XX物业管理2003年度首届部门兼职秘书培训资料汇编资料1：部门兼职秘书工作概述一、公司部门兼职秘书的主要工作职责（结合物业公司的现状实情）1、做好上传下达的工作：A、公司的各类政令、指令传达；B、各类文件资料的传递；C、相关信息的传递：电影、讲座、会议等活动信息。

2、做好部门的文书工作：A、部门的文件、通知、总结、计划、纪要等文字的起草；B、各类文件资料的整理、归档与保存等。

3、协助部门负责人做好协调性工作：A、与公司总部的相关工作联络接口；B、与公司其它部门的工作联络接口；4、提示或协助部门负责人及时完成公司下达的各项指令和任务：主要是一种超前性的提示。

如：对会议、计划、总结、聚会等时间要求的提示—提醒。

5、协助部门负责人做好日常的行政事务工作：如接待、会务、费用报销等。

一般临时性任务比较多。

6、积极参与公司组织的相关活动。

如：本次培训活动---组织纪律要求，积极参加。

推荐精选二、秘书的基本素养和基本能力1、七种基本素养A、礼貌：要成为一种职业技能，特别是对一个粗鲁的人；但不要变成做作；秘书要温和善良。

B、谦虚：能提高你在上司心目中的价值；谦虚谨慎是秘书的天性。

C、敏感：对周围人或事具有敏感性可以提高工作的准确性以及对事物的判断能力；秘书要比医生、护士更加善解人意。

推荐精选D、自制：是一个人性格成熟的标志；秘书要学会高度自制；要严格遵循办公室六不原则：不骄、不躁、不卑、不亢、不邀功、不埋怨。

E、忠诚：对上司、对企业绝对忠诚；没有忠诚，能力越大，破坏力越强----秘书特殊位置所至。

F、责任：有高度的责任感。

责任明确，处事周到，办事利索，行事公正。

G、得体：综合而言，是一种分寸感的把握；长期潜移默化修炼出来的自然流露。

2、五种基本能力A、记忆和归纳的能力：记忆力好是本领，归纳力好才是本事。

上司不喜欢罗嗦，准确恰当、简明扼要的归纳能力可以通过有意识的训练来做到，要成为职业习惯。

B、表达能力：一般语言和文字两种形式，两者相通，一样重要。

口语要多训练，文字则注重修辞；秘书不仅要善于倾听、归纳，更重要的是讲话、写作，这是秘书的基本功。

C、操作能力：掌握现代办公设备的运用，提高工作效率。

如：计算机、传真机、复印机等办公设备。

推荐精选D、社交能力：能和各种人融洽相处，个人具有的亲和力；沟通合作开展工作，既靠技能，更靠人缘。

E、适应能力：尽快转换适应。

要处事泰然自若，临危不惧，遇险不惊。

三、秘书工作的一个关键----“整理”1、常规整理：A、事物性的整理（举例上司考察秘书时看办公台和文件柜知基本素质，条理性能提高工作效率）；B、自身仪态的整理，给人以文明有节的好感。

推荐精选2、信息资料的整理：A、去伪存真；B、去粗存精；C、由零到整、由浅入深；是总结、计划等编写的依据。

3、思绪的整理：A、工作思路整理；B、个人的情绪整理。

4、人际关系的整理：A、首先要整理自己的心理因素；B、增强交往频率；C、善于调整不利于工作的人际关系，积极化解矛盾。

（良好的人际关系可以优化秘书的职能环境，为解决问题大基础；这里所说的人际关系是一种积极向上的、健康的人际关系。

）四、秘书应具有的三种意识1、角色意识：从属和辅助的定位；不参与是失职，参与不到位是失职，参与过头也是失职。

2、服务意识：当好参谋，做好助手。

A、心细，做有心人；B、要料事在先，争取主动；C、忘我工作，持之以恒。

3、奉献意识：“奉献是秘书的天职”；秘书不以成就和业绩来评估，而以献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准。

资料2：文件传递规范推荐精选一、文件传递规范1、文件传递的分类：文件传递可分为内部文件传递和外部文件传递。

1）内部文件传递是指总经办文件传递人员将待处理的内部文件送至主管经理、总经理及董事长进行批阅、跟踪、回复、反馈的流程，是公司日常办公中一个不可缺少的环节，规范内部文件的传递流程，可以提高工作效率。

推荐精选2）外部文件传递是指公司内部需要传递至集团公司的文件的处理。

公司内部若有文件需传至集团公司，可以将文件送至总经办文件传递人员处，由穿梭巴士统一送至集团前台或相关部门。

2、文件传递流程（详细讲解文件传递流程图）。

3、文件传递注意事项1）各部门直接送来文件以及各管理处通过穿梭巴士传送至总经办的文件除一般的文件（如采购申请单、费用报销单、工作传签单、借款单、支票借签审批单、内部转帐单等常用的单据和文件）外，其它均需用告事贴注明文件传递的目标部门或目标人。

2）急件、特急件的处理。

急件、特急件一定要用告事贴注明及写明时间要求，或打电话告知总经办文件传递人员，以便在要求的时间内审批完毕。

二、会务、车辆的申请程序1、会议室的申请程序。

公司的大会议室、小会议室、洽谈室及培训室为关闭状态，各部门、管理处若需使用，请填写《会议室使用申请表》和《培训室使用申请表》，申请部门的负责人和总经办主任签字后，由总经办统一安排。

2、车辆的申请。

若需申请车辆请先关注总经办车队定时发布的《车辆动态表》的邮件，详细了解是否还有车可安排，然后再填写《XX物业管理公司用车申请、调度、行车登记表》；市内的车辆的调派由总经办主任签字即可，出关的车辆的调派必须由尹副总签字。

三、文印室的管理总经办将对公司复印机实施部门代码管理，即各部门凭密码复印，由复印机内置计数器统计各部门复印张数，每季度分摊费用。

请各兼职秘书在培训完毕后将本部门的四位数密码（必须是数字）交至总经办刘海燕处，统一设置完毕后，直接输入四位密码即可复印，操作简单。

推荐精选另：请各位兼职秘书谨记本部门密码并告知部门全体人员，不要将密码泄露给其他人。

在统一设置好之后，我将发邮件通知大家，到时候，就必须凭密码复印。

资料3：公文处理规范第一部分：公文概述一、公文的定义公文是国家机关、企事业单位、人民团体在行政公务往来过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

二、公文的特点鲜明的政治性法定的权威性具有法定的作者推荐精选行政的制约性特定的格式推荐精选明确的时效性三、公文的分类1、从公文的性质分党内公文、行政公文、社会团体公文、各企事业单位公文等2、从公文的来源分收文、发文3、从公文的行文方向分上行文、下行文、平行文4、从公文发送与处理的时间要求分特急件、急件、平件5、从公文内容的机密程度分绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文四、公文的种类1、行政机关公文种类（13种）命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（1）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（2）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（3）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（4）通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（5）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

推荐精选（6）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（7）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（9）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（10）批复：适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（12）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

推荐精选（13）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2、党的机关公文种类（14种）决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

公报用于公开发布重要决定或者重大事件。

条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

3、公司公文的种类（10种）决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（1）通知●批转、转发、颁发性通知●指示性通知●事务性通知●会议通知●任免通知（2）通报●表彰性通报●批评性通报●情况通报（3）请示●请求指示性请示推荐精选●请求批准性请示●请示批转性请示（4）报告●工作报告●情况报告●建议报告●答复报告●递送报告（5）报告和请示的区别推荐精选⏹性质不同。

报告是陈述性公文；请示是呈批性公文。

⏹行文目的不同。

“报告”的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，从而有针对性地予以指导；而“请示”的目的，是为解决某一问题，请求某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。

⏹行文时间不同。

报告是在工作结束后或工作正在进行中行文。

而请示则必须在事前行文，不得先斩后奏。

⏹主送机关不同。

报告的宗旨在于为上级机关提供信息，不是为了让其批复，因而允许多头主送。

而请示是为向上级机关请求批示或批准的，只能写一个主送机关，不允许多头请示。

⏹事项的多少不同。

报告的事项可以是一件，如专题报告，也可以是多件，如综合报告。

而请示的内容必须遵循“一文一事”的原则。

⏹答复的形式不同。

报告不要求上级机关回复。

而请示则要求上级机关及时批复回文，给予明确答复。

五、公文与应用文的关系应用文包括公务文书、事务文书、经济文书、法律文书、新闻广告文书等等。

公文是应用文中最重要而用途最广泛的文体。

（种属关系）第二部分、公司公文处理规范一、公司文件格式标准1、公司公文格式参照《国家行政机关公文格式》GB/T9704-1999标准。

推荐精选2、公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

3、公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm，版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码）。

可在页边距中设置为上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。

推荐精选4、公文中图文的颜色，未作特殊说明的均为黑色。

5、排版规格正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。

6、制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7、印刷要求印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

双面印刷时页码套正，两面误差不得超过2mm。

8、装订要求公文应左侧装订，不掉页。

订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。