建筑工程档案资料有效管理措施
摘要：根据建筑工程档案特点，从更新观念、加强法制意识、提高档案管理人员的业务水平、建立科学化的建筑档案管理制度等方面提出了加强建筑工程档
案管理的有效措施。

从而为领导决策提供依据，为工程项目科学管理提供保障。

关键词：建筑工程、档案资料、档案管理
建筑工程档案是建设工程中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线铺设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改扩建等活动中形成的档案文件。

在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作
为建筑工程项目管理的一部分，其重要性也越来越被人们所重视。

一、建筑工程档案资料的内容
1.综合性文件资料。

主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。

主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.竣工图等。

主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱俊工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案资料的特征
1.真实性和全面性。

真实性是对所有文件、档案资料的共同要求，但对建设工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。

建设工程文件和档案资料只有全面反映建设工程的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。

所以，建设工程文件和档案资料必须真实反映建设工程的情况，包括发生的事故和存在的隐患。

2.分散性和复杂性。

建设工程项目周期长且影响因素多，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。

这个特性决定了建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及
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相互关联的复杂系统。

3.继承性和实效性。

随着建筑技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。

新的项目在建设中可以吸取以前的经验和教训，避免重犯以前的错误。

同时，建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关部门，否者会造成严重后果。

4.随机性。

建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。

虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。

5.多专业性和综合性。

建设工程文件和档案资料涉及建筑、市政、消防等各个专业，也涉及力学、电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。

三、建筑工程档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整。

档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。

工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。

很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。

从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。

有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。

基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施
1.思想上要重视工程档案管理工作。

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。

其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。

由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。

如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。

必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。

有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设
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位）对档案利用，藉以提高工作效率。

按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。

（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。

公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

7.及时做好传递和变更记录。

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。

确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

结语
当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。

我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。