平板型无纸化智能会议系统
技术方案
深圳恒燊实业有限公司
2012年3月
目录
1项目背景 (3)
2智能会议系统意义 (3)
3智能会议系统方案 (3)
3.1设计原则 (3)
3.2技术特点 (4)
3.3系统物理结构 (4)
3.4系统硬件配置 (5)
3.5智能会议系统软件介绍 (5)
4设备清单 (11)
5项目实施 (11)
6维护、培训和售后服务 (11)
6.1维修技术服务 (11)
6.2培训计划 (11)
6.3售后服务 (12)
1 项目背景
随着信息化时代的来临，企业对对智能会议需求不断提高，无线网络应用、触摸技术的不断提高使智能化会议普及成为了可能。

无纸化智能会议系统的建设可提高自动化办公效率，实现无纸化会议、无纸化培训。

可降低企业办公费用提高办公效率。

2 智能会议系统意义
保密
随着国家信息化进程的不断加快，信息安全问题也越来越突出，引起了社会各界的广泛关注。

在传统的纸张会议文件的传送中，由于每次会议的召开，需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑好，在文件的打印、复印、装订等过程中，由于中间环节多，给保密会议带来了很多不可预见的风险。

我们的保密会议系统可以从根本上杜绝传统方式下的带来的各种隐患。

节省
在政府机关、科研机构，和各企事业单位，每年各种会议较多，会议材料用纸量较大，印制等各种费用较高，人力及时间消耗较多，不仅增加成本，而且也不适应信息化时代的发展。

同时与建设一个高效，节能，环保的社会也不相称。

无纸化不仅能大大提高工作效率，对环保节能也具有深远的意义。

3 智能会议系统方案
3.1 设计原则
系统的先进性：采用先进的系统架构体系、软硬件和通讯技术设备，做到配置和技术应用的先进。

系统的可靠性：在系统设计和设备选型时，充分考虑设备选型、系统软件、网络系统和应用软件等各方面的可靠性。

系统可靠，功能完善，系统具有相对的独立
性，局部问题不会影响系统的正常进行。

系统的开放性和可扩展性：软硬件符合行业标准，并且系统的设备选型和设计容量完全满足整个公司的以后发展对系统扩展的需要。

系统的安全性和保密性：系统在网络安全、及时修复等方面具有可靠的保障措施，确保系统数据的安全性和系统运行的安全性。

可用性：保证7*24小时不间断连续运行，防止系统崩溃。

3.2 技术特点
易管理
会议终端机上没有任何存储设备，所有程序的运行都是在服务器上，所有用户端的权限也都由服务器端控制，会议终端无法更改服务器的配置。

易维护
通过网络获取资源，是网络计算环境下的终端设备，不会出现客户机系统崩溃等现象，而且安装操作系统时很方便，会议结束后，彻底清除垃圾文件。

强安全
电脑没有本地存储设备，不可能感染病毒，外部的存储数据在指定的区域，与操作系统相隔离，会议结束后，彻底清除会议文件，保密会议文件在系统中彻底粉碎。

而且，每次系统重起后，系统都会恢复到最初的状态。

便操作
使用人员无须任何计算机应用知识即可熟练使用，全触摸式人机界面。

对于会议室这样一个公用的场所是非常适用的。

3.3 系统物理结构
3.4 系统硬件配置
3.4.1 客户端
终端机采用恒燊无纸化会议智能终端。

3.4.2 服务器、网络要求
系统需要采用高性能的服务器，网络需要采用无线网络。

3.5 智能会议系统软件介绍
智能会议系统是一套支持多会议室多会议管理的网络会议室系统，智能会议系统软件以信息技术为核心，以协同工作为主线、以业务流程为依据、以满足业务管理为目标，从根本上改变企业的传统会议管理模式，为企业构建起一个全面的，协同的，过程化的会议管理平台。

有效地加强企业的会议管理能力，提高企业内部的协调沟通效率。

3.5.1 软件逻辑流程示意图
会议主办单位首先进行会议申请，内容包括：申请单位、会议名称，会议时间，主持人，会议内容摘要等。

通过审批后，会议主办单位进入网络会议管理系统，进行会议定制，包括：录入参会人员，上传会议资料等。

完成这些操作后，办会人员在会议开始前进入会场，在会议终端开启会议。

与会人员到达会场后，并在自己会议终端上进行会议签到。

开会时，参会人员使用自己的会议终端来浏览会议资料、查看共享桌面并浏览会议布局等会议相关信息。

会议结束后，用户可以通过浏览器登录会议管理系统界面进行会议资料下载以及表决结果查看等操作。

3.5.2 软件功能介绍
该系统与网络会议室硬件系统构成了企业高效会议的完整解决方案.企业内部只需部署一套服务端软件,即可支持企业内部的所有会议室和会议管理.在会议软件系统中最主要的是的参会用户模块,该模块包含以下功能
功能模块示意图
网络会议管理系统功能模块图
会议签到管理
可以实现会议桌牌功能，点击桌牌界面后会自动进行会议签到。

议题目录管理：主要是把会议安排过程及会议的主要议题的厄要说明，类似文件的目录
会议资料管理：就是准备会议时上传过来的会议中要使用的文件，可分类、分目录，也可为个人建立单独文件夹来存放自己的会议文件，在上传文件时可设置其属性（可见性）。

文件上传管理：有些文件可能是临时由移动设备带到会议室内，这时可通过系统的外置接口来把会议文件上传到系统中。

上传成功后即能设置文件的属性（可见性）。

桌面同步：任何一位参会者都可将自己的电脑画面同屏给所有参会者，当点击同屏申请时，会议主持者点击确认，此时所有参会者的电脑画面都显示同屏申请者的电脑画面。

所有参会者都可取消同屏画面，自行操作，也可返回到正在同屏的画面。

画板管理：点击此功能即可把当时的电脑画面做为电子白板使用，勾、画、标注、色笔等功能。

保存时，以图片形式存在系统指定的目录。

表决：软件里面分两种形式的表决：
1）投票表决，由参会人员投票（同意，放弃、不同意等）统计出来的能过率（百分比），同意的百分比，不同意的百分比及放弃的百分比。

2）打分式表决，由参会人员根据议题进行打分，最后来看哪个意题的分数高。

会议资料下载：在我的会议界面，进入会议的资料管理界面，点击会议资料表格中的资料名称，则可以下载此会议资料。

界面如下：
4 设备清单
5 项目实施
项目实施将由深圳恒燊实业有限公司抽调管理和技术骨干组成项目组，严格按照国家有关标准进行。

在项目实施过程中，项目组将严格跟踪项目进度，包括比较项目的实际完成情况、里程碑和其它约束，确定与项目计划中明确要求的偏离，监控项目进度时间上下限，超出时要采取相应的措施。

在项目实施过程中，项目组还要跟踪风险的发生，监控识别出与成本、资源、项目进度、项目技术有关的风险的状态，确保风险减缓措施的正确执行。

6 维护、培训和售后服务
6.1 维修技术服务
所有设备完成安装调试后，双方即可进行验收测试。

所有的设备基本功能技性能符合指标后，双方即可签署设备验收证书。

6.2 培训计划
深圳恒燊实业有限公司在用户场地为用户提供安装、测试、运行和维护等方面的培训。

熟悉设备的安装、测试及维护的方法，操作命令的功能和使用；
了解设备的工作原理；
掌握各种设备的初始化及故障诊断、定位和排除技能；
具有熟练查阅各种技术文件及维护手册的能力。

现场操作员培训
将在设备安装场地对日后负责操作设备的操作员免费进行培训。

6.3 售后服务
我公司对智能会议系统提供一年免费质保，之后按年收取系统服务费。