档案资料管理规定(修订稿)第一章总则第一条为加强公司的档案资料管理，实现档案资料管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案资料在企业经营管理中的作用，根据企业档案资料管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。

第二条本规定所称档案资料，是指公司各管理处，部门在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。

凡是公司各管理处、部门在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。

财务档案资料管理可参照本规定。

第三条在统一领导、分级管理的原则下，办公室负责公司档案资料的收集、整理和保管，并指导、监督其他单位档案资料管理工作；各单位必须配备固定或相对固定的档案资料管理人员，负责各单位档案资料的收集、整理和保管。

第四条各单位应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，各单位负责人要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。

各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。

各单位的档案资料管理工作是年终绩效考核的重要内容之一。

第五条各单位档案资料管理人员因工作或其他原因产生变动，应提前做好档案资料的移交和保管工作，确保本单位档案资料的完整性。

原档案管理人员不得以任何借口删除计算机内的电子资料档案，否则将追究其法律责任。

第二章档案分类和编号规则第六条档案分类应视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、使用年限分类。

㈠、职能部门1、各部门档案分类：㈡、下属单位㈢、专业公司（供水、供电、电梯）第七条不必立卷归档的文件（1）已归档的重复文件；（2）无查考利用价值的临时事务性文件；（3）上级普发的不涉及单位业务的文件材料；（4）平行单位来文中不需要办理答复的文件材料；（5）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件；（6）参考性的资料；（7）下级单位送来的不必备案的文件材料。

第八条档案编号规则档案编号依据档案各级分类办法，以简洁易懂的字母和数字作为代码，使每份立卷档案都有一个专属代码。

一级类目是公司档案分类的最高层位。

其标识方法采用类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母（如：“XZ”即“XingZheng”（行政类）的简称）。

二级类目是一级类目的细分，其标识采用“双位制”。

各大类的综合类为“11”，其余的二级类目依次为12、13……99，但10、20等带“0”的数字不用。

三级类目的设置原则、标识方法与符号和二级类目相同。

各单位可根据情况自行决定，但所列类目必须事先设置并列表入档。

主分类表只设置到二级类目：㈠、类目1、机关职能部门2、管理处。

除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：3、专业公司。

除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：第九条编号格式：档号=年度号+分类号+卷（件）号/总卷（件）数XXXX——XZ00·00－1…n/ n卷（件）号/总卷（件）数第三章 档案立卷方法和要求第十条 文件立卷应按照工作活动规律，保持文件之间的历史联系，并且便于保管和检索利用。

第十一条 根据文件所具的特征，分析文件之间的主要联系，组合立卷，从文件基本结构分析，可概括出六个特征：1、文件的作者——印发单位；2、问题特征——文件内容所反映的主题；3、名称特征——文种；4、时间特征——文件的形成时间或内容针对的时间；5、通讯者特征——往来文件的双方单位；6、地区特征——文件作者所在地区或文件内容针对的地区。

具有共同特征的文件，可按照文件之间的某个或两个以上共同特征组合立卷，每份文件都会有几个特征，选取什么特征组卷，应具体分析对比，找出最密切的联系，选择最佳方案。

第十二条 组卷的具体要求：1、把密切联系的文件，根据其历史联系和不同保管价值，合理组卷，正本与底稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件，应放在一起组卷；2、文件应与内容相关的电报、电传、传真等统一组卷；年度号一级类目 三级类目二级类目分类号3、与文件内容相关的声像材料（影片、照片、录音带、录像带、光盘等）单独整理编号，划为声像档案，在声像案卷目录和卷内目录上注明互见号，以保持相互联系，便于查找利用；4、外单位来文与本单位文件有密切联系，合并立卷。

5、归档组卷的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明。

6、项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。

第十三条分类科学，标准一致单位内部组织机构比较稳定，职权分工比较清楚的，宜采用保存价值——年代——组织机构分类立卷方法，否则，就要采用其他切合实际的方法。

下列文件应准确划定归档时间：1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表，归入内容针对年度；2、多年规划、计划、预算、归入开始年度；3、多年总结、决算、归入最后年度；4、总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度（如总结部分内容偏重，应归入总结的年度）；5、难于分清主次的总结、计划，每年度各一份；6、会议文件有针对性年度的，归入针对年度；没有针对年度的，归入举行会议年度；7、专案文件，归入结案年度；8、请示、批复的文件，归入批复年度；9、转发、批转的文件、归入本单位制成的年度；10、法规性文件，归入批准和公布年度。

第十四条党工团、行政文件分别整理立卷，如文件张数较少，可合并立卷。

第十五条卷内文件排列要有条理，有系统，保持文件之间联系。

一般可按时间顺序、问题和重要程度排列。

1、对作者、问题单一的案卷，按文件日期先后顺序排列；2、会议文件，按重要程度结合形成顺序排列；3、专案文件，按批复、结论、综合材料，证明材料和个人写的材料顺序排列；4、一份文件，正本在前，底稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，转发件在前，原件在后；重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它稿依次排列。

第十六条保管期限要划分准确，不同保管期限要分别立卷。

第十七条案卷标题应全面、简明、确切，揭示卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成份。

第十八条卷内编目和填写卷内备考表1、填写卷内目录，应用黑色笔填写。

卷内目录的项目要填写齐全，字迹要工整、清晰；2、编写页码，卷内文件排列后，需用阿拉伯数字在文件右上角顺序编写页码。

编写页码以案卷为单位，一个案卷内，页码不得重复；3、填写卷内备考表，卷内需要说明的问题，以及其他要备考的问题，填写清楚，附于卷首。

第十九条案卷装订1、案卷装订前，要去掉文件上的金属物。

装订线外边有字迹的要加边托裱，破损文件要修补好；2、案卷要用线绳在左侧装订，右侧和下边要取齐，结头在背面，装订要牢靠、整齐、美观，不掉页、不倒页、不压文件字迹，不损坏文件。

对案卷文件的装订也可采用散装的办法，即对单份文件进行装订。

散装文件应在每份文件的首页加盖档号章。

第二十条封面撰写案卷封面要用黑色笔逐项填写清楚，字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。

也可采取打印方式。

第二十一条案卷排列一个年度案卷的排列，要保持案卷之间的有机联系，排列有序。

第二十二条案卷目录案卷目录的项目要用黑色笔书写齐全，字迹工整，案卷标题与案卷封面标题一致。

第二十三条归档时间1、凡是在当年内办理完的文件，各单位、各部门必须在第二年三月底前整理完毕送交档案管理人员；档案管理人员必须在四月底前审验整理、装订完毕，完成归档工作。

2、凡是不能在当年办完或需几年才能结案的业务项目，在最后结案一年成套移交归档。

第四章附则第二十四条档案保密、查阅和销毁管理1、档案管理工作人员和档案使用者必须严格遵守相关规定，严守档案秘密。

2、本公司的档案保密工作由公司分管领导、办公室具体负责，保密的文件要在其左上角加盖密级章。

3、严格控制档案的利用范围和查阅手续，有密级的档案无论以何种方式利用，均需公司分管领导批准，并只能在档案室内查阅，不得外借使用，未经许可不得擅自复印。

4、如因工作需要摘录或复印密级档案内容时，必须经公司分管领导批准，摘录或复印的材料必须签注“与原件核对无误”的字样，并加盖公章。

由档案管理人员进行使用登记，严加管理，限期使用，及时收回销毁。

5、使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。

6、经鉴定确认已无保存价值的档案，必须限期销毁。

鉴定工作由各单位负责人、工作人员共同进行，经过鉴定，对失去使用、保管价值的档案，必须编制销毁清册，经负责档案工作的领导审核签字后，由工作人员销毁。

7、各部门要定期检查档案保管状况，对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。

8、各部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，同时使用电脑储存和检索档案，逐步实现档案检索电子化。

9、各部门因各种原因被撤销，应在撤销前指定专人，将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录，在规定时间内向公司本部移交。

第二十五条档案管理用表格1、案卷封面2、案卷目录3、卷内目录4、备考表5、档案借（查）阅登记表6、档案销毁申请表第二十六条本规定由本部办公室负责解释、修订。

第二十七条本规定自颁布之日起执行。

案卷封面要用毛笔或黑色碳素墨水笔逐项填写清楚，字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。

※范本如下：卷内目录备考表备注：一、备考表置于盒内案卷（文件）之后，项目包括盒内案卷（件）情况说明、整理人、检查人和日期。

二、盒内案卷（件）情况说明：填写盒内案卷（件）起止档号、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

1、整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

2、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

3、日期：归档文件整理完毕的日期。

档案借（查）阅登记表1、档案名称可填写简要内容或案卷号；2、借（查）阅情况填写借出件数、复印张数等详细情况；3、备注栏填写归还或其他情况。

档案销毁申请单年月日。