第二，要表述准确严密。
搞好公文的表述是关系公文质量的一个重要方面。
公文如果表述不好，即使内容再好，效果也会受到影响。
必须做到四句话要求：即观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨。
先说观点明确。
是指公文主题要鲜明突出，同时提出的各种主张、意见、要求、政策、措施等等都要清楚明白，通俗地说，就是把话说清楚，让人一听就懂。
正如叶圣陶先生说的：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么”。
比如有这么一段公文：“会议认为，由于机械故障而发生的这起空难事故，是一起重大责任事故。
给人民的生命财产造成了重大损失。
民航局局长×××同志有失职守，对这起空难事故负有领导责任。
”这段结论性公文用语讲究分寸，对人、事的定性准确。
如“重大责任事故”是对事故的定性，用“有失职守”而不是“玩忽职守”，用“负有领导责任”，而不是“直接责任”，准确地指出了民航局长的错误性质。
而下面一句公文在语句表达上就不够准确，使人产生岐义。
“厂领导经过慎重论证，采纳了一个工人的建议，使企业的发展出现了转机。
”这里的“一个工人的建议”，既可以理解为“一个工人所提的建议”，也可以理解为“工人提出的一个建议”，应将“一个”改为“一位”或“一项”，避免岐义。
再讲条理清晰。
公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分依次进行表述，不能头上一句脚上一句，意思前后交叉。
如《中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》里：在论及国有企业组织结构不合理的问题时是这样论述的：“改革开放以来，国有企业组织结构发生了积极变化，但目前仍不合理。
主要是重复建设严重，企业大而全、小而全，没有形成专业化生产、社会化协作体系和规模经济，缺乏市场竞争力”，接着就提出了对策：“要区别不同情况，继续对国有企业实施战略性改组……”一段措施性语言表述。
从这么一段话，我们就可以看到，它指出国有企业结构不合理，接着讲怎样不合理，然后再讲如何消除不合理，遵循了“提出问题—分析问题—解决问题”这样一个递进性论述方式，就像剥桔子一样，皮剥开，然后一瓣一瓣地依次掰掉，显得逻辑严密，层次清晰，语言概括力很强。
关于内容充实。
公文不但要有明确的观点，而且要有丰富的材料和充分的论据，以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。
这就需要我们平时多学习，多思考，多留意，多积累各方面的知识，俗话说，“巧妇难为无米之炊”，没有掌握大量的真实材料，没有一定的知识积累，就是妙笔也不能生花，所以要深入了解情况，充分掌握大量的第一手材料，对掌握的材料，也不能“拣到筐里都是菜”，还要对材料进行科学的分析和综合研究，鉴别真伪，探明虚实，定夺主次。
以沙里淘金的精神，根据选准选精材料，按照有无典型意义，有没有代表性的原则，能留则留，不能则去之，不要堆砌材料，搞成大拼盘。
然后，要强化认识，透过表面现象看到事物的实质、本质；不仅了解事物的现状，还要了解事物的历史状况和发展趋势；不仅了解事物本身，还要认识它与其它事物的联系，在此基础上，提炼出新的观点，写出“人人心中有、个人笔下无”的东西，而不能写出人云亦云、老生常谈的东西，使公文既有丰富的内容，又有深刻的思想。
关于结构严谨。
公文结构的概念，是指文章的整体安排、组织构造、谋篇的布局的问题。
古人指出公文结构“若筑室之须基构、裁衣之待缝缉”，也有人提出“桔子理论”，即看一篇文章的组织结构，就好比桔子瓣的排列，比喻的很贴切很有道理。
公文结构严谨的标准是，公文开头、结尾和中间各层次、各部分安排有序，严密紧凑，全文构成一个有机整体。
要达此标准，首先要做到整体安排合理。
可以通过打腹稿运神或拟写详细提纲的办法，力求“胸有成竹”，才能一气呵成，也便于掌握好篇幅，使文章长短合适、详略得当。
有的人相信“草鞋没样、边打边像”，写材料时想到哪写到哪，靠下意识动笔，结果是或下笔千言、离题万里，或支离破碎、杂乱无章，或虎头蛇尾、详略失衡。
这些是没有做好合理的整体安排造成的。
另外，要保证结构严谨，还要做到要素组合紧密。
注意四点：一是前后的连续性。
文章要一脉相承，前后贯通，如行云流水，既有要素的主体，又有要素之间的衔接、承转和呼应，不然就显得很“秃”。
二是段落的单一性。
一段最好讲一个问题，观点与材料相结合，一层层展开。
集中讲透。
这样就条理清晰，便于留下较深的印象。
而不要一段到底讲许多问题，或这段讲了的那段又讲，就显得很“散”。
三是布局的差异性。
在诸多公文中，结构清楚简明是其基本要求，但在布局上也要因类而异，如上报材料、大型会议材料可以在结构上复杂一下，但必须清晰、严密、紧凑。
不管是适用时间顺序法，还是空间位移法，（按区位介绍），或者逻辑关系法，逻辑关系法又为总分总式，即（首尾概括，中间分论），递进式（提出问题、分析问题、解决问题），并列式（无明显的首尾概括，主要是各要点的并列组合）。
一般的汇报材料、发言材料，只要是口头的，就要力求简单，尽量避免大点套小点，大标题下有小标题，小标题下还有一二三，就会让人听不清你到底讲了几点意见和问题。
汇报或发言的效果就不会好。
四是整体安排的审美性。
就是公文不仅要把事讲清楚，把话讲明白，在篇章结构安排上也要讲究美感，关键要做到层次清晰，内容分“块”要集中，“块”与“块”的摆布要合理、紧密，并且首尾呼应。
每个部分大小标题的拟制，不能粗制滥造，不能概述统领不了本段落本章节所讲的内容，也不能生硬横加，要醒目，读起来让人提神，琅琅上口，正象胡乔木指出的：“要能引人看，使人看得快，要能说服人、打动人。
”如果打个比喻，就像一棵生长旺盛的大树，其“主干”强劲，能够顶天立地；“分枝”清晰，排列得体；“绿叶”繁茂，富有立体感，使形式美与自然美相互映辉。
总之，一篇公文在表述上如果做到了观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨，就会达到内在美与形式美的统一。
《文心雕龙》里有这么一句话：“镂彩扌离文，声理有烂。
年积愈远，音微如旦。
”他认为内容与形式俱佳的公文，才具有不朽的价值。
一篇能贯彻执行党的路线、方针、政策，能代表人民的意志，维护人民的利益，能推动改革开放和现代化建设事业向前发展的公文，是具有内容美的公文；再配以格式规范美观，文字朴素无华，音律抑扬顿挫，语句疏密有致，那么它的直观形式与其所深蕴的社会内容就达到了和谐一致，公文的内在美和形式美就得到升华和凝聚。
第三，要具备扎实过硬的公文语言功底。
这是写好公文最基本的条件，也叫基本功。
就像盖房子起码要有建筑材料和建筑技术一样。
要写好公文必须掌握丰富的词汇、正确的文法，这相当于为写作准备了数量充足、质地优良的“建筑材料”。
同样的建筑材料，在能工巧匠手中就能建造出坚固精美的亭台楼阁；若遇到技能拙劣的泯瓦匠，房子没盖起来就可能成为摇摇欲坠的危房。
要具备扎实过硬的公文语言功底，首先要了解公文语言的特点和风格。
《中国共产党机关公文处理条例》要求公文语言做到“开门见山，文字精练，用语准确”，实际上强调简洁、精炼。
为什么强调简洁精炼呢？因为公文是一种实用文体，在保证全面、准确表达思想感情的前提下，只有尽可能精炼，才能最大限度地提高工作效率；同时，公文中反映的社会生活、工作动态以及据此确定的政策、措施，都是客观存在的，只有按照其本来面目如实表述，才能准确反映，避免产生岐义或褒贬失当。
还有，公文具有法定的效力和强制执行的约束力，它所表达的意图是需要有关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地，语言简练，可以产生严肃、庄重的效果，增强其权威性。
如汉高祖刘邦在夺取政权后发布的《入关告谕》，只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章“杀人者死，伤人及盗抵罪”，更是仅10个字，但已树立起新政权威严公正、取信于民的形象，可谓掷地有声，令人不敢不从。
因此，作为从事公文写作的同志，要把握住公文语言简洁精练这个特征，力求起草的公文能要言不繁、惜字如金。
其次，要注意语言的选材和修改。
在动笔之前，一定要明确为什么要起草这篇公文，起草这篇公文为了解决什么问题，解决这一问题有什么要求等。
只有明确了主旨，起草过程中才能正确地选择，凡是与主题无关的词汇、语句，即使再优美、精采，也要坚决舍弃。
一些缺乏经验的同志写公文，往往找来很多参考材料，觉得哪句话都好，就不加取舍一概采用。
结果文章写得很长还不着边际。
当然，取舍也是很有讲究的，取舍过程中，对那些闪光的词句，能够为你的公文增色的词句，一定要随手记下来，行文时找到恰当的位置用进去，就可以为文章增色。
一般情况下，一篇好的文章好在什么地方？除了立意和篇章结构外，好就好在有几处让人赞赏的观点和词句，也就是我们常说的“文眼”，具备了这一点，你的文章就能给人留下好的印象。
公文初稿拿出来之后，修改十分重要。
我在实践中深深体会到，“文章不厌百回改”，改一次，就是一次进步，就是一次提高，就使文章向“精品”靠近了一步。
有时候好文章不是写出来的，而是改出来的。
就我们政研室来讲，每一篇公文，不管是大是小，从成稿到定稿，至少要修改5—6遍，就这样，文章中词不达意的问题，体现不了领导意图的问题，错字别字问题，标点符号错用的问题，还时有发生。
我们一定要重视修改，不能怕修改，要做到慎之又慎，精雕细刻，反复修改，才有可能拿出让领导满意，让别人挑不出毛病的公文。
再次，要充分体现领导者的个性。
我们起草许多公文，一般都是领导同志授意的，所以公文特别是讲话和书面材料除了体现领导集体的意志，还要体现领导个人的风格，做到“文如其人”。
领导同志由于阅历、经验、知识结构、性格的差异，决定了他们在语言表述上有不同的风格。
比如毛泽东同志的语言富有文彩、幽默生动、气魄宏大，说服力、鼓动性强。
邓小平同志的语言朴实无华，说理清晰明朗，既没有深奥的典故，也没有华丽的辞藻，口语化比较重，读来琅琅上口，听来句句实在；江泽民、胡锦涛同志的语言比较规范严谨，理论性强，富有哲理，体现了不同的语言风格，这些都值得我们在实际工作中学习借鉴。
要以适应服务的领导同志个性要求为目标，多与领导同志交流沟通，不仅求得思想上、原则上的一致，还要努力求得感情、兴趣的相近，互相影响，相得益彰，形成让听众耳目一新的领导者语言风格。
当然，在追求语言风格时，要注意尽量使用大众化语言，即“群众喜闻乐见的语言”，不用冷僻字，不刻意雕琢，不追求“句句经典”，更不能只罗列一堆正确的废话。
最后，恰当地引文和运用修辞手法。
孔子说“言之无文，行尔不远”，强调了语言文采的重要作用，而用典引故，注意修辞，正是言之有文的一个有效方法。
在现代公文中，用典引故运用较少，但在某种特定情况下，只要用得自然、贴切，就会收到非常好的效果。
如江泽民在首都各界庆祝香港回归祖国大会上的讲话中，引用了一句古诗“海上升明月，天涯共此时”，接着说：“在今天这个美好的夜晚，澳门同胞、台湾同胞和海外侨胞也同我们一样，为香港回归这一民族盛感到欢欣鼓舞”，由此转入有关澳门、台湾的话题，抒发实现祖国完成统一大业的殷切愿望。