实用文档
2.文书档案
反映党务、行政 管理等活动的档 案。它包括命令、 指示、决定、布 告、请示、报告、 批复、通知、信 函、简报、 会议 记录、计划和总 结等。这类档案 在其产生、内容 和形式上有一定 的共性。
实用文档
3.件：归档文件的整理单位。 归档文件一般以每份文件为一件。 件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指实体装 订在一起，编目时也只体现为一条条目。 4.整理 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、 编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、 排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数 据包组织、存储等），使之有序化的过程。
务文件，中长期规划、纲要等文件材料； ⑹本单位的请示与上级机关的批复、批示； ⑺同级机关、下级机关的来函、请示与本单位的
复函、批复等文件材料；
实用文档
⑻本单位联合行文的文件材料； ⑼本单位编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反
实用文档
《规范》的演变
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规 则》（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件 为单位整理文书档案。 2002年，江西省档案局根据《规则》，结合 江西省实际制定《江西省归档文件整理规范》 （DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全 省范围内实施。 2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规 则》（DA/T 22-2015）。 2016年，江西省档案局修订《归档文件整理 规范》（DB36/T 380-2016），经省质监局发 布后，于2016年12月1实日用文起档 实施。
实用文档
1.应归档的上级机关文件材料
①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件 材料；
②上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料；
③上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行 的文件材料；
④上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任 免、人员编制等文件材料；
⑤本机关代上级机关草拟并被采用的重要法规性文 件、专项业务文件的最后草稿和印本；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
实用文档
2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料； ⑶单位联合召开会议的文件材料； ⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料； ⑸本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业
归档文件整理规范
（DB36/T 380－2016代替DB36/T 380— 2002） 2016年9月28日发布 2016年12月1日实施
实用文档
主
1
内
3 文件材料收集归档和鉴定
容
4 纸质归档文件整理
5 归档电子文件整理
实用文档
1 Part
《规范》主要修订内容
实用文档
（一）文件材料归档范围： 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对 本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值 的文件材料；（反映本单位职能的） 2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（有凭 证作用的） 3.需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材 料；下级机关报送的重要文件材料；（重要的收 文） 4.其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 （其他有查考价值的材料）
实用文档
2 Part
基本概念
实用文档
1.归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书 档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 办理完毕 是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是指文件本 身在实际工作是否还在发挥作用。比如请示与批复，在批 复发出或收到以后，文书处理程序就算完成了；一份通知 收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文， 文件印发后也就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、 指示、规定等，在贯彻执行中需要很长时间，但印发或收 到传阅后，其文书处理程序已经完成， 也算是办理完毕。
增加档 号内容
确定档号结构，明确编制方法。与国家档案局已发布《数字 档案室建设指南》保持一致。编目项目作相应调整
明确装 订方式
根据保管期限不同，确定装订方式，装订方式、材料应满足 保管期限要求
增加编 页要求
编制为原则，以不编为例外。与页数呼应对照
实用文档
《规范》的贯彻要求
《规范》自2016年12月1日起实施。 原则上，各单位2016年的归档文件应按照新 《规范》要求整理。
实用文档
二、收集原则
以我 为主
重点收集反映本单位职能活动、历史面貌、重要产权关系 和经济利益的文件材料。
以人 为本本
重点收集反映本单位、本部门人员情况的文件材料。
突出重大 活动、重
大事件
重点收集本单位重大活动、重大事件中形成的文件材料。
实用文档
三、归档范围
确定文件材料归档范围，能避免具有保存价 值的文件漏归，保证档案的齐全完整； 能避免无价值的文件转化为档案，保证档案 的精炼； 能简化归档工作，提高归档工作的质量与效 率。
各机关依据8号令制定、 并经同级档案行政管理 部门审查同意的本机关 文件材料归档范围和文 书档案保管期限实施细 则。
《企业文件材料归档范 围和档案保管期限规定》 （国家档案局令第10号）
各国有企业依据10号令 制定、并经同级档案行 政管理部门审查同意的 本企业文件材料归档范 围和档案保管期限实施 细则。非公企业可参照 执行。
主要修订内容
扩大适 用范围
将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料
优化整 理流程
增加“件的组成(件的构成、排序)、 修整、装订、编页、装 盒、排架；格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储”
统一件 号编制
将室编件号、馆编件号统一为件号，同时对归档章、档案盒 项目进行调整。
实用文档
主要修订内容
实用文档
•5.档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码， 以体现归档文件的类别和排列顺序。 字符代码一般由字母和阿拉伯数字构成，不包括 汉字。 特点：唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单 性
实用文档
3 Part 2
文件材料收集归档
实用文档
一、收集依据
《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限 规定》（国家档案局令 第8号）