网络智能办公系统项目方案湖南银天信息科技有限公司２０１２年５月第一章系统总体说明1.1.OA办公自动化系统OA，即Office Automation ,办公自动化系统的意思。

它随技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。

在技术发展过程中的每一个阶段，人们给OA赋予了不同的内容和含义，技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。

不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。

对于领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。

OA运用科学的数学模型，结合企业内/外部的信息为条件，为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（MIS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。

OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和思想，并以软件形式呈现。

1.2.OA办公自动化系统实施意义OA系统可帮助企事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力，强化领导的监控管理，有效管理起有形设备等、无形(业务信息、知识)资产，避免资源流失；实现各种公文、事务、业务流程的流转、审核、签批等自动处理，促进管理的电子化、规范化与现代化，完美整合了组织内部的信息流。

说明如下：1、建立内部的通信平台：建立单位内部的邮件、短信、手机短信等系统，使单位内部通信和交流快捷通畅。

2、建立信息发布的平台：在单位内部建立有效的信息发布平台，例如通知公告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间有效的传播。

3、协同工作流管理：变革单位传统办公模式，单位的公文管理、合同管理、会议管理、采购管理、审批管理等各种事务、业务性流程均通过电子化方式流转，完成后可进行查询、汇总、报表、分析、归档。

不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥协同工作流的功能实现单位内各部门的工作流转，减少中间环节，提高办公效率，规范内部管理。

4、文档管理的自动化：可使各类文件、知识、信息等文档能按权限保存、共享和使用，并方便检索。

实现文档管理自动化后，如新进员工，只要给他一个身份帐号，他进入系统就可以在权限范围内看到积累下来规章制度、各种技术文件等等，这样就减少了很多培训环节。

5、辅助办公：如会议管理、车辆管理、办公用品、图书管理、固定资产等，涵盖了日常办公的各个方面。

6、实现分布式办公：变革了传统的集中办公模式，扩大了办公区域，通过网络可实现全球联网移动办公。

7、建立信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着经营管理业务重要数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成进去，实现资源整合，提高企业整体反应速度。

8、节省办公费用支出：节省纸张、通信、打印、复印、传真等费用，减少人力资源浪费，全面降低办公成本，真正实现无纸化办公，是实现管理现代化的标志。

9、搭建知识管理平台：系统性利用单位积累的信息资源、专家技能，改进创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质，充分激活单位的计算机、网络等投资资源。

10、增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，减少差错、防止低效办公。

1.3.现代办公OA软件发展趋势随着计算机技术和通信技术的发展，单位对OA系统要求越来越高，而国内知名软件厂商管理软件开发的经验也越来越丰富，技术越来越成熟，现代的办公OA软件呈现以下特征：1、技术更加先进，功能更加丰富。

传统的办公OA，人们就会想到公文管理，而现在的网络办公软件，已经涉及到单位内部管理的各个方面，各种辅助办公模块的使用，各种事务、业务流程的使用等，更多的单位使用办公系统是用来管理各种业务流程和数据，甚至很多单位用于客户管理、进销存管理、目标绩效考核管理等。

2、操作更加简便。

功能强大，傻瓜式操作，无须专业培训，即可快速上手使用，这是绝大多数单位OA应用的需求。

如我公司OA软件，全部只有30MB 左右，3分钟下载，1分钟便可安排搭建单位综合办公系统。

在操作的每一步，提供了丰富的联机帮助说明，提供WORD格式、视频格式等电子教程，掌握起来十分容易。

3、B/S架构软件，直接可以通过浏览器访问，客户端无须安装任何软件，即可实现全球移动办公。

4、手机办公与即时通讯。

随着3G技术的开通和应用，手机移动办公将成为现实，而且OA系统集成类似腾讯RTX的功能，可以实现即时消息发送、文件传递、开机自动登陆与任务提醒、远程桌面控制等功能。

5、系统更加智能，功能更加强大。

办公系统的最终目标是实现单位的规范管理、资源共享、知识化平台管理，成为领导决策管理的重要平台，因此要求系统更加智能、简洁、强大。

1.4.我公司OA特色展示功能丰富：集成了包括工作流程、工作日志、通知公告等在内的60余个模块，能满足单位办公需求。

不限用户：第二章主要功能模块说明2.1.功能性说明第三章工作流程介绍3.1.工作流的概念定义工作流是OA软件应用的核心。

所谓的工作流就是多人协同办公，按预先设计的流程和步骤协同办理，办理完成后，可以进行复杂的查询、统计、分析、汇总、导出、打印、归档等工作。

我公司OA强大的工作流系统，完全可以满足单位的个性化需求。

工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。

简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。

我们可以将整个业务过程看作是一条河，其中流过的河水就是工作流。

3.2.工作流程应用领域工作流的应用非常广泛，凡是需要协同办公、多人审批流转之类的各种行政、事务、业务处理的，都可以通过工作流来解决，单位可以根据自身情况，用工作流程系统实现所需求功能。

部分用工作流解决的常见问题举例如下。

1、关键业务流程：订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等2、行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。

3、人事管理类：员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。

4、财务相关类：付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。

5、客户服务类：客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。

6、特殊服务类：ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。

7、公文处理类。

收发文管理，通知、会议纪要、呈批单等各种公文的处理流程。

3.3.工作流应用的意义工作流（Work Flow）是OA系统最重要的核心功能，判断OA成功运行的标志，很重要的一条就是工作流程系统是否全面应用。

我们通常所讲的协同办公，其实也是工作流的重要应用。

工作流就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。

许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。

而采用工作流软件，使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。

3.4.工作流设计1、表单设计：表单是工作内容的载体，我公司OA提供表单智能设计器，提供了丰富的表单控件，几分钟就可以设计出美观实用、功能强大的工作流表单。

2、步骤设计：即设计工作流程的步骤走向。

支持固定流程、自由流程方式。

支持子流程、并发流程、会签、条件流转、智能选人等功能。

3、权限设置：即设置每一步哪些人、哪些部门或角色可以经办。

支持工作流办理的委托或监控、查询、编辑、点评权限。

4、可写字段：即设置每一步办理的人，可以操作表单上的哪些内容，可以设置保密字段，可设置附件文件的的各种权限。

3.5.我公司OA工作流特色1、可以设置流程的二级分类；工作流程的设计不受数上的限制；2、支持自由流程和固定流程设计，自由流程支持预设步骤；3、支持智能表单设计器，用此设计器，用户可以方便快捷地设计出需要的工作流表单。

表单设计还支持从Word、Excel以及DreamWeaver、Frontpage、Html等网页格式设计工具设计。

设计器支持Css代码；4、表单设计器支持丰富的控件功能，如单行输入框、多行框、宏控件、下拉菜单、列表控件、计算控件、复选框、日历控件等，利用这些丰富的控件，可以方便地设计出复杂功能的表单。

4、支持多个表单数据的关联，表单设计支持Sql语句直接从数据库中取数，支持从OA其它模块取数；5、支持表单的导入与导出功能。

同一表单可以被不同的流程使用。

6、表单修改支持数据智能匹配功能，修改表单模板，能最大限度保持数据的统一性。

7、支持图形化工作流设计，设计的工作流程可以任意布局并保存。

开始、结束、中间、选择步骤流程用不同的颜色、图标区分，流程图直观、大方。

8、支持前进、后退、分支、选择、判断、并发、合并、子流程等设计，用户可根据单位的实际需求，灵活设置所需要的工作流，无须专业知识与培训。

9、可以设置条件转入与转出，多个条件之间可以设置"和"、"并"、"与"等关系。

通过合理的条件设置，可以实现复杂工作流程的简单化与智能流转。

10、保密字段设置，即在流程的某步可以设置某些字段内容为不可见，从而保证了数据的安全性。

11、灵活设置每一步的经办权限与可写字段。

可以按部门、角色、人员设置经办权限，可以设置本部门人员、流程发起人、某一步流程经办人等智能选人方式。

可设置每一步的主办人员与会签办理人员。

12、工作流的转交支持内部短信、邮件、手机短信等方式提醒，转交给下一个人后，会在对方桌面上行成待办事项并伴随短信提醒。

13、用户可以直观查询到流程的未接收、办理中、已办结等状态。

14、可以设置流程的委托办理，可以方便查看流程的委托与被委托状态。

可以设置哪些些、哪些流程的委托，并有相应的日志记录。

15、流程的发起、经办人员可以方便进行工作流的查询、统计、汇总、分析，支持以Html、Excel等格式输出统计结果。