2.2、以公司名义发文由总经理签发加盖公司章：对各级政府部、会、委、局、署以及所属一级、二级机构行文。
2.3、以部门或分公司名义发文由部门主管或分公司总经理签发盖部门或分公司章，部门对外行文除盖部门章还应加盖公司章：在总公司对部门及分公司核决权限或授权范围内对下属部门、客户、供应商或相关部门行文。
2.4、公司各部门原则上不允许单独对外进行公文联络。
1、为实现无纸化办公，公司草稿的审核一般以电子文档的形式上传审核。文件审核批准发放以签发为准。
2、审核、签发权限：
2.1、以公司名义发文的由发文单位主管或行政主管审核，总经理签发
2.2、以子公司名义发文的，由子公司发文部门主管审核，子公司总经理签发，涉及子公司重大事项或子公司把握不准的发文，上报总部总经理核签。
1、行政负责人对重要、有密级、紧急字样的文件及时阅办，避免文件积压、误事。
2、根据文件内容，性质涉及部门，附上《来文传阅处理单》送总经理或相关部门办理。
3、行政负责人应对《文件传阅处理单》进行跟催。
重要文件注意时效性。
1、《来文传阅处理单》是处理重要文件时使用，传阅领导应当天传阅完并签署批办意见，特殊情况不得超过2天。
2.1重要的会议（股东会、董事会、年度、半年度会议等）资料：会议的通知、会议报告、会议决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等；
2.2 管理公司内部上报下发的各种通知、公告、决定、计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录及工作简报；
2.3公司投资发展项目资料包含营运前，营运后资料，营运后资料即子公司正常经营资料按公司各项经营档案管理要求进行。营运前资料应包含以下几点，由项目运营负责人或档案专管员对前期各类项目资料进行保管和收集，按项目建设顺序逐步转移到总公司档案室：
2.5、以公司名义发文转发各部门及子公司知悉或执行的文件由总经理签发加盖公司章。如规章制度、任命文件、奖状等。
2.6、各部门及子公司对上级部门申请、请示、报告等行文加盖分公司章或部门章。
2.7、各平行部门公司内业务联系的，盖部门章，如新员工报到单、考核鉴定单等。
未经签发的文件不得用印
一般2、对逾期未办理的部门，行政负责人应负责催办，并在跟踪表上注明原因及最终办理时间。
3、来文办理涉及发文拟稿的按发文流程要求进行。
1、文员在每月5号前应整理好上月收文程序中涉及的文件及各类表单。填写好《文件归档移交清单》。
2、行政负责人根据移交清单审查确认签字后，由文员交档案管理人员签字确认，办理好入档手续。
2、批办意见应明确承办单位、责任人负责办理。
3、对需要学习的文件下发各单位部门组织学习。
4、对需要起草的文件的交有关部门起草。
5、对需要批复的文件提出批复意见。
6、对需要执行的文件明确责任部门，人员办理。
批办需明确责任部门、责任人。
1、行政负责人根据拟办意见对各承办单位处理情况进行跟催。填写《文件批办跟踪表》备查。
3、文员对来文进行登记。
4、密件、急件在第一时间内要送交上指定收件人或上级部门处理。
5、一般性文件、私人文件登记后转发各部门及个人。
6、外来文件分送到各部门时，各部门接收人应在《来件分发确认单》上签字确认接收。
对有密件、急件字样的文件，第一注意时效性，及时上报；第二注意保密性，密件文件只有行政负责人及总经理有权拆封。
2、行政负责人根据移交清单审查确认签字后，由文员交档案管理人员签字确认，办理好入档手续。
3、涉及密级发文入档的由行政负责人整理交总经理审核确认直接与档案管理人员交接办理入档手续。。
资料需齐全，无遗漏，无破损，按时完成移档工作。
档 案 管 理
档案分类
档案分类
1、政府机构及上级集团重要的函、电、来文；
2、通用文书类：
2.3、以部门名义发文的，不涉及重要决定的由部门负责人审核
电子文件发送审核应注意发送后当面通知确认接收。
发送后还应提醒领导及时批复。
1、经审核的定稿，交由办公室进行打印。
2、对正式文件办公室根据公司文件编号规则和顺序进行字号编辑。
3、打印忠实于原稿，打印人员不得随意更改草稿。
4、打印后，打印人员自行校对后交撰稿人校对再交行政负责人校对确认。
1、正式发文时，发送人及接收人均应在《发文登记签收表》
上签字确认接收。电子文档形式发送的也应加填《发文登记签收表》，注明发送方式、发送时间，电话确认接收时间等信息。重要正式文件（有文字号）下发本辖区内的应在3天内补签签收表。子公司签收表应每月随快递一并发回，格式按《收文登记签收表》。
2、为实现无纸化办公，公司内部发布的公告、通知、新制度颁布、会议纪要、财务报表、工作计划等仅保留一份纸制文档作为归档文件。发送各部门的以传阅单形式传阅或以电子文件形式进行发送。发送后应及时跟踪接收人是否接收到文件，将确认结果在《签收表》上记录。
3、涉及密级资料入档的由行政负责人整理交总经理审核确认直接与档案管理人员交接办理入档手续。
资料需齐全，无遗漏，无破损，按时完成移档工作。
发 文 流 程
发文拟稿
草稿审核
文件打印、校对、签发
用印、盖章
发文
文件归档
承办部门或行政部门根据领导写作意图进行拟稿。
拟稿需明确行文目的、对象，时效；以便正确及时行文
5、校对无误后，根据签发权限交总经理或相关部门领导签发。
1、文件经签发打印后，需用印盖章使文件生效。用印范围根据文件的重要程度选择合适的印章。文件以签发为依据盖章，效用等同于《用印申请单》。
2、印章使用权限：
2.1、以公司名义发文由总经理签发盖总经理职章加盖公司章：属政策性或影响公司重大权益的行文。
文控管理流程要求
收文流程
流程
流程要求
注意事项
外来文件到达
签收、登记、分发
行政管理中心审阅
上级及承办部门
审阅、批办
文件催办
文件归档
外来文件到达公司，办公室文员应注意检查封口和包装，对破口、散包或被拆函件应查明或拒收，对误投的信件应当场退还。
1、在文件单上签收，保留签收单。
2、区分私人文件、领导亲启文件、有密件字样的文件及一般性文件。
3、对需要有期限办理执行的文件，行政负责人随文件填写《文件拟办跟踪表》进行跟催，对需要长期执行的规章制度，由行政部门负责监督落实执行情况。
电子文档发送后也应加填《发文登记签收表》，于接收人当面确定接收。
1、文员在每月月初5号前对上个月发文的文档及涉及表单进行整理，汇总，填写《文件归档移交清单》，交行政负责人确认。