XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX资源采购管理制度
文件名：资源采购管理制度文件编号：C1
版本：生效日期：
页数：共 5 页受控状态：
拟制部门：采购部监察部门：行政部
1、目的
为了加强资源采购管理，实现资源采购制度化，达到公司成本控制的管理目标，特制定本文件。

2、范围
本制度适用于xxxxxxxxxxxxxxxxx公司资源采购管理。

3、职责
3.1主责：采购部
3.2协作：公司各部门
3.3检查：行政部
4、管理内容
4.1资源采购范围
公司生产、办公、生活所需的各种生产资料和生活资料，以及工程合作事项。

4.2资源采购原则
坚持“公开、公平、公正”及“货比三家、比质比价、质优价宜”的原则，尽最大努力降低企业采购成本。

4.3计划统计管理
4.3.1计划编制和审批
4.3.1.1.各部门物资需求计划每月申报一次。

由各使用部门编制《资源采购计划申报表》，按计划管理流程要求办理后传采购部执行。

4.3.1.2各部门所提物资需求计划应清楚、详实填写申报物资品名、规格、数量、质量要求、现有库存、时间要求、用途说明、是否有替代品等，
并对计划的有效性、准确性承担责任。

4.3.1.3所有物资采购必须提前申报，原则上“谁使用，谁报计划”，凡口头或电话申报的，采购部不予执行。

4.3.1.4《资源采购计划申报表》须由申报部门到行政部进行库存核实，保管人员对库存情况负责。

4.3.1.5临时急需采购的物资应由使用部门领导签具意见后直接报送董事长或总经理批准或由总经理授权相关领导批准执行。

签批的原件应送行政部存档备查。

4.3.1.6合作事项由需求部门进行工作申报，并详细描述合作事项的相关要求和拟达目标，按签批程序报请公司领导审批。

4.3.2计划下达、执行
4.3.2.1物资采购计划由所需部门申报，按审批程序签批后传采购部执行。

4.3.2.2采购部应根据审批的采购计划组织采购，采购周期应控制在7-15天，特殊物资采购周期可延长至一个月。

采购人员应同使用部门现场核实规格、型号及数量后在计划单上签字，并根据使用部门计划、使用时间按审批计划的规定要求及时组织货源。

4.3.2.3合作事项由申报部门按签批程序报请公司领导批准后传递采购部，由采购部执行。

4.4价格管理
4.4.1询价
4.4.1.1采购部应按公司相关规定广泛收集公司所需资源价格、产地、资信等方面的信息。

4.4.1.2采购部组织相关部门定期或不定期地进行市场考察，实地了解各类物资的产地、产量、产品性质、质量状况、运输能力、产品当期价格、产品原材料价格以及合作对象的资信情况。

4.4.2价格初审
4.4.2.1零星物资和工程合作项目：以“货比三家，质优价宜”为原则，以比价的方式采购，采购部将三家或三家以上候选供方的品种、性能指标、批量、运输和付款条件或合格施工方相关情况分析汇总，同时根据供方或施工方报价，与供方或施工方谈判形成初审意见（物资单项批量采购金额20000元以下2000元以上的；单项施工双包造价在10000元以上50000元以下的工程，单包（或维修）人工费、公司形象和品牌宣传
费用在5000元以上20000元以下的广告宣传等）。

4.4.2.2低值易耗品、劳保、小五金、电器件及单项批量采购金额在2000元以下的采用询价采购。

4.4.2.3大宗物资及重大工程项目承包以议标的方式进行，通过两轮竞争性谈判，结合候选供方实力进行比较，形成初审意见。

4.4.3定价：将询价和比价相关资料、初审意见以及议标价传总经理助理、总经理审核后报董事长审批后执行。

4.4.4采购部应做好价格自查，并积极配合行政、财务、审计等部门对价格的审计和监督。

4.4.5行政部应建立健全价格统计台帐，并进行逐季、逐年价格波动分析，对比历年采购价格变动情况，同时比较市场价格的差异。

4.4.6价格属企业秘密，应妥善保管一切价格信息和资料，任何人不能随意向外透露各类资源价格。

4.5物资采购合同管理
4.5.1合同以公司统一的文本为准。

4.5.2采购部按规定和要求对供货合同进行起草、审批、传递、执行、检查。

4.5.3违约责任按照合同、订单约定方式办理。

4.5.4采购部应及时将各类合同、订单按公司规定送相关部门。

4.5.5合同、订单是采购部的秘密资料，应妥善保管，年终由行政部统一归类送公司档案室存档，并作好移交记录。

4.6货款结算管理
4.6.1货款结算必须遵循以下原则：
4.6.1.1量入为出、留有余地。

4.61.2按“轻、重、缓、急”程度分类安排，优先考虑公司急需、重点工程的款项支付。

4.6.1.3根据采购物资和工程质量状况、市场风险程度，按比例留足质量保证金。

4.6.2支付形式。

货款支付一般采用银行承兑汇票和现汇相结合的方式，特殊情况确需现金支付的，根据公司有关规定予以办理。

4.6.3预付货款的结算：
4.6.3.1采购物资一般不预付货款，特殊情况确需支付的，由采购部向董
事长、总经理、总经理助理请示，经批准后方可办理。

4.6.3.2预付货款一般采用银行承兑汇票或转帐的方式支付，若确需支付现金，按公司有关规定予以办理。

4.6.3.3预付货款直接与单位结算的，按单位设户结算；预付给个人的的必须严格按公司有关规定予以办理。

4.6.3.4使用预付货款的物资采购完毕时，应及时持采购部签批、财务审核认可的增值税发票，并备齐相关单据后到财务部门报帐。

4.6.4先货后款的结算：
4.6.4.1货到验收合格后，供方具齐磅码单、检验报告单、入库验收单及由采购部签批、财务审核认可的发票到财务科登记入帐。

4.6.4.2根据各供方货款入帐情况，按照货款结算原则，由合同履行部门根据合同执行情况按月申报资金计划，在手续齐全的情况下财务部根据资金计划审批后合理安排。

4.6.5工程款项的结算：由合同执行部门组织，相关部门参与，办理验收手续，根据验收手续申报支付工程款项，财务部根据资金计划合理安排。

4.7档案管理
4.7.1资源采购活动中形成的有价值的资料由各业务部门办公室统一保管，年终统一归类送行政部存档，并作好移交记录。

4.7.2采购信息包括资料：物资采购计划、价格、统计资料，信息编辑资料、市场行情调查分析报告，供方档案资料，供应合同，质量争议的处理记录等。

4.7.3所有资源采购资料均应妥善保管，不得随意丢放，以免泄密，一旦泄密，按公司相关规定处理。

5、监察与考核
5.1在议标活动中弄虚作假，损害公司利益，处相关责任人200-500元罚款，情节严重的，作辞退处理。

5.2在议标活动中，所有接触或知晓项目标底的人员泄露标底的，处相关责任人200～1000元的罚款，情节严重的，作辞退处理，并追究相关经济、法律责任。

5.3未经申报批准，凡属议标范围内规定的应议标项目而未组织进行议标的，公司一律不予办理相关业务；若有违者，处罚款每次200元，情节严重者，还将给予行政处分。

6、关联
表单：《资源采购计划申报表》
7、其它
7.1本制度需要修订、补充、完善，由采购部按照公司《内部管理制度制定与管理制度》执行。

7.2本制度采购部负责解释。