收到邮件，要选择单个用户，可在用户列表中点击某用户，然后点击即可。