1.目的本标准规定了公司全方位规范化科学管理，提高办公效率，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化。
2.范围本制度适用于XXXXXXX有限公司范围内的纸质文件管理，文件处理中涉及电子文件的管理制度另行规定。
3.职责3.1.安全保障部职责：安全生产、职业健康有关的安全生产法律法规、标准规范及其他有关文件、资料的归口单位；安全生产法律法规和标准规范的贯彻执行。
3.2.其它各部门职责：在其分管范围内贯彻宣传、执行。
4.定义4.1.文件：是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。
4.2.标准：是为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。
4.3.档案国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
5.内容5.1.文件的概述5.1.1.所指的文件，包括各种规定、来往文件、信件、调查书、报告、契约、凭证类文件、决议、议案、会议纪要、诉讼文书、统计表、年报及传票等一切业务用文件。
5.1.2.公司公文是传达方针、发布规定、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，各级部门必须认真做好公文管理工作。
5.1.3.文件处理必须做到准确、及时、简便。
行政公文由综合管理部统一收发、分发、传阅、用印、立卷、归档；党委文件由人力资源部归口处理；工会、团委的文件由工会、团委归口处理。
5.1.4.文件管理工作必须严格执行保密制度，确保公司的机密。
5.2.文件的传阅5.2.1.文件的传阅就是组织两人以上轮流看同一份文件。
文件传阅是企业领导班子管理企业不可缺少的一种方式。
5.2.2.传阅文件的种类。
包括上级政策性文件、企业外部来文、企业的决策方案、企业的发文、企业收集的经济信息以及其它需要领导传阅的文件。
5.2.3.传阅文件的登记。
对传阅文件的登记是保证文件安全，加快文件运转，防止文件丢失和积压的重要措施。
文秘人员对要传阅的文件加订*****公司文件处理单（见附录A），填写完第一、二行内容后，行政文件交执行总经理或综合管理部部长阅批，党委文件交人力资源部部长（党办主任）阅批，再根据拟办意见进行传阅。
5.2.4.传阅文件要按规定的对象进行，不得随意扩大传阅范围，因工作需要，要借阅文件的，须经部门领导确认才可借阅。
5.2.5.建立传阅文件管理责任制。
综合管理部部长分配、指定文秘人员负责行政文件的传阅；人力资源部部长指定党委文件的传阅人员。
负责传阅文件的文秘人员对文件传阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向并及时催阅，传阅人阅完后退回文秘人员，由文秘人员交给下一个传阅人，这样就可以由综合管理部（或人力资源部）调整阅文次序，并且防止文件的积压（甚至丢失）。
5.2.6.文件传阅应遵循两点原则：一、*****公司外部来文，包括上级主管部门或不互相隶属的单位来文，先由总经理阅示，再经*****领导班子传阅；二、*****内部来文，包括*****公司各部门及下属各单位的来文，*****其他领导班子成员先传阅，最后交总经理阅示。
5.2.7.紧急文件如遇特殊情况，则可按非正常程序办理。
如遇紧急会议通知，可将文件的复印件交给具体职能部门，使其有时间准备会议材料，而文件正本传阅。
5.2.8.如有领导班子成员出差或因其它原因一段时间内不在单位，则文件传阅时可暂时略过，待领导回来后补签。
5.3.企业收文管理：5.3.1.主要指对与本单位经营活动相关的文件、电报、信函、传真、内部刊物等其它文字材料进入企业的程序化管理，包括来文的签收、登记。
5.3.2.来件的签收：来件的签收应注意查看包装、清点件数、验明户址等。
在确认无误后，收件人才可签名收下来件。
5.3.3.来文的登记:5.3.3.1.为便于日后查找和利用。
文秘人员签收来文后，都必须对其进行登记，把来文的内容、来文单位和文件的去向作清楚的记录。
来文的登记是收文过程的基本程序，也是保证文件管理能否顺利进行的重要措施。
5.3.3.2.来文必须登记在专门的收文登记簿（见附录C），一般包括收文日期、来文单位、文件标题、文号、份数，领导批示、承办情况、催办情况等都可归为“处理情况”而列入表中。
5.3.3.3.会议通知的文件，须在文件前加订的文件处理单上盖时效章，并填写有效日期，以引起阅件人的注意和及时办理。
5.3.4.批办:文件经过企业领导阅示后，由领导指定文件的办理部门和内容。
指定办理部门和内容要求注明批示人（通常是企业领导或某方面工作的负责人）姓名。
5.3.5.承办：承办部门收到文件后，应仔细阅读文件，明确所要办理的事情，领会领导的意图，及时着手办理事务。
其它各有关部门应及时协助、提供方便。
5.3.6.催办5.3.6.1.催办指对已指定办理部门的事务加以询问和催促，其目的是为了所需办理事务能及时地办好，以免承办部门因事务繁忙而遗忘或积压拖延，同时还能防止文件办理中的官僚主义，提高办事效率。
催办也是企业领导或部门负责人了解本部门工作情况，保证企业各项业务顺利展开的重要方法。
5.3.6.2.催办主要由负责文件传阅的人员实施，可采用当面催询、电话催询、发催发单等方式进行。
特别紧急、重要的文件，职能部门领导应亲自过问和督促。
5.3.7.办复5.3.7.1.办复是收文处理的最后一道程序，文件承办部门办理完毕后，将在文件处理单（附录A）上注明承办过程、处理情况、存在问题，并写上具体承办人员姓名及日期，然后交文秘部门归档。
5.3.7.2.办复是文件处理过程中的一项关键环节，承办人员必须在办理完毕后及时将文件原件交还文书部门，以避免文秘人员不能及时、准确查找、提供文件。
5.4.发文的管理5.4.1.发文的管理包括文件从拟定、签发、用印发到送出的整个过程。
5.4.2.文件的草拟5.4.2.1.企业领导者在企业的管理过程中，发出文件包括以下几种情况：5.4.2.1.1.向上级主管部门汇报情况或提出请示；5.4.2.1.2.对所属企业或所属其它单位下达指示、规定、通知；5.4.2.1.3.向本企业各部门、职工发出各种通知、公告、简报等；5.4.2.1.4.与其它企业或有关部门等发生业务性来往所需的答复、签约等；5.4.2.1.5.其他需要以书面形式发文的。
5.4.3.拟稿5.4.3.1.文件由文秘人员进行拟稿，也可由具体业务部门拟稿，要求领会领导的意图和发文要求，选择一定的文种，在领导的指导和主持下进行起草工作。
几个部门联合发文的，可由发文部门共同起草。
5.4.4.公文主要种类5.4.4.1.决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
5.4.4.2.通告：公布应当普遍遵守周知的事项，用“通告”。
5.4.4.3.通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。
5.4.4.4.通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。
5.4.4.5.报告：向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。
5.4.4.6.请示：向上级部门请求指示，批准，用“请示”。
5.4.4.7.批复：答复下级机关请示事项，用“批复”。
5.4.4.8.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行者，用“会议纪要”。
5.4.4.9.工作计划：进行本年、季、月、周工作安排用“工作计划”。
5.4.4.10.函：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等用“函”。
5.4.4.11.规定：对特定范围内的工作和事务制定带有约束性的措施，用“规定”。
5.4.5.公文的格式：5.4.5.1.公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关，附注等部分组成。
5.4.5.1.1.公文标题：应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类，除批转规章制度外，一般不加书名号。
5.4.5.1.2.发文字号：包括机关代字、年号、顺序号，如几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。
5.4.5.1.3.公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
5.4.5.1.4.紧急公文分别标明“特急”、“急件”。
秘密公文分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
5.4.5.1.5.主送机关是指公文的受理机关，抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，上述机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。
5.4.5.1.6.公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。
5.4.5.1.7.发文部门应写全称，几个部门联合发文的，应将主办部门排列在前。
5.4.5.1.8.公文文字从左至右横写，横排。
公文一律左侧装订。
5.4.5.1.9.公文用纸，一般用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）；也可采用16K型（长260毫米、宽184毫米）。
需张贴的公文，其用纸大小根据实际需要确定。
5.4.5.2.草拟公文必须符合下列要求：5.4.5.2.1.要符合公司的规章制度及有关规定。
5.4.5.2.2.情况要具体，观点要明确，内容要全面，表达要规范，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要简短。
5.4.5.2.3.人名、地名、数字、引文要准确。
时间应当写具体的年、月、日。
引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。
5.4.5.2.4.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
5.4.5.2.5.草拟和签批公文，应使用碳素墨水钢笔或签字笔。
5.4.5.2.6.符合国家的法律、法规及其他规定。
5.4.6.核稿5.4.6.1.拟稿人拟好文件后，订上发文稿纸（见附录B），填写文件标题、附件名称（如需附件）、主送机关、抄送机关以及份数（需用份数加上存档两份）等。
然后交核稿人进行校核（也可直接交部门领导人核稿）。
5.4.7.呈批和签发以公司名义对外发出的公文，拟稿人草拟完毕后订上发文稿纸（见附录B）填写文件标题、附件（如需附件的）、主送机关、抄送机关以及共印几份（需要发送件数加上两份存档）等内容。
行政文件经核稿人审核无误后交综合管理部文秘科传阅，经*****领导班子会签后由总经理签发；党委文件由人力资源部相关人员传阅，经党委成员会签后，由党委书记或副书记签发。
5.4.8.注发文稿经签发后，正式文件已形成，即进入注发阶段（批注发文）。
文件注发由文秘人员登记，填写发文登记簿（见附录D），主要有发文日期、文件标题、发文字号、份数、附件、主送机关、抄送机关等等。