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优质服务管理办法

优质服务管理办法
一、总则
为适应新的市场形势,牢固树立一线员工的优质服务理念,全面提升服务标准,进一步规范员工行为,提高企业的工作效率,展示企业的良好形象,特制定本方案。

二、适用范围
本办法主要对象为直接面对用户的一线员工:热线人员、窗口服务人员、水表抄收人员、管线维抢修人员等;相关业务责任部门有:淇滨供水分公司、山城供水分公司、安装工程公司
三、服务规范细则
(一)大厅窗口人员
窗口人员包括:水费征收员、业务咨询员、热线接线员、合同管理员,其优质服务标准参照以下规定执行:《客户服务中心首问负责制》、《热线服务及业务咨询工作标准》、《窗口岗位员工礼貌用语》、《窗口岗位员工行为规范》、
(二)水费抄收人员
1、熟知供水法规,水费征收标准,收费的相关文件依据。

2、大表及户表每月按时抄表,做到“能抄尽抄”,对其中有特殊情况的表井(如井内有污水,井上有覆盖物等),可对其进行估抄,但估抄后应立即对表井进行整理,连续估抄次数不得超过两次,如有特殊原因确实无法如实抄收的,须上报主管领导给予解决。

3、抄表人员挂牌上岗,抄表准确率达到100%。

4、抄收人员负责在各自责任区内巡查,保证井内供水设施完好、井内清洁,及时更换丢失和损坏的井盖,避免发生意外和纠纷,遇有特殊情况时须上报主管领导给予解决,否则后果自负。

5、接到热线电话指令后,1小时内赶赴现场,查看情况;采取具体措施,在规定时限内处理完毕,并将处置结果反馈到服务热线。

6、主动上门与用户交流,要态度和蔼、言语温和、按规定耐心解释,宣传公司的收费政策及制度,征求用户意见及建议;遇到有不
满情绪的用户,不得与用户争吵,激化矛盾,遇到疑难问题无法及时答复的,要将问题记下逐级汇报后,再给用户反馈。

7、对欠费用户要采取电话通知、上门催收、张贴通知后,方可按规定的审批程序予以停水,补缴欠费后要在规定的时限(12小时)内及时送水。

(三)维抢修人员
1、每天组织人员巡查管线,发现管线漏水应及时进行维修,对供水设施进行保养维护,及时更换丢失及损坏的井盖,避免发生意外和纠纷,维抢修人员要挂牌上岗。

2、接到服务热线的维抢修指令后,在规定时限(1小时)内赶到现场,采取恰当措施止水、维修,不得以任何借口相互推诿,完成维修后将结果回复服务热线。

3、供水维抢修执行24小时服务,严格按照规定时限(户表维修8小时、管线抢修18小时) 完成抢修任务,抢修现场应有明显警示标志,工具摆放整齐有序,做到文明施工,维抢修结束后及时回填土方,修整路面。

4、维抢修停水范围和时间应及时通知服务热线,并在停水范围内的小区、单位的明显位置张贴停水公告,说明停水原因、停水时间及送水时间,维抢修时限不得突破规定时限。

(四)户改及接水报装业务人员
1、受理户改和接水报装申请后,在规定时限(3个工作日)内完成现场勘查、施工图设计和预算编制工作。

2、施工预算的编制要据实客观地编制,保证合理利润的前提下兼顾客户的利益和经济承受能力,不得高估编制预决算。

3、施工过程中对工程质量和进度实施监管,户表工程结束后要逐户进行核对,不得发生错户现象。

(五)工程施工人员
1、施工人员要挂牌上岗,施工现场有明显的警示标志,必要时应设置安全护栏及围护设施。

2、土方堆放不影响行人、车辆交通,工具摆放整齐有序。

3、户表改造入户安装时动作要轻,爱护用户的家居物品,安装
完毕后将场地清理干净,填补孔洞,恢复原状。

四、具体措施
1、供水公司统一印刷“明白卡”,注明用户名称、用户编号、每月抄表时间、水费征收时间和方式、交费地点、水费查询方法、热线电话号码、抄表人员的姓名和联系方式,宣传我公司的水费政策和制度。

2、抄表人员对用户进行回访,填写《用户意见调查表》,征求用户的意见和建议,如实填写后存档,由总公司进行电话抽查。

3、充分利用和发挥服务热线的投诉平台作用,对用户进行随机的电话调查、了解和掌握用户对抄表员、收费员,维修等供水工作人员的服务的满意程度。

4、建立一线工作人员(包括抄表及窗口人员)的投诉档案,一人一档,对其违规操作和遭到投诉的事件一一记录。

五、奖罚细则
1、大厅工作人员如有违反相关规定的(《客户服务中心首问负责制》、《热线服务及业务咨询工作标准》、《窗口岗位员工礼貌用语》、《窗口岗位员工行为规范》、扣罚当事人20元/次,并以200元/人次的标准对相应的部门进行处罚。

一个月内累计被投诉两次(含两次)的大厅工作人员调离大厅工作岗位待岗。

2、凡一线工作人员(施工、维修、抄表、收费),由于个人服务质量和态度问题被用户投诉的,扣罚被投诉人100元/次,扣罚相应部门200元/人次。

3、对于服务热线电话拒绝接听(关机、无应答、无法接通)的,根据造成后果的严重程度,对相应部门处以100-500元/次的经济处罚,情况处理完毕不予反馈的,对相应部门处以100-200元/次的经济处罚。

4、接到指令后没有在规定时限内(1小时)赶到施工现场的,在规定时限内没有处理完毕的,根据造成后果的严重程度,对相应部门处以100-1000元/次的经济处罚。

5、用户对工程造价有异议的,经技术处预决算人员审核后,凡核减金额超过原造价20%的,按超出部分余额的1/2对相应部门进行经济处罚,并对相关预决算人员进行处罚。

6、维修和抢修时未将停水范围、停水时间告知服务热线的,未在停水小区和单位的显著位置张贴停水公告的,对相应部门处以100-500元/次的经济处罚。

7、户表改造时发生错户现象的,一经发现,对户表改造管理部门处以500-1000元/户的经济处罚。

8、能够抄见的水表没有每月按时抄表,而是随意估抄,经用户举报或经企管处抽查并核实的,对相关责任人处以50元/户的经济处罚,对相应部门处以100-500元/户的经济处罚。

9、未及时将丢失和损坏的闸表井盖补,被媒体曝光或经总公司抽查发现者,对相应部门处以1000元/座的经济处罚。

10、半年内累计三次被投诉的工作人员调离工作岗位待岗,半年内累计三次出现被投诉现象的部门,对其部门处罚1000元。

11、在新老区服务大厅设置用户意见箱和留言薄,对受到用户留言批评的员工视同受到用户投诉,经确认后进行相应的处罚;对受到用户留言表扬的员工,经确认后给予20元/次的经济奖励,并对相应部门给予200元/次的经济奖励。

12、电话抽查过程中,用户对一线人员的服务态度和质量非常满意,表示感谢的,对相应员工给予20元/次的奖励。

13、媒体对我公司进行的正面报道中,所涉及的相关人员给予50元/次的经济奖励,对相应部门给予500元/次的经济奖励。

六、附则
1、各部门应指定专人负责本部门优质服务工作的开展和监督。

2、各部门可依照本方案,并结合自身的实际情况制定出实施细则及奖罚细则。

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