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如何做好应归档文件材料的收集归档工作
如何做好应归档文件材 料的收集归档工作
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月9日星期四
一、档案和档案工作简介 二、文件材料的收集 三、保管期限的划分 四、文件材料的整理 五、归档文件的编目
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
一、档案和档案 工作简介
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
1、档案的概念
吾将上下而求索
例:“江苏省档案信息化工作会议”文件 归档范围和保管期限
通知(正本) WORD格式或CEB版式文件
永久
日程(正本) WORD格式电子版
永久
名单(正本、EXCEL表格)
永久
领导报告、讲话、总结(历次修改稿、定稿、 WORD格式
电子版)
永久
▪ 各市交流材料(定稿、 WORD格式)
30年
▪ 照片(JPG格式)
永久
▪ 录音、录像(MPEG格式)
永久
网站发布会议信息( HTML格式、 WORD格式)
30年
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三、保管期限的 划分
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1、档案鉴定工作
(1)确定是否归档—资格审定 (2)区分不同价值—划分保管期限 (3)期满档案鉴定 (4)划控鉴定
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(1)凭证作用 (2)参考作用
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3、档案业务工作内容
①收集 ③整理 ⑤保管 ⑦编研
②鉴定 ④编目 ⑥统计 ⑧利用
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二、文件材料的 收集
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1、存在问题
(1)不齐全完整
“帐外”文件短缺 职能部门文件短缺 特殊载体材料短缺
5、电子文件的收集归档迫在眉睫
计算机在日常办公中的广泛使用 办公自动化(OA)系统的普遍应用 行政业务系统的大量运行 电子政务网络的互联互通
结论:大量产生的电子文件,将成为 归档的主体,电子文件管理和归档成为 各部门工作的重要组成部分
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6、收集方法
(1)平时收集 (2)集中收集
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4、收集注意事项
(1)“帐内”(红头)文件材料的收集
发文收集注意事项
收文收集注意事项
(2) “帐外” 文件的收集
注意做好本单位业务职能部门形成的反 映专业职能活动的文件材料的收集
(3)关联文件的收集
(4)其它门类和载体文件材料的收集
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注意做好电子文件的收集
2、保管期限的划分
(1)划分原则 ① “以我为主”原则 “我”:本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 ② “公民权益从宽”原则 本机关个人利益 外机关个人利益
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(2)划分依据
①国家档案局颁布8号令 ② 结合本单位、本部门工作实 际
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(3)划分保管期限应注意的问题:
①注意文件之间的联系; ②考察文件的实际内容; ③研究文件的各种作用; ④考虑文件的长久需要。
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(4)操作层次着重区分的问题
①区分“主办的”与“协办的” ②区分“针对的”与“普发的” ③区分“政策性的”与“事务性的” ④区分“凭证性的”与“参考性的” ⑤区分“结论性的”与“过程性的” ⑥区分“有处理结果的”与“无处理结果的” ⑦区分“全局的”与“局部的” 路漫漫其⑧修远兮,区分“时间长的”与“时间短的”
(2)不及时、规范 (3)不集中统一管理
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2、收集要求
(1)要齐全完整 (2)要保证及时和安全 (3)要符合规范和标准 (4)要集中统一管理
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3、收集措施
(1)要健全档案管理网络 (2)要建立档案收集制度 (3)要制定完整的文件材料归
档范围
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7、国家出台的有关政策文件
(1)《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》(国家档案局颁布8号令) (2)各级各类档案馆收集档案范围的规定(国 家档案局颁布9号令) (3)国家基本专业档案门类(第一批、第二批 ) (4)《电子文件归档与管理规范》 (5)《公务电子邮件归档与管理规则》
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2、档案的作用
(1) 档案是机关行政管理和业务工作的查考凭 据 (2) 档案是生产活动的参考依据 (3) 档案是科学研究的基础和条件 (4) 档案是宣传教育的生动素材 (5) 档案是解决纠纷、维护佥权益的法律证据 (6) 档案是政治斗争、国际斗争的有力武器
档案的作用可概括为两个基本方面:
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8、关于国家档案局8号令的贯彻
(1)文件材料归档范围和文书档 案保管期限表的编制已审批的单位结 合本单位、本部门工作实际做好“回 头看 工作
(2)制定电子文件归档范围和保 管期限表
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9、如何制定电子文件归档范围和保 管期限表
① 各部门处室与档案人员共同划定归档范围。 ②明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作 步骤 ③ 根据业务工作中电子文件的生成节点,明确电子 文件的种类 ④电子文件来源部门制定归档范围和保管期限(初稿 ) ⑤汇总讨论制定初步归档范围和细化的保管期限(征 求意见稿) ⑥ 广泛征求意见并试用 路漫漫其修远⑦兮, 修改完善归档范围和保管期限
档案是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家 和社会有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。”___ 《档案法》
学校档案,是指学校从事招生、教学、科 研、管理等活动直接形成的对学生、学校和 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。
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(5)永久保管的文书档案范围
①本单位机构演变、人事任免、年度计划总结、会议记 录、年报表、年度考核、职工名册、大事记等材料;
②本单位重要会议、重大活动等形成的主要文件材料; ③学校教育教学活动中形成的重要业务文件材料; ④本单位房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产
登记等凭证性文件材料; ⑤上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; ⑥其它有关县级以上表彰、工调、人事组织关系、警告以