人口计生委收发文管理制度
(2012年3月制定)
为规范委机关收发文工作，简化办事程序，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定，结合委机关实际，特制定本制度。

一、收文管理
（一）收文归口
凡主送本委的公文，包括邮寄公文、通过党政网传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交办公室统一登记、编号、分发。

办公室做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，一个工作日内办结。

其它因特殊原因签收的文件，应及时送回委机关办公室完成收文手续。

办公室指定专人负责电子公文和邮件的接收发送工作、电子政务办公系统的用户名、用户密码的保管工作和相关设备的维护工作。

每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。

（二）收文办理
1、收文签收、登记。

收文后委机关办公室立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后再填写“收文、电阅笺”，分发签阅。

2、办理程序。

（1）一般业务性文件的办理程序：○1收文签收→○2收文登记→○3办公室主任根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅科室→○4主要领导批示，根据文件内容由委领导传阅或由指定分管领导提
意办理→○5分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务科室承办→○6业务科室承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理→○7文件办理完毕后填写办理结果→○8交委机关办公室归档→○9规定期限办理和回复的，办公室需单独登记，并定期催办。

（2）急办公文由办公室随时向委主要领导请示后交有关业务科室立即办理。

所有由办公室负责的会议通知，必须做好通知记录。

3、文件传阅及办理时限。

一般情况下，每位委领导批阅文件不超过半天，每个科室传阅文件不超过1天（公文审阅后请及时通知办公室取回），办理文件一般不超过3天。

凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办复；紧急公文，应随到随办。

需两个或两个以上业务科室承办的公文，主办科室应及时与协办科室联系。

对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办科室应及时请示分管副主任并告知来文单位，讲明原因，取得谅解。

4、公文催办与检查。

委机关办公室应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。

各承办业务科室要密切配合，按时完成交办事项。

5、公文安全与保密。

公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。

委机关办公室要跟踪好公文的传递，严防文件失密与丢失。

二、发文管理
（一）发文归口
凡以委机关名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。

具体工作由办公室和发文科室共同完成。

专业性文件由相关业务科室负责拟稿；综合
性文件由办公室负责拟稿。

（二）行文程序
○1业务科室拟稿→○2到办公室领取《拟文稿纸》，填写拟稿人、科室、标题、主送→○3业务科室负责人初审核稿→○4办公室主任复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→○5业务科室分管领导审阅→○6主要领导签发→○7办公室编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记→○8业务科室对发文进行校对、印制→○9办公室加盖印章→○10业务科室封发→○11办公室归档。

（三）行文规则
1、行文书写规定。

公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。

2、行文核稿规定。

以委机关名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、代市委或市政府起草的文件、委领导交办的其它公文材料等均需核稿，核稿分为初审核稿和复审核稿。

初审核稿主要由业务科室负责人对行文的政策性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。

复审核稿主要由办公室对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核。

对不符合要求的文稿，复审时有权退回发文业务科室修改或重新拟稿。

3、行文签发规定。

委机关的文件由分管领导把关报主要领导同意方可签发，对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。

需与其他单位会签的文
件，报主要领导同意，由拟文科室送外单位会签；外单位草拟的公文需由我委会签的，视同我委拟稿，按我委公文制发程序办理。

4、公文缮印及用印规定。

本着节能减排的原则确定公文印制数量公文缮印必须核对好格式和数量、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方，对版面歪斜的公文视为不合格品，不得发放。

公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辨。

对不符合要求的文件、外单位主办的联合行文但未经委机关有关业务科室与原稿核对无误的文件不得盖印。

5、行文归档规定。

所有发文均应归档，归档文件份数为三份。