2016年8月25日
2015年4月
率先开展试点，研发电子文件 在线归档和电子档案管理的原 型系统，制定相关配套制度， 落实数字签名、电子签章等技 术，开启一年多的探索
2016年2月5日
自贸区管委会保税区管 理局向上海市档案局呈 报《中国（上海）自由 贸易试验区管理委员会 保税区管理局机关文件 材料归档范围和文书档 案保管期限表》
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6.自身思考 为什么要实行电子文件单套制：
（1）电子文件带来的压力：数量 鉴定 库存 工作量 等问题； （2）为实现电子政务中的无纸化办公奠定基础； （3）电子文件管理日益成为国家治理和公共服务的重要手段：推进国家治理体系和社会治 理能力现代化提供有力支撑。
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6.自身思考
第七届中国电子文件管理论坛： 国际档案理事会电子文件委员会原主席John MacDonald首先做题为“在业务流程中集成文件 管理：说易行难”的报告。John指出“文件工作者首先要重新调整思维方式，从文件的视角 看业务流程转变为从业务流程的视角看文件，要理解并有效交流文件和文件管理对业务和业 务流程的价值，了解业务流程及其环境。 其次，文件工作者要走出去，要与业务和系统构建者、业务流程和工作流设计者等进行交流 并积极对话，共同有效促进文件、文件管理和业务流程的集成。”
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2. 单套制的含义
抽象化 电子文件和电子档案的“单套制”管理是相对于传统的纸质、电子“双套制”归档而言的，是“无纸化” 办公条件下的电子文件在线归档和电子档案管理的创新模式。它颠覆性地改变了传统的文件收集、整理 和归档方式，将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用的源头和全生命周期，从而实现电子 档案的全程化、专业化管理。
上海自贸区电子文件单套制保存实施情况及思考
制作人
时间 2016-04-10
CONT目 E录 NTS
1 背景 2 单套制含义 3 实践的时间发展
4 单套制归档流程 5 单套制的业 发展“十三五”
规划
国家电子文件 管理“十三五”
规划
“ …… 在 有 条 件 的 部 门 开 展 电 子档案单套制（即电子设备生 成的档案仅以电子方式保存）、 单轨制（即不再生成纸质档案） 管 理 试 点 ； …… 加 强 电 子 档 案 长期保存技术研究与应 用；……”。
“推进电子文件归档保 存 。 …… 开 展 电 子 档 案 ‘ 单 套制’、‘单轨制’管理试 点。”
上海市档案局 课题
上海市档案局将“探索电子 文件归档和电子档案管理新 模式”作为2015年度重点课 题，在上海自贸区管委会保 税区管理局开展试点，对电 子文件“单套制”管理中的 突出问题进行重点攻关。
档案室长期保存 档案室接受 部门提交归档
流程图
三个环节
电子文档单套制归档的具体流程 ——浦东档案馆的介绍
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5. 单套制的创新之处
技术保障
试点单位紧紧围绕电子档案“真实完整、 安全可靠、长期可用”的要求，应用了电 子签名、元数据采集、日志管理等技术， 研发了一套适合“单套制”管理的电子文 件归档和电子档案管理系统；设计了通用 数据采集、电子档案格式转换、电子档案 离线备份、电子档案通用浏览器等工具， 有效解决了电子文件接收难、电子档案管 理难和长期保存难等问题，使各业务部门 在统一的网络平台和互信的软件系统上开 展一体化管理，保障了电子档案来源可信、 管理可靠、长期可用。
管理模式
试点单位将OA办公流程与电子文件归档、电子档 案管理流程对接，变分散管理为全程管理；要求业 务经办人员在文件办结并通过审核后，立刻提交归 档文件，变年度归档为随办随归，从源头上保证了 电子档案的完整、准确和系统；依托电子政务网络， 进一步发挥电子档案的服务功能，方便政府机构、 企事业单位和个人进行档案查询，提高了办事效率。
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4.单套制归档流程
“单套制”归档在电子文件从“部门提交归档——档案室接受——档案室长期保 存”三个环节中加入了目前电子商务、电子政务中应用最普遍、技术最成熟的、可 操作性最强的一种电子签名方法——数字签名，数字签名不仅可以鉴定签名人的身 份，还可以验证文件在传输中有无变动。与此同时，原文文件、签名串、数字证书 三者作为一个完整的整体予以保存，可以随时验证数字签名的有效性和合法性。
2016年6月2日
自贸区管委会保税区管理局印 发《保税区管理局归档电子文 件整理操作细则》《保税区管 理局电子档案长期保存管理规 范》
自贸区管委会出台《关于加强 中国（上海）自由贸易试验区 电子文件归档和电子档案管理 工作的指导意见》
22001166年年1111月月1177日日
召开复制推广会，电子文件 归档和电子档案“单套制” 管理正式在整个上海自贸试 验区范围内推广实施。
具体化
具体来说，是将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理的流程对接，利用数字签名和电子签章技术， 在文件办结后即时向档案室提交归档文件。这样，原来的年度归档变为了随办随归，原来作为“后道工序” 的档案管理同步嵌入到了电子档案的整个生命周期。
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3. 实践的时间发展
试点地址：上海自贸区管委会保税区管理局
关注点：
依托电子政务网络，电子文件归档和电子档案“单套制”的推行 将与自贸试验区的日常管理和业务职能活动同步融合。
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6.自身思考
档案鉴定
（1）业务人员发挥很大的作用 （2）如何使业务人员档案鉴定的专业性，准确性
职能鉴定
在各个政府推广单套制保存方式，那么首先对于保管期限表的确立是非常必要的，那么如何确立 这个保管期限表呢？其中的职能鉴定应是最大的可行之路。 其中，档案局与各个机构在“鉴定”工作上的紧密合作 或 在推行单套制之前档案馆对各个机 构档案员的进行培训。
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单套制 创新之处
制度建设
试点单位积极建立健全电子档案管理制度，结合工作实际， 先后制定了《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文 件归档范围和电子档案保管期限表》《上海自贸试验区管 委会保税区管理局电子文件归档整理操作细则》《上海自 贸试验区管委会保税区管理局电子档案长期保存管理规范》 等电子档案管理制度，使电子档案“单套制”管理试点工 作有章可循、有规可依。