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公司档案管理培训.pptx


• 三、档案具有第一价值和第二价值
档案的第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值,其 价值主体是档案形成者;第二价值是指档案对社会即除档案形成者 之外的其他利用者所具有的价值,其价值主体是非档案形成者。
档案的存在,对于形成者乃至利用者,都是一个重要资源的 来源。档案记载的是企业长久发展以来形成的所有历史记录,包括 相关的文字记录,数据,图表等比较形态的资料。这些资料都可以 作为历来工作的历史凭证。在企业工作中,很多时候牵涉到需要利 用某份文件或者是某张图片等去协助完成某项具体工作,这时候, 档案的重要价值作用尤为突出。
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4、二级以下类目的划分
• 各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特 点,或按照文件类型,或按照所属专业的有关标 准,或按照文件往来规律进行二级以下类目的划 分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、 科技对象等档案的具体分类,在下属单位根据实 际情况细化
• 二、档案具有现实价值和长远价值
现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。 长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来,在相当长 的时间里能够满足社会各方面的利用者需要的性质。
在企业中,各部门的工作不可缺少的就是与外界的沟通与联 系,因此,文件的交流亦成为了企业对外联系的重要手段之一。各 部门之间或各部门与外单位之间的业务联系绝大部分都依赖于文件 资料的往来,这些往来所产生的文件资料,根据其重要价值与日后 可利用程度等,由档案人员整理归档存放,以作日后备查参考之用。 档案的文件资料伴随着企业成长,并记载了企业发展过程中的所有 点滴。所以说,档案的文件资料不仅成为现实工作的辅助工具,也 是对日后工作的开展具有指导性的意义。
档案的凭证价值是档案不同于或优于其他各种资料的最基本的 特点。档案是确凿的原始材料和历史记录,可以成为查考、研究、 争辩和处理问题的依据,认定法律权利、义务与责任的证据。档案 是事实、知识和经验的记录,它的这种可靠、广泛的可供参考的特 征,构成了档案的又一基本价值.—情报价值。
在日常工作中,档案在企业工作中首先表现出来的就是它的凭 证价值和情报价值。例如,我们有时在实际工作中必须查找某份文 件资料或者某张图片,以此作为依据来了解具体情况,都需要从原 始的档案资料中寻找相关凭证。有的文件资料上面的内容可直接使 用,有的仅作为参考依据。由此可见,档案在我们的工作中突显了 其必不可少的作用——凭证价值和情报价值。
例: “1.1.1”
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5、档号
档号即档案号。 按照国家档案行业的有关规定,档号一般 由分类 号、文件顺序号和相关特征号组合 而成。档案号是归档文件保存单元 的唯一 标识,用以管理和检索库存档案。
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2、常用分类方法
• 职能分类 • 时间分类 • 作者分类 • 专题分类 • 项目分类 • 型号分类 • 区域分类 • 专业分类目体系
类目是档案分类的构成要素,分为类列和类 系两个要素。类列是指在不同分类层次上具 有平行关系的类与类之间所构成的体系,其 逻辑规则是不能互相交叉;类系是指某一大 类从总到分所构成的具有包 含和被包含关系 的类的系统,其逻辑规则是上位类包含下位 类,下位类被上位类所包含。
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企业档案分类方案
公司档案管理培训
•Logo here
办公室 13年11月
•主要内容
• 档案管理工作内容 • 档案管理的方式 • 归档文件整理操作实务
•档案
•是什么
• 档案是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直 接形成的对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。
档案管理
干什么
•合同 •项目资料
•往来票据 •会议记录 •电子文档
同时 建立 索引
•采购合同
•合同
•往来文 件
•招投标资料 •技术资料
•其 它
•档案
•放哪儿
•1.抽屉式直立档案
•容易分类 易于保密 •保护性好 检索简便
•2.开放式横向档案
•整齐划一 •便于取阅 •易于查找 •保密性一般
•3.穿孔式活页夹
档案是一种无形资产
它的无形价值在企业真正需要时则完全 可以体现出来,能为企业的各项工作提 供更好的服务。当档案的原始记录性或 知识信息性能够满足某个方面的社会需 求时就形成了档案的价值。
档案的价值体现在:
价值
具有凭证和情报价值 具有现实价值和长远价值 具有第一价值和第二价值
• 一、档案具有凭证和情报价值
•一类
•二类
•三类
•四类
•类列
•A •B •C •1 •2 •3 •4
•类 系
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3、分类原则
• 遵循文件的来源特性 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系相对稳定性
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4、类号
类号是类目的标识符号,用以表示类目 在分类体系中的位置和排 列顺序。本细 则按照代码制进行类号标识。
在实际工作中,管 理者应该如何做好 档案管理工作,才 能发挥其最大效用, 使企业档案工作更 加规范化、系统化 以及标准化呢?
•档案管理方面的培训放到提高自身 知识水平的日程中去(了解、清楚、 操作、档案存在意义)
•专业的档案管理人员(细心、淡泊、 诚恳)
•公司和部门角度协助做好档案工作 (部门人员配合,不缺失、齐全完整)
•容易保存 •有顺序性
•容易损毁 •保密性差
•4.档案盒
•标准统一 •便于存取 •长期保存 •保护性好
归档文件整理操作实务
档案分类、编号方法 文件归档整理方法 归档范围表的使用说明
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档案分类、编号方法
一、基本概念 1、档案分类
是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互 联系,遵循统一的原则和要求,采用科学、适用 的方法,对归档文件进行分门别类,从而使库藏 的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属 关系和平行关系的库藏系统。
•职能分类方适用于一级类目 的区分; •其他分类方法则适用于二级 以下类目的划分
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3、一级类目的划分
• 公司的档案根据企业活动职能性质划分 为十个大类: 党群工 作档案、行政管理档案、经营管 理档案、人事档案、会计档案、生产 管 理档案、基本建设档案、生产(建设、 业务)技术档案、设备仪器档案、科研 开发档案。
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