南沙区建设工程档案预验收办理指引
根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等有关规定的精神，在南沙区（开发区）内需办理备案的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，须提请南沙区档案馆对工程档案进行预验收。
在取得南沙区档案馆出具的建设工程竣工验收档案认可文件后，方可组织竣工验收。
现将预验收办法指引如下：
一、工程档案预验收应具备下列条件：建设工程经建设单位、监理单位、施工单位自行验收完毕；全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。
二、工程档案预验收办理的具体程序如下：
1、建设单位提交申请工程档案预验收的相关材料及工程档案。
2、区档案馆对申请材料进行核查。
通过核查的，办理预验收受理手续；材料不全或不符合要求未能通过核查的，待补齐材料后再递交申请。
3、区档案馆根据预验收相关标准对工程档案进行验收。
验收合格后，发出档案认可文件。
验收不合格的，档案经整改后，依照以上程序重新组织验收。
三、工程档案预验收的参照标准：
1、《吹砂回填土工程施工技术资料编制指南（暂行）》，广州地区建设工程质量安全监督站南沙工作组2004年1月编制；
2、《广州市市政基础设施工程档案编制指南》，广州市城建档案馆2006年3月编制；
3、《广州市建筑工程档案编制指南》，广州市城建档案馆2004年8月编制；
4、《广州南沙开发区建设工程竣工档案管理办法（暂定稿）》，广州市南沙区建设局2004年12月编制。
四、办理工程档案预验收应提交以下材料：
1、《建设工程档案预验收申请表》、《建筑工程档案概况表》、《城建档案移交书》（见附件1～3），各一式三份；
2、工程建设概况的文字说明，一式三份；
3、工程档案资料概况的文字说明，一式三份；
4、工程档案目录，一式二套；
5、按要求进行规范整理的工程档案，包括文字材料、图纸、声像资料。
6、包含项目有关电子文件的刻录光盘一套。
五、工程档案预验收申请材料的具体要求：
1、工程档案预验收及档案的移交应由建设单位提请，可委托代业主单位或其他单位代办。
委托其他单位代办时，
《建设工程档案预验收申请表》的申请单位、《建筑工程档案概况表》的移交单位及移交人情况、《城建档案移交书》的委托移交单位应按实际申请、移交单位填写。
2、工程建设概况除包括工程的项目名称、建设地点、建设规模、总投资、工程分包情况、开工和竣工时间等一般性情况外，还应写明各分项、分部工程在建设过程中采用了何种工艺、技术，做了何种检验、检测，有否发生安全、质量事故，有否合同、设计变更，工程的建成、使用情况及试运行指标考核情况，以及工程的验收情况等。
3、工程档案资料概况主要包括项目档案管理概况，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性的自我评价，保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况，档案在项目建设、管理、试运行中的作用，存在的问题、原因及解决措施。
4、工程档案目录的要求：
工程档案目录包括案卷目录和卷内文件目录，统一用目录夹装订，装订时案卷目录在前、卷内文件目录在后。
目录夹封面、背脊及案卷目录、卷内文件目录的格式统一按区档案馆要求的格式打印（见附件4～6）。
5、工程档案材料的要求：
应提交的工程档案材料一般包括文字材料、图纸、声像资料三部分，案卷排列时按“文字材料—图纸—声像资料”的顺序，统一编大流水号。
应归档的文字材料范围详见工程档案预验收的参照标准，其中施工日志、检验批资料单独立卷装订后，也要一并归档。
按要求可提交复印件的材料必须加盖业主单位公章予以确认。
案卷组卷厚度不超过2cm。
案卷的卷皮、卷盒应使用区档案馆要求的统一格式（见附件7～10）。
具体整理方法请询区档案馆。
图纸的组卷一般一套一卷，按件整理归档，不必装订。
竣工图应加盖业主或代业主单位公章。
具体整理方法请询区档案馆。
声像资料包括照片、录像带、光盘等等，所反映的内容包括工程项目建设的各个环节，重点是工程关键部位和隐蔽工程的施工。
照片档案应统一使用照片档案薄整理归档，并按照统一格式打印照片档案卷内目录（见附件11）。
具体整理方法请询区档案馆。
6、应提交光盘的要求：
申请工程档案预验收时应提交包含项目有关电子文件的刻录光盘一套，内容包括工程建设概况、工程档案资料概况、工程档案案卷目录、工程档案卷内文件目录、工程档案的数码照片及录音、录像资料等有关文件资料。
工程档案经
过整改后，在正式向区档案馆移交时，应重新刻录整改后的资料，一式两套送区档案馆归档。
7、所有应提交的表格应使用南沙区统一格式，具体表格可在南沙区政府网下载，网址：
/zwgk/bmxx/daj/dajbszn/。
区档案馆将根据实际情况对表格进行更新，请各单位在进行资料整理前先上网查看有关表格样式有否更新。
附件：1、建设工程档案预验收申请表
2、建筑工程档案概况表
3、城建档案移交书
4、城建档案案卷目录样式
5、城建档案卷内文件目录样式
6、城建档案目录夹面、背脊样式
7、城建档案卷皮封面格式
8、城建档案卷皮背脊格式
9、城建档案盒封面格式
10、城建档案盒背脊格式
11、城建照片档案卷内目录样式
二〇〇七年十月十五日。