图书采访数据处理
【摘要】本文结合本人工作实践，以汇文图书采访
系统为例，介绍了有关图书采访数据的处理技巧。
【关键词】图书；采访；数据处理
Book Interview Data Processing
CAI Shi-lian
（Beijing University of Civil Engineering and Architecture，Beijing 102612，China）
【Abstract】Combined with my practice，the paper tintroduced techniques of Book Interview Data Processing as an example of Huiwen Books interview systew .
【Key words】Book；Interview；Data Proceessing
0 引言
提高纸质资源的利用率，使之与电子图书优势互补，是当前图书采访工作思考的问题。
馆藏文献资源建设的关键主要取决于文献采访质量，只有根据图书馆性质和任务、经费、读者需求、馆藏状况、服务功能、管理制度等方面实际，采选符合学校教学与科研活动需要图书，才能广泛地吸引读者。
在图书馆自动化管理系统下，图书采购首先进行数据处理，将MARC征订数据和非MARC征订数据转入系统，然后查重、
圈选、发订生成订单。
把订单通过邮件或QQ发给书商配书。
笔者根据自己图书采访实践，以汇文采访系统为例，浅谈关于图书采访数据的处理技巧。
1 图书采访模块介绍
图1是图书采访模块所包括的主要内容。
1.1 书商代码设定
1）在“汇文文献信息系统服务系统Libsys5.5-采访”里点击“系统”菜单“书商代码”按钮，将出现“书商代码管理”页面，点击“新增”按钮，出现“代码新增”页面如图2。
填写界面的各项信息，点击“确定”按钮，完成“书商代码”设定。
注意：新增三位数与前面系统里不能重复，新增有问题可修改，不再操作了可删除。
图2
2）回到“系统”菜单“我的书商”出现页面（这个是双击右侧后的结果），选中右侧“北京百万庄图书大厦有限公司”双击移到左侧，点击“确定”，点击“征订目录”按钮征订目录下显示“北京百万庄图书大厦有限公司”，如图3所示。
1.2 数据转入
数据转入包括MARC征订数据转入和非MARC征订数据转入。
1）MARC征订数据转入
在“汇文文献信息系统服务系统Libsys5.5-采访”里点击“征订”，点击“MARC征订数据转入”按钮，在弹出的MARC 征订数据转入页面，点击“新增批次”按钮，填写页面信息，批次是随意的。
点击“浏览”按钮，出现“MARC浏览页面”将书商发来的数据在机器上存放的位置找出来，“选中”弹出页面如图4，点击“打开”，点击“确定”，出现要转入“MARC 数据”预览页面，检查准确无误后，点击“转入”按钮出现页面图5。
认真填写图5所示“征订转入设置”页面信息。
注意：征订目录号BWZ20160307是之前拟定的，不是随意的，长度在14位之内，征订截止期在转入数据之时往后推一点。
点击“确定”，回到“征订目录”下“百万庄图书大厦有限公司”双击“BWZ20160307”，所有数据显示在系统的右侧。
2）非MARC征订数据的转入
在点击“征订”菜单，点击“非MARC征订数据的转入”按钮，首先设定一个格式，通过设定格式，将表格转入汇文系统，选择“书商”，点击“新增转换格式”，给出数据转换类别名，选择“读取格式”按钮，将书商发来的数据在机器上存放的位置找出来，“选中”如图6所示，点击“打开”，点击“确定”按钮，格式设定完成，excel第一行接入“外部字段名”（注意：excel第一行里每一项前面不能有空格，中间不能空格，每一行不能超过4个字），把要转入的“外部
字段名”打“√”填写它“对应MARC数据段”和子字段，将数据转入，点击“源文件选择”，有一个MARC预览页面，如图7-8所示，检查准确无误后，点击图8中“确认转入”按钮，接着与上面操作一样，完成转入。
1.3 查重
查重包括订前查重和订后查重。
1）订前查重
把书商给的外部数据转入征订目录中形成征订目录，目标是征订目录，可以对它批查重。
批查重是对征订目录数据和书目数据的数据比较，看哪些是订购的，哪些是有馆藏的，书目数据库的数据包括订购、待编、馆藏。
可以将重复记录删除。
点击“全选”按钮、“批查重”按钮，选择某个书商，某一批次，根据情况选择“前方一致”或“完全匹配”按钮，限定相同文献类型查重如图9，查重结果返回页面如图10，有两种颜色：黑色和红色，黑色记录表示征订目录记录，红色记录表示书目数据库的记录，可当前页面选中记录查看，通过全屏列表显示页面，可以批量删除，即点击“全屏列表显示”，点击“全选重复记录”按钮，点击删除。
我馆对征订目录进行两次查重，一次按图书标准号查重，另一次按题名和责任者查重，注意：一定要选校区、总馆如图9。
2）订后查重
如果图书馆有几位老师订购，可能有重复，对订购目录
批查重，让工作万无一失，与订前查重不同的是查重目标不是征订目录，而是订购目录。
1.4 圈选并订购
可以单条圈选并订购，也可批量订购。
要在征订目录里选中523到536书目，要用多选书目按钮，即把征订目录切换到多选模式，就是图11中按钮。
批量订购时，选中要订购的书目，点击“批量自动订购”按钮如图11。
1.5 发订并导出订单（如图12）
2 关于采访数据处理有关问题及解决的问题技巧
2.1 删除退订和删除未到书
采购人员一般要根据书商给的书目信息圈书，没有见到实物，由于书目信息不完整的原因，有时会出现不符合馆藏和读者需求的图书，图书馆会对书商提出确认返回书要求，我馆要求确认返回书：300元以上高码洋、英文版、大字版、高职高专（TU除外）、大开本、线装本、散装试卷、POD定价的书高于原价书请返回确认。
书商在配书过程中遇到这种书要返回采访人员，采访人员要在系统做退订处理。
订购图书作退订处理后，在批查重中仍显示在订，这时采访人员应该在退订与催缺模块，对退订数据进行批删除。
已订图书因故逾期未到，采访人员利用采访模块的催缺与退订功能检索未到（未到全）订购信息，对这些记录进行批量退订、批量删除。
2.2 批量删除批查重结果中的重复记录
批查重结果窗口中，点击“全屏列表”按钮，通过“全选重复记录”、“全选馆藏重复记录”按钮或手工选择相应重复记录进行删除（征订目录查重及订购目录查重都一样处理
2.3 上次退订过书，在下次订购的时候提醒采访员
在做征订目录的时候我们可以把书的isbn号添加到一个筛选列表里，下次导入征订目录做订购的时候可以按照这个列表去掉一部分图书。
2.4 采访人员必须对采访系统显示的查重结果仔细核对
批查重有三种情况各有区别，第一，征订目录批查重――查重目标：某征订目录；查重范围：指定的某个书商征订目录或其他征订目录数据。
第二，订前查重――查重目标：征订目录；查重范围：馆藏记录+待编记录+订购记录（即所有正式库记录）。
第三，订后查重――查重目标：订购目录；查重范围：馆藏记录+待编记录+其他订购。
我馆由于图书采访安排一个采访人员，一般就是订前查重。
从2015年9月我馆采访系统由北邮系统换成了汇文系统后，为了更好地去重，除了按标准号查重外，要求按照“题名与责任者”，以“完全匹配”查重，按“题名与责任者”系统查重后，查重结果显示重书情况有三种：一是，出版年相同，出版社不同，如《中西法律传统》两本书，陈景良主编，2014年，分别是北京大学出版社和中国政法大学出版社且分别是第九
卷和第十卷，这两本不是重书。
二是，出版年不同，出版社相同，如：国际服务贸易两本书，汪素芹主编，分别2011
年和2016年，都是机械工业出版社，还有如年刊、年报、年评、年表、年历、年鉴和按辑、按卷出版等，这些书为重书的可能小。
三是，出版年不同，出版社不同，如《老人与海》两本书，[美]欧内斯特?海明威著，一本书2007年出版，广州出版社，另一本2009年出版，译林出版社，这类书为重书的可能性要大。
采访人员必须对采访系统显示的查重结果仔细核对，不能简单地用“全选重复记录”按钮去删除。
2.5 修改订购目录
如订购目录20160314改成rt20160314，全选被修改的订购目录20160314的订单，点击“改订”按钮，在弹出的页面“订购目录”栏填写“rt20160314”，点击“确定”按钮（如图13）。
【参考文献】
[1]杨守芳.对利用汇文软件统计功能辅助图书采访工作的思考[J].情报探索，2006（12）：126-128.
[2]周伟.汇文系统中采访模块的应用[J].盐城工学院学
报（社会科学版），2002（4）：65-66.
[3]曲智斌.浅谈基于汇文LIBSYS的图书采访信息组织[J].河北科技图苑，2010，23（1）：41-43.
[责任编辑：杨玉洁]。