内部审计中心文件编号 版本编号内部审计档案管理办法页码 执行日期内部审计档案管理办法I/IAC/ABF/2008/003 第 A/0 版第1页，共7页 2008 年 07 月 23 日为了规范审计档案工作，保证审计档案的质量，发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国审计法》、《内部审计准则》和公司档案管理制度，制定本办法。

一、审计档案 1、 审计档案是指在审计活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的记录，以实物形态存在的实物证据。

2、 内部审计中心应对以下各种内部审计业务档案做好管理工作： （1） 财务收支审计档案； （2） 财务计划执行情况审计档案； （3） 单位预算执行情况审计档案； （4） 单位决算审计档案； （5） 经济效益审计档案； （6） 内部控制评审档案； （7） 经济责任审计档案； （8） 专项资金审计档案； （9） 建设项目预算（概算）审计档案； （10） 建设项目决算（结算）审计档案； （11） 财经法纪审计档案； （12） 审计调查档案； （13） 其他审计档案。

3、 在审计活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审计档案： （1） 审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文。

打字 编制 日期谢辉 2008 年 6 月 21 日校对 审核 日期谢辉、 2008 年 7 月 16 日共印（发） 份核准 日期严志荣 2008-07-23内部审计中心 内部审计档案管理办法文件编号 版本编号 页码 执行日期I/IAC/ABF/2008/003 第 A/0 版第2页，共7页 2008 年 07 月 23 日（2） 审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明， 审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿，及相关性资料。

（3） 审计工作方案、检查审计意见书的落实情况，后续审计及审计决定执行情况的报 告、领导批示和记录。

（4） 与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料。

（5） 以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料。

（6） 其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

4、 在审计活动中，禁止使用红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见等），应确保档案字迹清楚，具有耐久性。

5、 审计档案应按项目立卷，一个项目可立一个或几个卷，不得将几个审计项目合并立卷。

跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷6、 审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料 的顺序进行排列。

第一部分为结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列：（1） 向董事局（或分管副总裁）报送的有关本项目的审计情况报告；（2） 审计决定或审计意见书；（3） 被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况；（4） 有关审计处理的请示，审计事项的报告及董事局（或分管副总裁）的批复、批示；（5） 审计报告及内部审计中心审定报告的会议纪要；（6） 被审计单位或人员对审计报告的书面意见；打字校对谢辉、编制谢辉审核日期 2008 年 6 月 21 日 日期 2008 年 7 月 16 日共印（发） 份核准 日期严志荣 2008-07-23内部审计中心 内部审计档案管理办法文件编号 版本编号 页码 执行日期I/IAC/ABF/2008/003 第 A/0 版第3页，共7页 2008 年 07 月 23 日（7） 被审计单位或人员对审计决定的复审申请，对审计决定的申诉材料；（8） 有关本项目的通报、处理意见；（9） 移送处理意见书。

第二部分为证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列：（1） 审计证实问题汇总记录；（2） 审计证实问题分项记录；（3） 其他审计工作底稿及审计证据。

第三部分为立项性文件材料，按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列：（1） 董事局（或分管副总裁）对项目审计任务的指示和部署意见；（2） 与审计项目有关的群众来信、来访记录；（3） 本项目的审计工作方案；（4） 审计通知书。

7、 审计案卷内每份或每组文件材料之间排列规则应当是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改在后；批示在前，报告在后；重要材料在前，次要材料在后；汇总性文件材料在前，原始文件材料在后。

打字 编制 日期谢辉 2008 年 6 月 21 日校对 审核 日期谢辉、 2008 年 7 月 16 日共印（发） 份核准 日期严志荣 2008-07-23内部审计中心 内部审计档案管理办法文件编号 版本编号 页码 执行日期I/IAC/ABF/2008/003 第 A/0 版第4页，共7页 2008 年 07 月 23 日8、 根据谁审计谁立卷的原则，建立立卷归档工作责任制。

在制订项目审计计划时，审计项目负责人即应指定专人负责审计档案的立卷归档工作；审计项目实施时，审计人员应及时收集和整理所分项目的文件及有关材料；审计终结时，由审计项目负责人指定的专人对审计项目形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴别、取舍，并按立卷的规则和方法进行组卷，做到审结卷成。

经审计项目负责人复查后移交内部审计中心档案管理人员。

二、其他档案 1、 除审计活动中直接形成的档案外，下列档案也由内部审计中心档案管理人员负责管理： （1） 董事局（或分管副总裁）对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件； （2） 公司有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件； （3） 在审计工作会议或审计学术交流会议上，本部门代表的发言稿及会议的主要文件； （4） 内部审计中心的机构改革、人事任免文件； （5） 其他与审计有关的档案。

2、 上述档案的排列顺序为： （1） 请示与批复排列在一起；批复在前，请示在后； （2） 正件与附件排列在一起，正件在前，附件在后； （3） 正本与定稿（有领导签批的草稿）排列在一起，正本在前，定稿在后。

3、 档案的装订顺序为： （1） 封面；打字 编制 日期谢辉 2008 年 6 月 21 日校对 审核 日期谢辉、 2008 年 7 月 16 日共印（发） 份核准 日期严志荣 2008-07-23内部审计中心 内部审计档案管理办法文件编号 版本编号 页码 执行日期I/IAC/ABF/2008/003 第 A/0 版第5页，共7页 2008 年 07 月 23 日（2） 封页；（3） 档案内容：①结论性文件材料；②证明性文件材料；③立项性文件材料；（4） 卷内文件详细目录；（5） 具体文件。

三、档案及文件编码要求1、文件编号规则：文件编号需同时体现部门、种类、时间、顺序。

具体顺序为：（1）部门、（2）种类、（3）时间、（4）序列号。

2、代码说明（1）部门代码：内部审计中心的部门代码为 IAC。

（2）种类代码：分为日常用文件及文书代码和内部审计工作专用文书代码两类。

①日常用文件及文书代码详见下表：序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14文件种类章程工作手册 通告 通知 通报 决定 决议 指示 制度 规范 规定 办法 请示 报告种类代码ZC SC TG TZ TB JD JY ZS ZD GF GD BF QS BG备注全 部 大 写打字 编制 日期谢辉 2008 年 6 月 21 日校对 审核 日期谢辉、 2008 年 7 月 16 日共印（发） 份核准 日期严志荣 2008-07-23内部审计中心文件编号 版本编号I/IAC/ABF/2008/003 第 A/0 版内部审计档案管理办法页码 执行日期第6页，共7页 2008 年 07 月 23 日15工作联络函LL16会议纪要JY②内部审计工作专用文书代码：A、案卷号：内部审计按全面审计项目和专项审计项目立案，全面审计项目代码为 QM，专项审计项目代码为 ZX。

B、专用文书编号规则如下表:序号1 2 3 4 5 6 7 8档案类别内部审计计划 内部审计方案 内部审计通知 内部审计报告 内部审计交换意见书 内部审计征求意见书 内部审计意见书 内部审计决定文件编号IAC-内审计字[200×]第（××）号 IAC-内审方字[200×]第（××）号 IAC-内审通字[200×]第（××）号 IAC-内审报字[200×]第（××）号 IAC-内审交字[200×]第（××）号 IAC-内审征字[200×]第（××）号 IAC-内审意字[200×]第（××）号 IAC-内审决字[200×]第（××）号备注格式详见附件 1 格式详见附件 2 格式详见附件 3 格式详见附件 4 格式详见附件 5 格式详见附件 6 格式详见附件 7 格式详见附件 8四、审计档案的移交 1、 内部审计中心档案管理人员应对移交的项目审计案卷进行必要的整理，按卷内文件材料的排列和内容编写目录并标注页码。

2、 案卷立好并经验收后于次年 6 月底前移交综合档案室，案卷封皮由公司档案室根据有关规定统一制作、填写。

3、 审计档案应为长期保管。

存公司档案室的审计档案借用、查阅，一般限定在本部门、本单位审计机构内部，凡其他单位、部门需借阅审计档案或要出具审计档案证明的， 应经内部审计中心负责人审批，并根据公司档案室的有关规定办理。

4、 上级部门及公司有关审计工作文件和审计部门制定的文件，由内部审计中心档案管 理人员根据公司档案室的规定进行分类立卷，编者编写目录，并于次年 6 月底前移打字 编制 日期谢辉 2008 年 6 月 21 日校对 审核 日期谢辉、 2008 年 7 月 16 日共印（发） 份核准 日期严志荣 2008-07-23内部审计中心 内部审计档案管理办法文件编号 版本编号 页码 执行日期I/IAC/ABF/2008/003 第 A/0 版第7页，共7页 2008 年 07 月 23 日交公司档案室，案卷封皮由公司档案室统一制作填写。

5、 所有文件副本由内部审计中心档案管理人员收集、整理、装订成册，按顺序打印页码，编写目录，加具封面，负责保管。

6、 所有审计档案及文件副本在送公司档案室前，由内部审计中心档案管理人员负责档案的保密工作和移交手续的登记工作。

五、其他 1、 本办法自董事局批准实施之日起实行。

2、 本办法由内部审计中心负责最终解释。

打字 编制 日期谢辉 2008 年 6 月 21 日校对 审核 日期谢辉、 2008 年 7 月 16 日共印（发） 份核准 日期严志荣 2008-07-23。