公文管理制度1.目的为提高收发文速度和质量，规范收发文秩序，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

2.适用范围本制度适用于公司各类公文的收、发、编号、阅办、流转、归档、销毁等管理工作。

3.公文的定义和分类公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。

如政府部门函、电、来文，外联单位函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料等。

常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

4.职责4.1.公司行政管理部是公司公文处理的归口管理部门，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作，并指导各部门的公文处理工作。

4.2.原则上行政管理部是公司公文的统一接收处。

各部门、各员工因各种途径接收到的外部公文，都应及转交行政管理部编号登记处理，不得私自保留、处理。

5.收文的管理5.1.纸质公文的签收和开启5.1.1.以信件或快递形式寄送的公文，一律由收发室签收发放，收发室签收时应注意检查封口和邮戳。

对于封口和邮票毁坏的函件应查明原因，情况不明应拒绝签收。

5.1.2.收发室工作人员应有效甄别公文或私信。

a.凡注明收件人姓名的一律交收件人本人签收（拆封后，信件内容为公函的及时交部门经理处理）；b.收件人为部门的一律交部门经理签收；c.收件人为公司的一律交行政管理部经理签收；d.无法识别的信函一律交行政管理部签收或确认签收人。

5.1.3.凡来公司公启文件，收件人在签收和拆封时要注意检查封口和邮戳。

对于封口和邮戳毁坏的函件应查明原因，并在签收时备注。

对密件开口一定要查明原因、查清有无泄密并作出相关处理或应对措施。

5.2.网络公函的签收处理5.2.1.针对无纸化、信息化办公的普及，公司根据工作需要开通行政管理部负责人（或公文管理人员）的外部网络使用权限，以方便接收外部公文。

5.2.2.对于接收到的网络公函，公文管理人员收到文件后应及时编号登记（注明发文部门（人）、收件部门（人）、收件日期、转发抄送人、处理要求及结果等），并建立电子档案。

5.2.3.公司领导、各部门员工个人如接收到网络公文，应及时转发行政管理部登记处理。

5.2.4.收件人登记后的网络公函后应根据公文的处理要求及时转发、抄送各职能部门传阅、经办；无明确处理部门的公函由行政管理部经理上报公司领导批示。

5.2.5.各责任人根据网络公函的内容及重要性判别，需要打印处理的及时打印按公文管理要求处理。

5.3.公文的编号保管5.3.1.文件管理人员对外来文件拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

5.3.2.须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政管理部办理正常编号归档、传阅处理手续。

5.3.3.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政管理部进行登记编号保管，不得个人保存。

5.4.公文的阅批与分转5.4.1.凡正式文件均需由行政管理部经理、部门经理根据文件内容和性质阅签后，由文件管理人员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

5.4.2.一般函、电、单据等，由文件管理人员直接分转处理。

如涉及几个单位或部门会办的文件，应同主办单位或部门联系后再分转处理。

5.4.3.为加速文件运转，文件管理人员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次分转，整个文件从接收到分转完成最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

5.5.文件的传阅与催办5.5.1.传阅文件应严格控制传阅范围，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，不得向外泄露文件内容，更不得将文件转借给非相关人员阅看。

5.5.2.阅办人阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回签发部门，阅办人阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。

如有领导“批示”、“拟办意见”，行政管理部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

5.5.3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理文件借阅手续，以防止丢失泄密。

5.5.4.文件阅完后，应及时送交文件管理人员，切忌横传。

5.5.5.文件管理人员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政管理部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时按档案管理规定归档。

5.6.收文管理程序收文→检查→编号→批阅→传阅→归档6.发文的管理6.1.发文的规定6.1.1.全公司上报下发正式公文的权力集中于公司行政管理部。

任何部门和个人不得以公司名义自行对外发布公文。

6.1.2.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，分管领导负责文稿内容的审核。

6.1.3.分管领导审核同意后，行政管理部对是否需要发文、行文格式等进行审核。

6.1.4.行政管理部负责交公司领导批准签发。

6.1.5.经审批的公文，由行政管理部按公文管理要求编号、打印、发文、存档。

6.1.6.网络公函的发文，参照发文管理要求由行政管理部及相关领导审核后签发。

6.2.发文的范围6.2.1.凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等（含网络公函），均属发文范围。

6.2.2.公司下发文件主要用于：6.2.2.1.公布公司规章制度；6.2.2.2.转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；6.2.2.3.公布公司体制及组织机构变动或干部任免事项；6.2.2.4.公布公司性的经营管理、薪酬福利等工作的决定；6.2.2.5.发布有关奖惩决定和通报；6.2.2.6.其他有关公司的重大事项。

6.2.3.公司上行文、外发文主要用于：6.2.3.1.对上级主管单位呈报工作计划、统计报表、请示报告、处理决定等；6.2.3.2.同外联单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

6.2.4.公司日常生产、经营活动，按有关制度和流程办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

6.2.5.各业务部门召开专题会议所作的决定，可以用《工作简讯》发会议纪要，一般不用发文。

6.2.6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

7.文件办理注意事项7.1.起草公文要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定，力求内容确实、观点明确、用词简练、标点正确。

7.2.红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

7.3.“报告”和“请示”要严格区分。

凡向政府相关部门报送的文件，只主报一个上收机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。

请示的事项，应“一文一事”，明确提出自己的建议和意见，对某些意见不一致的问题，应如实反映，便于上级机关审定。

7.4.精简文件，提高办文质量和效率，要严格控制发文范围和发文数量，可发可不发的文件，坚决不发；能用电话或当面商谈解决的问题，不要行文；该发的文件，应尽量事先商定，取得一致意见，加快办文速度。

8.文档规范所有文件必须按标准格式发布并建立文件索引号，便于管理和查找。

此索引号应包括：公司代码、部门代码、年度流水号等。

8.1.规章制度类文档规范8.1.1.纸型：A4；页边距：上下：2.54厘米，左右：1.91厘米；页眉距边界1.5厘米，页脚距边界1厘米。

中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman。

8.1.2.页眉标准格式如下（略）：8.1.3.页脚标准格式如下（略）：8.1.4.规章制度类文档需要使用如下标准文头8.1.5.标题：文档标题用三号，黑体，居中；一级标题用四号宋体，加粗；二级标题小四号宋体，加粗；8.1.6.正文：小四号，宋体，不加粗；段前段后O行；行距为1.5倍行距。

8.1.7.序号：文件内容层级使用“项目符号和编号”规则自动编号。

第一级标题示例为“1.”，第二级标题示例为“1.1.”，第三级标题示例为“1.1.1.”，第四级标题示例为“1.1.1.1.”，类推。

为减少层级编号，第五级内容可以参照以下标准编号：a.如该级内容存在先后秩序、流程关系等，则采用编号1）、 2）、3）……b.如该级内容只是简单罗列、无内在逻辑关系及先后秩序，则采用编号a. b.c.d. ……8.1.8.缩进：没有编号段落首行缩进2字符，有编号段落悬挂缩进2字符，不设其它格式。

8.1.9.标点符号：标点符号一律使用全角符号。

8.1.10.制表位：文中一律不使用制表位。

8.2.通知、决定、公告类文档规范8.2.1.纸型：A4；页边距：上下：2.54厘米，左右：1.91厘米；页眉距边界1.5厘米，页脚距边界1厘米。

中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman。

8.2.2.页眉标准格式如下：8.2.3.页脚标准格式如下：8.2.4.标题：文档标题用三号，黑体，居中；一级、二级标题用小四号宋体，加粗；8.2.5.正文：小四号，宋体，不加粗；段前段后O行；行距为1.5倍行距。

8.2.6.序号：文件内容层级使用“项目符号和编号”规则自动编号。

第一级标题示例为“一、”，第二级标题示例为“1.”，第三级标题示例为“1.1.”，类推。

8.2.7.缩进：段落首行缩进2字符，不设其它格式。

8.2.8.标点符号：标点符号一律使用全角符号。

8.2.9.制表位：文中一律不使用制表位。

8.2.10.详见附件1《公文管理制度范本》。

8.3. 电子邮件发布规范（略））发送电子邮件必须使用如下统一规范的签名格式（只允许修改个人姓名、电话等信息）： 8.4. 文件编号方式8.4.1. 公司代码（略）） 8.4.2. 部门代码（略）：因不同公司有不同的部门编制，请各公司参考自行编制部门代码。

9. 附则9.1. 本规定由行政管理部负责制订并解释，报公司领导审核批准，自公布之日起施行，修改亦同。

9.2. 本办法施行后，既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。

10. 相关文件附件1 《公文管理制度范本》 流程1 上行及外发文件审批签发流程 流程2 下行文件审批签发流程11. 相关记录11.1. 发文审批单 11.2. 收发公文登记簿年月流水号，流水号指本年度顺序号部门代码 公司代码附件1：《公文管理制度范本》关于*******的规定/通知/……（标题自拟，格式：黑体，3号，段前断后各1行，加粗，居中，1.5倍行距）文号：——（文号格式：标题下一行，1.5倍行距，由各公司行政管理部编号）正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。