物资(含机器设备)采购合同的签订及管理办法
、目的:建立物资(含机器设备)采购合同的签订及管理办法,使采购物资(含机器设备)时所签的合同规X化,妥善保管。
二、适用X围:适用于我公司所有物资(含机器设备)的购置使用的管理。
三、责任者:供应部经理、采购员、工程部经理、科技质量副总经理。
四、物资(含机器设备)采购合同签订及管理办法:
1、签订物资(含机器设备)采购合同依据:
a.国家法定标准、法规、规定;
b.企业内控标准;
c.《合同法》。
2、凡是签订合同,都要符合《合同法》的有关规定。合同的内容应包括物资(机器设备)的名称、品种、规格、质量和技术标准、数量及计量单位、价格、包装形式、交货方式、运输方式、到货地点、交货期、验收办法、结算方法等。
3、对行业管理和企业有特殊要求的,在签订合同时一定要列入合同条款,如:
a.标签、说明书、合格证等供货方交货数一定准确,不得有多有少;
b.印有文字内容的内包材料、标签、说明书、合格证等供货方在
生产出现的废品要及时销毁,不得到处乱丢,否则所发生的总是由供货方负责。
4、对所签合同的管理:
4.1 各类合同由所在部门负责人指定专人收集,装订成册统一保管;
4.2 合同管理人员应掌握合同执行情况,对快到期的合同而供货方尚未执行或未完全执行的,应及时用信函、电文(均要留底)进行催办,必要时派人催办;
4.3 已完全执行了的合同,经财务认可后可销毁。但机器设备合同除外,即是执行完,也应和机器设备档案一起归档。