秘书工作规范秘书的位置较重要，可以称之为领导的左膀右臂，是本部门的内管家。

日常工作临时性的事情多，综合性强，职能繁杂，所以秘书们应增强对工作的责任感、紧迫感，提高工作的自觉性和主动性，面对新的问题、新的情况时，要勇于思考与探索，才能不断开拓新局面。

在工作中领导、同事或从打交道的这些人身上学习到他们的工作思路、工作方法、工作经验以及工作作风，这对提高自己的组织能力、公关技巧、分析判断能力都有好的帮助，对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇，同时还会获得多个方面的知识和实践经验，可以全面提高自身素质。

下面是秘书人员规范操作：一、接待礼仪1、接待来宾、顾客、客户时，应微笑招呼、起立接待，不得有任何轻视、怠慢及任何不文明、不礼貌的语言、表情和行为。

2、工作时间与来宾、客户交谈必须用普通话（来宾、顾客、客户先使用方言则可用方言）。

3、一般情况下与来宾、客户交谈，需将其礼貌引入接待室，倒茶接待。

4、交接物品，一般双手递送，以“请”字当先，物品尖锐端应面向自己。

送茶水至客人位置前的茶几或桌上后，应略欠身，做“请”的手势。

5、递送或接受名片时，应面带微笑，态度恭敬，接受名片时忌不看一眼即收起来。

6、与来宾、客户洽谈时，应态度坦诚、注意倾听，与对方平等交谈，忌态度傲慢。

7、与客人交谈眼睛要平视对方，不可左顾右盼，上下打量。

8、与客人谈话的声音以对方能听清楚为限。

语调平稳，速度适中，表达简洁清晰。

客人说话时一般不要插话。

谈话内容不能涉及隐私和机密。

9、一般不以“不”字回答顾客，应以积极的态度帮助顾客解决问题。

二、接线礼仪1、电话铃响三声前应予接听，接听电话须用普通话：“您好，通程商业公司”（内线：“您好，××部门”）。

接听过程中不可使用俚语，更不可出现粗言秽语。

2、接听私人电话不能超过3分钟。

3、对方打错电话，如找错公司，应礼貌回复；如找错部门，应主动提供正确的应找部门电话号码或内线号码。

4、通话简明扼要，不得在电话中聊天。

5、需要传唤他人时，应握住话筒下部，避免工作情况等传输出去。

6、如对方找的人不在，应礼貌询问是否需要转告，如得到确认，应代为作好电话记录，并传达给本人。

7、对方未挂电话前，接听者不能先挂电话。

8、确保上司被不必要的电话骚扰。

9、随时预备笔及记录簿，以作好电话留言记录。

10、记录转达留言的要点：⑴应记录好接听日期及时间、被电访的人、对方姓名、电话号码及公司名称、留言内容。

⑵复述以上内容，让对方知道已记下正确的内容。

⑶将留言记录放在被电访人的桌上，使其回来后能及时知道。

11、对于投诉电话，应及时将电话转交有处理权限之人；若无法交即转交，须尽量安抚投诉者，并及时将此信息反馈至主管部门。

三、系统操作1、汉字录入速度80字/分钟以上为达标。

2、熟练并快速使用Office办公软件进行文字和表格处理。

3、每天进入公司信息平台浏览，并及时向上级传递信息平台上反映企业文化的相关信息。

4、熟练使用公司BQQ进行内部沟通。

5、能熟练掌握传真机、复印机、打印机的基本操作及使用方法，以及做好机器的维护保养工作。

6、能掌握最基本、较简单的系统维护工作。

四、工作日志1、按公司要求秘书人员工作日志本属部门档案，不是私人物品，应统一使用32K硬抄本进行记录。

2、提前在自己的日志上也清楚标出自己当日应完成的工作。

3、记录的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可以用不同颜色。

4、记录的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息。

5、记录的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并做好变更的善后工作。

6、在自己的日志上要清楚标出有关活动所做的准备，前逐项予以落实。

7、各项工作完成情况需及时在工作日志上作好标记。

五、文印工作（一）电子文档：1、秘书人员电脑的电子文档应分门别类做好文件夹，并将文档纳入相应的文件夹内，如店办发文、人事管理、已完成工作、待办事项等，需要查找文件时能快速、准确的查找到；2、秘书人员、部门负责人的文件必须做到日清日理。

3、为避免因系统故障而造成文件丢失，所有的文件应存放在C盘以外的盘符，并且应每月将电子文档在信息平台FTP：//192.168.3.15中进行备份，在信息平台中备份文件应注意不要将图片等占内存的文件存入信息平台，否则将影响公司服务器的运行速度。

4、公司秘密关系到公司利益，为保护公司利益，离开办公桌前应将电子文档窗口最小化或关闭。

（二）纸文档：1、办公桌资料应摆放整齐，电脑、打印机、复印机应做到无灰尘。

2、秘书人员、部门负责人的文件必须做到日清日理。

3、各部门发文应建立《文件编号本》，编号本统一采用32K硬抄本，格式如下：4、对于函件应存原件（如函件纸张是热敏纸应复印并用复印伯存档），并有接收单位的签收。

5、传达各部门来文可采用群发电子文档或打印纸文档进行传阅：群发电子文档应同时发信息或电话确认文件是否收到，并在工作日志本上进行文件收到情况记录；纸文档进行传阅时应有传阅人签名和阅读日期记录，传阅后的纸文档应整理存档备查。

6、公司制度文件的电子文档和纸文档应独立建档。

（三）文印工作1、文件、表格、公函在开印前必须仔细与原稿校对，避免打印错误。

2、秘书人员拟制文件后应认真校对后方可送负责人审批。

3、内部文印必须正反两面印刷，有效的利用纸张，尽量节约成本。

4、公司秘密文件的印制需经负责人或主管部门同意。

5、常用的规范表格或印量50份以上的文件应油印，不允许复印。

6、打印、复印、油印的文件、表格、公函等须按照公司规范格式印制并要求字迹清晰，整体版面美观。

（四）日常文印工作及标准1、复印机、传真机、油印机、打印机、电脑的基本保养工作：⑴机器表面清洁无灰尘、及时更换打印机色带；⑵定期检查机器的性能，如机器不能正常运转，应在最短的时间内通知维修人员。

2、收发传真：⑴及时将传真件送至收件人，或通知收件人（收件人不详的传真稿，予以妥善保管一日），并做好登记工作；⑵按经办人要求准确无误的发送传真；六、文件（信息）收、发工作（一）收文1、公司内部通过BQQ、传真、直接电话联系、信息平台等形式进行部门之间的文件或信息传递。

2、秘书人员在收到文件或信息后应在第一时间向发文（发信息）部门反馈收到情况，并及时地准确地进行部门内部的文件（信息）传达。

3、秘书人员应仔细阅读收到的文件或BQQ信息，对于文件或BQQ信息中要求本部门完成的工作任务应及时跟进部门相关人员准时完成。

4、秘书人员在进行文件（信息）传达时应注意确认被传达人已收到或注意保留传达到位的凭证，如被传达人在传达的文件上签字确认，在工作日志本上记录信息传达的到位情况等。

5、秘书人员应将收到的文件（包括电子文档和纸文档）进行存档备查。

（二）发文1、各部门需建立《部门发文登记本》，登记本统一采用32K硬抄本，登记本格式如下：2、部门内发文由本部门秘书拟制，部门负责人审核批准，部门秘书发文，通过BQQ发文后应确认收文部门是否收到。

3、文件标题（纸文档及电子文档）需体现文件主要内容（例：《关于***的通知》），纸文档及电子文档的标题必须一致，正文标题用黑体二号字，正文用宋体小四号字。

编号：由部门代码（后附表格）和编号组成。

4、各部门或部门内部文件流传必须进行登记备查，故需建立《文件流传登记本》，登记本统一使用32K硬抄本，然后用铅笔划出相对应的竖条，登记本格式如下：5、发文部门必须存留纸文档及电子文档，并定期做好清理。

纸文档每周一小清，将部门传阅后签字确认的文件分门别类的用文件袋装好；每月一大清，将每周清理的文件汇总，并将文件内容做成电子目录，同文件一起用资料盒装好；每年一次装订成册上交总办存档。

电子文档也必须专门设文件夹存档，每年刻成光碟与纸文档、发文登记本一并上交总办。

七、印鉴管理工作1、各部门需建立《印章登记本》，登记本统一使用32K硬抄本。

登记本包括印章目录、印章统计负责人确认、印鉴登记。

A印章登记本目录格式如下：注：目录做完后预留几页以便以后印章增加时使用。

B统计部门共计执章数，部门负责人签字确认。

C印章登记本印章登记示范如下：2、文件需要用印时，应先填写《用印申请单》。

3、《用印申请单》应附在文件首页与该文件复印件一同存档。

4、各部门（门店）负责人需与总办签定一式三份的《印章使用承诺书》（总办存档一份、部门存档一份、本人保留一份），如果负责人调离本岗位，应办理交接手续并在本部门印章登记本上进签字确认，接交人需重新与总办签定《印章使用承诺书》。

八、档案整理工作年度存档文件依下列方式整理：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订文件均应对准左上角理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，须整补、裁切、折叠，使其整齐划一。

4、档文件装订前必须做好目录及编好页码。

九、会务安排1、咨询主持人有关会议主题并做会服。

（如有需要）2、预备会议场地。

3、发会议通知，并落实到位。

4、安排就位，放上名牌（如需要）。

5、派发纸文具（如需要）。

6、安排开水及水杯、烟灰缸及纸巾（如需要）。

7、所有会议（除每日例会外）须至少提前36小时由会议主持人（或会议主持单位）通知出席人。

8、各类会议均须做好会议记录。

十、内勤工作1、每天提早前10分钟到办公室，负责清理、督促办公区域卫生，给部门负责人泡茶、清理办公室，创造、保持良好工作氛围。

2、每天将报刊分类整理。

十一、秘书人员时间管理详见PPT文件《时间管理》十二、内刊投稿工作1、收集稿件并撰写内刊稿件，及对公司大事件进行组织学习或宣传。

2、主动协助通迅站做好投稿和发报等工作。

十三、保密工作1、公司秘密关系到公司利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

2、暂时离开办公地点，需将文件背面朝上；如长时间离开办公室，需将桌面整理好，不允许留有文件置于桌面。

3、保密文件：⑴公司重大决策中的秘密事项；⑵公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；⑶公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；⑷公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；⑸公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；⑹公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；⑺其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

4、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

公司秘密的确定：⑴公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；⑵公司的规则、财务报表、统计资料、重要会议纪录、公司经营情况及管理文本为机密级；⑶公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。