劳动合同管理规定
1目的
为加强公司劳动合同管理，明确各层级人员劳动合同管理程序及标准，降低人事风险，依据集团公司人力资源管理规定及相关法律规定，结合公司实际，特制定本规定。
2范围
本规定适用于XX公司各部门、单位。
3职责分工
公司行政/人事部门负责本公司的劳动合同管理工作，主要职责包括：
3.1认真学习并贯彻执行有关劳动合同的法律、法规和政策；
3.2依据本制度办理劳动合同的订立、续订、变更、解除、终止等手续；
3.3加强劳动合同的基础工作，实行动态管理，促进劳动合同管理的规范化、标准化。4分级、分类管理
根据公司岗位性质，将劳动合同签订人员类别划分为总经理、管理骨干（含……）、特殊类别岗位人员（外派人员、外聘人员、高薪人员）、专业技术人员（研发、品控、设备、销售等）、职能外围人员、生产辅助/生产人员（含司机、仓储、搬运）共五类，具体管理及授权要求如下：XXXX各成员单位总经理均由集团公司/董事会授权，由集团人力资源部或公司行政部进行劳动合同签订。管理骨干、特殊类别人员劳动合同的签订及内容均需在提报入职审批资料时，需明确合同签订内容，经行政部审核无误后方可签订。其他类别人员授权由单位人事人员签订，行政部定期季度进行稽查。
5内容签订标准
（备注：（1）签订内容如遇特殊情况，另行审批执行；（2）签订期限的截止日期，均签订至对应年限所在月份的季度最后一天；（3）工时类别根据具体岗位工作性质进行区分；)
6签订流程
7具体内容和要求
7.1合同签订
新入职员工在办理入职手续时，需要求应聘人员提供上一家单位的离职证明，同时明确其具体岗位、岗职，并由用人部门出具试用期考核标准。在入职手续审批后，方可通知其上岗并在一个月内以书面形式订立劳动合同。劳动合同一式两份，公司和员工各执一份，劳动合同自合同期限开始日期生效。
合同的签订必须由人事人员进行现场签订，合同相关条款的填写内容由甲方授权的相关劳动合同管理人员负责指导填写，乙方签字确认处必须由劳动者本人签字并按手印确认，不得代签。对于劳动合同相关条款不需要填写的项目必须在填写处划“/”表示此合同不涉及此项。公司和员工经协商，可订立保密协议、竞业协议、培训协议等作为劳动合同的补充。
试用期包含在劳动合同期限内。劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。签订期限的截止日期，均签订至对应年限所在月份的季度最后一天。
7.2合同变更
公司和员工如认为有必要，经协商一致可以书面形式对原订劳动合同的部分条款进行修
改、补充、废止，由劳动合同管理人员填写《劳动合同变更书》（详见附件3）,员工签字确认。任何一方不得任意变更，如协商不成的，劳动合同应当继续履行。
由于工作关系需要调整，分/子公司之间调动的，必须在原单位签订《终止解除劳动合同通知书/协议书》（详见附件5）后，在新单位重新签订劳动合同；部门/单位内部变动的填写《劳动合同变更书》，给予登记变更。
员工姓名、身份证号、家庭住址等变更的，应及时通知劳动合同管理人员变更劳动合同。7.3合同续签
甲乙双方经协商同意可以续订合同。在进行劳动合同第一次续签时，需根据该员工上一年度工作表现及业绩，在第一次合同期限到期的前45天，提前与该员工直接上级进行沟通后提报《劳动合同续签审批表》（详见附件4）进行逐级审批，第二次签订期限为三年，如有特殊情况需进行特批。在第三次签订劳动合同时，遵循第二次签订的流程，提报《劳动合同续签审批表》，并与该员工沟通，可签订固定期限或无固定期限。经员工同意，愿意签订固定期限的，建议签订固定期限3-5年，如有特殊情况需进行特批。劳动合同续签的审批流程参照入职审批流程执行。
劳动合同到期不再续签，或者出现法定终止劳动合同的，劳动合同自动终止，该员工应在30天内办理离职手续。
7.4合同终止/解除
员工申请离职的，必须提前30天向行政部/人事部提出离职申请，办理完毕离职手续后，由对应人事部办理解除劳动关系。
因员工违反公司法律、公司规定被辞退、开除的，公司可按国家相关法律规定提出解除劳动合同，员工办理离职手续后，由对应的人事部门办理解除劳动关系，签订《终止解除劳动合同通知书/协议书》（详见附件5）。
7.5合同日常管理
劳动合同签订后由行政部/人事部根据岗位级别、类别进行统一管理，按期进行存放，并建立劳动合同台账。其中，各分子公司总经理的劳动合同由行政部统一管理。
任何人不得擅自查看存档的劳动合同，确需查看的需向主管部门提出申请，经批准后方可查看。已签订劳动合同不允许任何部门及人员以任何理由解除或复印。离职人员的劳动合同应继续保存三年。
8其他
未按以上要求执行的，每发现一次不符合扣罚相关人事20元/次。因手续不齐全，给公
司造成一定损失的，将给予200元/次处罚，情节严重的将给予辞退。
本制度自2018年5月1日起执行，其他制度与本制定相冲突的，以本制度为准。
附件1:《2018年劳动合同更新版》
附件2:《劳动合同台账》
附件3:《劳动合同变更书》
附件4:《劳动合同续签审批表》
附件5:《终止解除劳动合同通知书/协议书》