一、活动背景
一个学期以来，我院各基层团学组织在学院党委的正确领导下，始终坚持高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，团结带领广大团员青年为推动我校，院共青团及学生工作不断努力，在取得新的发展的同时涌现出了一批工作成绩突出、能力优秀的先进团组织、优秀团干部和优秀团员。
二、活动目的
为表彰先进、树立典型，激励广大团员青年和各级团干部以更加优异的成绩和状态做好我院团学工作，为我院广大学生做好服务，现对过去一年中表现优秀的集体和个人进行表彰，以示鼓励。
三、活动时间
学校影剧院
四、活动地点
2014年5月8日星期四
五、活动主题
青春，自己定义
六、邀请嘉宾以及参加人员
院长、团委总书记、团委书记、学生工作办公室各老师，所有团学干部以班级代表
七、活动流程
1、大合唱《五月花海》
2、院长致辞
3、优秀团支部代表发言（海外服务1301）
4、最美机电杰出青年代表发言（李辉）
5、宣布表彰名单（崔书记）
6、领奖
7、领导总结讲话
8、获奖人员与老师合影留念
八、注意事项
1、大会ppt与主持人以及各发言嘉宾一致
2、维持大会秩序，确保会议有条不紊进行
3、反复确定上交表彰名单，确保没有出错
4、反复确定各部门职责，各行其职，明确工作范围
5、提前邀请各位领导、嘉宾，发放邀请函，确认实到嘉宾人员
6、通知各位团干成员会议重要，务必在会议进行前半小时全部就位
7、邀请嘉宾到场后，全体参加人员起立，鼓掌欢迎
8、由于颁发荣誉数量较多，为避免出现人员混乱的情况，除先进团支部外，
优秀团干及优秀团员以团支部为单位颁发，颁发时为避免出现发放错误的情况，每个荣誉证书只有外壳没有纸质奖状，奖状将在会议结束后以团支部为单位发放
9、颁奖完毕后，各领奖代表和各颁奖领导合影留念
10 、院级先进团支部需在会议前一天做好ppt，交至负责人处备份，并在会
议前一天彩排一次
九、前期准备
1、会前活动宣传，在会议举行前一周开始，让学校同学都了解本次会议的召
开以及本次会议的主题
2、会前邀请函发放，在会议举行前五天设计并制作好邀请函，在会议举行前
三天让每个邀请嘉宾都收到邀请函，并初步估算到会嘉宾人数
3、申请场地，根据邀请领导嘉宾的情况确定好本次会议的召开时间，在会议
举行前三天确定好
4、主持人演讲稿及嘉宾发言准备，着重突出红色事迹，在会议举行前三天确
定好
5、座位安排（邀请嘉宾坐在正前方，各部门部长、副部长坐在左前方，各领
奖代表坐在右前方，各部门干事以部门为单位依次就位），在会议举行前三天准备好
6、确定各奖项颁奖人，在会议举行前一天确定
7、安排好各工作的具体负责人以及工作范围，在会议举行前一周确定 8、会议所需条幅、系旗、电子资料、以及各类装饰物在会议前一天落实到位，
所有电子资料需备份附件交至组织部
十、人员安排
1、会前人员安排
a、会议宣传：宣传部、编辑部负责，主要责任为为本次会议著作pop
宣传海报、宣传板、文字报告等，尽可能让学校同学都了解本次会议的召开 b、会议地点申请：团办负责，主要责任为根据本次会议参加人数，为本次会议申请一个合适的场地以及一个备用场地 c、会场布置：团办负责，主要责任为提前布置
好会场，安排嘉宾座位及各个参加人员的具体座位和会议秩序维护人员一齐引导各位人员就坐 d、主持稿准备：女生部、宣传部负责，主要责任为准备好主持人的
主持稿 e、会议ppt制作：组织部负责，主要责任为会议制作合适的ppt 2、会场人员安排 a、会议秩序维护人员：自律部、维稳部负责，主要责任为入场时，秩序引导人员就位，维持会议期间秩序和会场纪律，会议完毕后，引导人员有秩序退场。
b、主持人：女生部、文艺部负责，主要责任提供优秀男女主持人各
一名，配合院先进团支部代表完成ppt优秀事迹展示，以及整个会议ppt的展示
c、礼仪：女生部负责，主要责任引导邀请嘉宾入场、协助嘉宾颁奖、引导嘉宾及领
奖代表上台进行颁奖仪式 d、会议记录人员：编辑部负责，主要责任记录会议
过程，为颁奖过程摄像，替会后宣传总结做准备 3、会后人员安排 a、会
场后续清理：生活部、团办负责，主要责任清理会场布置，归还会场装饰物 b、奖状发布：组织部负责，主要责任颁发各团支部所有的荣誉 c、会后总结公布：宣传部、编辑部负责，主要责任总结本次会议，制作图文并茂的宣传板和一系列文字报告，公布“五•四”团总支表彰名单十一、会议预算矿泉水
三箱
勤学务实圆融卓越
6 会场装饰物视情况而定校级先进团支部奖状制作费
视情况而定系级先进团支部奖状制作费视情况而定校级优秀团干、团员奖状制作费视情况而定系级优秀团干、团员奖状制作费视情况而定宣传板视情况而定照片制作费视情况而定画笔、画纸视情况而定资料打印费
视情况而定
十二、应急方案
1、出现停电情况，会议推迟，具体时间地点另行通知，会场秩序维持人员引导参加人员秩序退场
2、会场电子用品出现故障，礼仪通知技术人员修理，无法修理则迅速转移至备用会场
3、电子资料无法使用，通知组织部，启用备份附件若出现其他意
外情况，视会场情况再做具体安排。