.目录.目录0 .第一部分工作目标和范围2 1.1建设目标 2 1.2项目目标 2 1.3项目实施的功能模块 2 .第二部分实施流程介绍3 2.1项目咨询阶段 3 2.2项目准备阶段 3 2.3项目建设阶段 3 2.4项目交付阶段 4 2.5运行支持阶段 4 .第三部分项目实施计划5 . 3.1项目实施流程5 3.2项目实施主计划 5 3.2.1实施进度表 5 第四部分项目组织结构10 4.1概述10 4.2项目组织10 4.2.1项目组织结构10 4.2.2XXXOA项目组织成员11 4.2.3项目实施方成员介绍11 表4.2项目实施方成员介绍11 4.2.4组织间的协调11 4.3项目成员角色和职责11 4.3.1XXX项目组11 4.3.2XXX有限公司项目组14 .第五部分项目计划和主要工作内容16 5.1准备阶段---主要工作和预期成果16 5.1.1项目成员主要工作16协同OA项目实施方案书5.1.2预期成果16 5.2项目建设阶段---主要工作和预期成果16 5.2.1项目成员主要工作16 5.2.2预期成果16 5.3项目交付阶段---主要工作和预期成果17 5.3.1项目成员主要工作17 5.3.2预期成果17 5.4运行支持阶段---主要工作和预期成果17 5.4.1项目成员主要工作17 5.4.2预期成果17 .第六部分项目管理规范和过程186.1沟通方式18 6.2项目会议安排18 6.3项目状态定期报告18 .第七部分项目实施关键成功因素19 .第八部分项目验收内容和产品功能验收标准20 8.1项目验收里程碑20 8.2产品功能验收标准20 8.2.1系统管理20 8.2.2协同工作20 8.2.3公文管理21 8.2.4文档管理21 8.2.5公共信息22 8.2.6日程/计划/会议22 8.2.7常用工具及个人设置22.第一部分工作目标和范围1.1建设目标通过在XXX实施XXX系统,提供协同工作、表单管理、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。
使单位日常协作、公文传送等信息在各部门、分厂、办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理,从而全面提高XXX的办公效率和管理应用水平。
1.2项目目标1.实现单位管理逐步转变到无纸化办公。
通过XXX系统建立单位内部的OA办公自动化信息通讯平台,便于单位内部协同工作与沟通交流。
2.规范单位管理行为。
通过XXX系统的信息流程约束,规范管理过程,追求理想管理结果。
实现管理规范化,流程制度化。
3.提高效率、节约开支。
通过XXX系统的实施应用,促进使用者的办公效率提高,人员沟通实时快捷,任务传递高效清晰,及时了解任务、工作的进度。
节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用,达到开源节支,增产增效的目的。
1.3项目实施的功能模块本项目实施的主要功能模块如下所示:. 第二部分 实施流程介绍如图2.1所示:2.1项目咨询阶段项目咨询阶段的目的是:对现有业务和IT 现状进行调查和初步诊断,明确咨询与实施的目标与范围,根据现状制定具体的行动方案。
2.2项目准备阶段项目准备阶段的目的是:确定合适的项目经理;建立双方的项目组织,建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制,并在项目组织内部,对于项目的远景达成共识;对客户业务运作流程进行调研,确定包含实施主计划的工作任务书;召开项目启动会,使客户的高层以至全体员工,对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识,同心协力,推进项目实施。
2.3项目建设阶段项目建设阶段的目的是:对客户实施范围内的业务进行深入全面的分析,澄清客户的图2.1 自北京科技公司OA 实施流程1. 调查分析2. 制定项目实施建议书3. 项目组建设4. 业务调研5. 制定工作任务书6. 培训准备7.项目启动会8. 系统安装测试 9. 项目组培训10. 业务分析与设计 11. 系统配置与测试 12. 制作客户化操作手册13. 最终用户培训 14. 系统权限设计分配15. 辅助建立客户内部支持体系16. 现场支持 17. 远程支持需求,并结合产品拟定应用方案。
建立一套系统运行的良好制度。
2.4项目交付阶段项目交付阶段的目的是:建立一个良好的软件使用规范、完成大量用户的操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行的转换。
2.5运行支持阶段运行支持阶段的目的是:系统上线后的运行支持,对出现的问题进行分类并快速解决,项目总结和验收、项目交接和顾问撤离后的维护。
.第三部分项目实施计划. 3.1项目实施流程项目实施流程图用图形化的方式表述了整个项目的进展。
如下图所示:其具体的步骤请见实施主计划。
3.2项目实施主计划项目实施主计划详细的描述了项目的进程,并明确了资源配置和项目各阶段应该完成的内容。
项目共有五个里程碑:项目组成立,系统安装,系统上线,用户培训,项目验收。
3.2.1实施进度表实施计划进度简表项目项目准备需求调研项目启动会产品安装及项目组培训用户培训试运行及考试辅助运行项目验收项目准备7天需求调研5天项目启动会1天备注:以上时间可根据具体实际情况再作调整!XXX协同OA系统实施计划讨论表1、以上工作计划,为预计工作日安排,具体时间会根据OA实施进度略微调整;2、培训安排:培训环境:容纳100人左右教室,备有高清晰度投影仪,不出噪音的扬声器;培训教室需要可为用户提供操作的电脑,电脑要求安装IE6.0,取消广告拦截功能;培训和考核时间需要预先确定,避免培训和考核时间拖延。
第四部分 项目组织结构4.1概述XXXOA 软件实施项目将由XXX 有限公司和XXX 共同合作完成。
在这一部分,将定义各方参加项目的主要办公自动化及其职责、项目组织结构和人员配备要求等基本情况。
4.2项目组织4.2.1项目组织结构整个项目的组织机构如图4.1所示。
XXXOA 项目实施小组配备人员:项目总监1人、项目经理1人,IT 人员1人,办公自动化管理业务2-3人,OA 办公管理业务2-3人。
XXX 有限公司实施小组配备的角色:项目总监1人、项目经理1人,技术顾问,实施经理1人,实施工程师2人,支持顾问1人。
项目组织机构图项目领 导小组项目实 施小组4.2.2XXXOA项目组织成员表4.1XXXOA项目组成员4.2.3项目实施方成员介绍表4.2项目实施方成员介绍4.2.4组织间的协调XXX有限公司项目经理负责制定整体项目计划及明确各方的责任。
各方的项目经理负责明确各自内部的人员分工。
任何重大的事宜及项目任务的变更需经各方项目经理的协商并达成一致意见方可实施。
4.3项目成员角色和职责4.3.1XXX项目组领导小组:由XXX决策人员和相关业务高级管理人员组成的项目领导小组,领导小组组长由担任,领导小组成员组成。
领导小组的职责主要有:➢对项目工作小组提供承诺、支持、指导;➢为项目的实施提供人力、财力、场地等的大力支持;➢负责实施项目形成的管理制度、规程的审批。
➢决定对与项目相关部门及责任人的奖惩。
➢解决项目工作小组无法解决的重大问题(或扩大化问题);➢按照项目实施的成果组织实施项目的进行和新的业务流程规划;➢决定办公自动化管理软件项目整体策略,把握总体方向;➢审定项目各项方案和项目实施目标。
➢检查考核项目组织实施工作。
审批和保证项目投资落实,确保项目实施按计划进行。
➢督促各部门与项目组、项目组与技术支持单位的工作协调。
➢在每个重要阶段关键点,负责项目组验收和监督系统切换运行。
组织项目阶段实施鉴定。
听取实施小组、XXX有限公司的工作汇报,提出指导性意见,解决重大问题,并决定下一阶段工作重点和行动计划;➢对项目经理和实施小组给予适当的授权;➢签收项目实施中交付的各种交付件资料。
时间要求:4-8小时的项目参与时间。
项目经理:指派一名专职项目经理参加到项目组中与XXX有限公司项目经理共同工作,作为XXX有限公司和XXX之间的联系渠道,解决有关业务部门等方面的问题。
被指派到项目中参与的OA实施和调研员工必须成为项目组的一部分。
项目经理职责主要有:➢保证能够在整个项目实施期间能够专职地在项目组中工作;➢与XXX有限公司项目经理及相关人员一起检查工作说明书及附件;➢根据要求,定期向XXXOA项目领导通报项目的进展,并在必要时寻求支持和干预;➢指派和管理参加项目组的XXX员工;➢组织安排适当的高级管理人员、内部用户、信息技术人员接受访谈,参加研讨会、工作会议;➢及时解答XXX有限公司的实施咨询并提供所索取的信息,文档资料;➢与XXX有限公司项目经理协调处理任何由XXX提出的对项目计划、进度或程序的更改;➢与XXX有限公司项目经理一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能偏差;➢根据变更程序协助处理变更申请;➢进行授权范围内的决策;➢与XXX有限公司项目经理及相关人员一起决定项目实施策略和方案。
时间要求:专职。
对项目经理的要求:➢有很强的项目管理和组织技能;➢熟悉XXX整体业务流程;➢熟练使用计算机常用办公软件;➢深刻理解本项目目标,范围、标准,最好有相关项目经验;➢很强的分析技能等。
办公自动化管理软件项目实施小组:为了更好的使XXX办公自动化管理软件项目的实施项目的执行,要求由相关办公自动化管理人员,组成项目实施小组,在项目经理的领导和管理下,与XXX有限公司项目组一起实施办公自动化管理软件项目。
项目实施小组办公自动化业务成员主要职责:➢根据实施顾问的要求提供详细的需求和信息➢收集和确认现有业务流程➢随同XXX有限公司顾问对XXX目前现状和将来发展进行评估➢协助进行业务流程的调研➢掌握XXX有限公司顾问进行培训的知识和技能➢进行各种业务数据整理(包括测试数据、正式运行数据)➢对办公自动化管理软件项目进行应用测试等➢和XXX有限公司顾问一同进行业务流程设计和重整工作➢和工作组成员审核项目交付件主要技能要求:➢必须深刻了解公司的办公自动化业务流程和需求➢很强的分析能力,熟悉常用的一些分析方法➢良好的计算机操作能力(OFFICE、WINDOWS等)➢沟通能力强项目实施小组IT人员主要职责:➢根据IT顾问的要求提供详细的IT需求和信息➢参与OA软件IT配置工作主要技能要求:➢熟悉公司办公自动化管理部门的IT状况➢具备系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力➢良好的分析和沟通能力➢熟悉Windows 2000 Server等操作系统、office等办公软件4.3.2XXX有限公司项目组项目经理主要职责:➢做好项目管理工作,控制项目目标与范围,控制项目风险,控制客户期望值,保证项目质量和进度。
➢监督完成对实施项目的前期调研、需求确认;➢组织项目小组成员制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划。