合同管理程序
1.目的：
明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。
2适用范围：
适用于公司产品销售合同、订单的管理。
3定义：
略
4职责分配：
4.1销售部：负责确定合同/订单要求，组织对合同/订单进行评审，并对合同/订单的执行情况进行
跟进。
4.2制造部、采购部、品质部、研发部等部门参与合同/订单评审，并实施合同/订单中的有关部分。
4.3 总经理：负责合同/订单评审表的批准。
5. 过程分析乌龟图:
用什么资源
谁来做？
输入
输出
用何程序、方法？用何指标衡量？6流程图：
7程序内容：
7.1业务洽谈
7.1.1销售部做好与顾客的业务洽谈。洽谈前，要做好充分的准备；洽谈过程中，要充分听取顾客
的意见，帮助顾客掌握完整的产品信息，同时要了解顾客的资信情况。
7.1.2 洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交
付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。
7.2 接收合同/订单
7.2.1 本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在《顾客口头
订单记录表》上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。
7.2.2 销售部应将合同/订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同/订单的评审。
7.2.3 销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单；
1）常规合同/订单是指针对公司已有的产品所订的合同/订单
2）特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单，包括针对新产品或者对现有产品有附加技术要求、包装要求的合同/订单
7.2.4 销售部跟单员填写《合同/订单评审表》，连同合同/订单一起送有关部门进行评审。
7.3 合同/订单的评审
7.3.1 合同/订单的要求。合同/订单评审要保证：
1）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件
2）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一致的地方得到了解决
3）合同或订单符合有关法律法规、标准的要求
4）顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或者规定用途所必需的
5）本公司的附加要求能确保兑现
6）本公司有履行合同或订单要求的能力
7.3.2 常规合同/订单的评审
1）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将《合同/订单评审表》送计划科及销售部经理进行评审
2）无现货时，由销售部跟单员将《合同/订单评审表》交计划科就生产能力、生产完成日期进行评审，如果库存中无所需产品的物料，则还应将《合同/订单评审表》送采购部就采
购能力、到货日期进行签字评审，之后由销售部经理就交货期限进行评审。
7.3.3 特殊合同/订单的评审
1）以专题会议的形式进行，由销售部牵头，副总经理主持，研发部、工艺部、采购部、制造部、计划科、品质部参加
2) 评审时应注意：
①设计、采购和生产的周期
②要衡量本公司的设计、工艺和检测能力
③要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求
④对成本和利润进行核算
7.3.4 评审后，参加评审的部门应在《合同/订单评审表》中的相应栏目中签字，最后将《合同/订
单评审表》送总经理批准。
7.3.5 在合同/订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时，由销
售部跟单员负责与顾客联络，征求其书面意见，经协商确定后的变动事项需在《合同/
订单评审表》中予以记录。
7.4 合同的签订与合同/订单的执行
7.4.1 合同评审后，销售部经理根据合同草案与批准的评审结果，负责与顾客正式签订合同，订单
评审通过后即生效。
7.4.2 销售部跟单员将合同/订单及《合同/订单评审表》中的内容转化为《顾客订货要求表》，连
同有关的顾客资料分发给有关部门，作为设计、生产、检验、出货等的依据。
7.4.3 销售部跟单员应建立《合同/订单跟进控制表》，记录合同/订单的执行情况。若发生与合同/
订单不一致的情况，应及时与顾客协商解决。
7.5 合同/订单的更改/取消
7.5.1 若因非顾客原因需修改订单或合同时，由产生原因的部门通知销售部跟单员。销售部跟单员
及时与顾客联系，得到顾客的同意后，在原合同或订单上注明更改内容并填写《合同/订单更改通知单》。销售部跟单员应将《合同/订单更改通知单》送到与合同/订单修改有关的部门进行评审，并报送总经理批准，然后发至有关部门。
7.5.2 若因顾客提出合同/订单条款修改时，应由销售部跟单员填写《合同/订单更改通知单》，经
与合同/订单修改有关的部门评审后送至总经理评审，然后发至有关部门。销售部跟单员应
在原合同或订单中注明修改情况。
7.5.3 顾客取消合同/订单时，销售部跟单员需与顾客协商，就本公司已投入的物料、已生产的半
成品和产品的处理，以及由此产生的损失，与顾客达成一致意见。销售部跟单员应用《合同
/订单更改通知单》将合同/订单的取消情况通知有关部门。
7.6 合同/订单的保存
7.6.1 所有已经确定的订单/合同及其后的修订，以及《合同/订单评审表》、《合同/订单更改通知
单》均由销售部负责存档。存档时应注意将合同/订单与相应的《合同/订单评审表》、《合同/订单更改通知单》保存在一起。
7.6.2 合同/订单履行中的来往电子邮件应予以保存，作为合同/订单的附件。
8 过程绩效的监视：
9 过程中的风险和机遇的控制（风险应对）：
10相关文件：
11相关记录：