采购对账操作指引
1.目得
规范对账工作流程,提高工作效率。
2.涉及部门
财务部、采购部、物控部、仓库、生产外协组、整单外发组、品质部
3.定义
采购对账就是指特创财务对账人员与按期间对账得各类供应商(物料供应商,外协供应商,设备配件辅料供应商)核对月度往来应付款项得工作。
4.对账期间
特创公司对账期间为上月26日至本月25日,对账日期计算以特创ERP系统入库日期为准。
如:供应商25日发货,特创ERP系统25日以后入库得物料,将纳入后一个对账期间。
5.对账单收集时间
供应商发送对账单得时间:所有按期间对账得供应商应在每月得26日至30日将对账单(excel格式电子档与打印并盖章得对账单)通过邮件与传真发送给特创财务部对应得财务对账人员。
如供应商不能在对账单收集期间将对账单发给特创财务对账人员,则该对账期间内应核对往来明细合并到后一对账期间并将该供应商应付款项在正常得付款期间内顺延。
6.特创财务对账时间
当月26日至次月5日,核对好后在12日前将对账单回传给供应商。
供应商等特创财务通知才能开发票。
7.财务对账所需得资料及格式要求
7.1物料供应商、设备配件辅料供应商对账所需资料及要求
7、1、1所需单据:采购订单、供应商送货单、特创收料单,供应商
对账单,
7、1、2单据要求
7、1、2、1采购订单,送货单与收料单上得供应商名称,物料名称,
规格型号,数量,单价金额必须相互一致,且不得涂改,财务
不接受有涂改得单据对账。
采购订单必须有采购部采购
主管以上人员审核并经供应商盖章确认,对于采购订单单
价财务人员有异议得,采购部应提供询价比价凭证,对于
采购部不能提供询价比价凭证得,财务应将此订单交给总
经理审批。
7、1、2、2供应商应在送货单上盖有供应商名称得公章或送货
章并注明特创采购订单号。
7、1、2、3仓库收物料人员应在送货单上签字并盖收货章确认
物料入库。
7、1、2、4物控(收料单制单人)要在收料单上录入完整得供应商
送货单号,并以送货单日期作为收料日期输出收料单,仓
库收料人员应在收料单上签字确认物料入账。
7、1、2、5供应商对账单应包括采购订单号,送货日期,送货单号,
物料名称,规格型号,数量,单价,金额。
7、1、2、6物控制单人员应在收到供应商送货日期起3日内收
齐采购订单,送货单,收料单给到财务对账人员复核对账。
7、2 整单外发供应商对账所需资料及要求
7、2、1所需单据:送货单,收货单,供应商对账单
7、2、2单据要求
7、2、2、1供应商应在送货单上盖有供应商名称得公章或送货
章。
并在送货单上注明特创采购订单号,产品型号,单位,
数量,不得涂改,涂改需要重新开单。
7、2、2、2仓库收货人员应在送货单上签字并盖收货章确认收
货入库入账并将系统收货单号写在供应商送货单得右上
角,同时在系统收货单上录入供应商完整得送货单号,并
把供应商送货日期录入作为系统收货单得日期。
7、2、2、3仓库收货人员应在每周一将上周供应商送货单传递到
财务对账人员处,每月26日应将26日以前没有传递到财
务得单据带到财务对账人员处。
不能按时间传递送货单据
造成不能与供应商及时对账得责任由仓库收货人负责。
7、2、2、4 供应商对账单应至少含有采购订单号,送货日期,送货
单号,数量,单价等其她收费项目明细。
7、3工序外协供应商对账所需资料及要求
7、3、1所需单据:工序外协报价单,外协加工单,供应商送货单,供应
商对账单
7、3、2单据要求
7、3、2、1外协报价单,在外发加工前,采购应将外协报价单给到
财务对账人员处。
在外协报价单有更新时,采购部应及时将
报价变更资料传递到财务对账人员。
7、3、2、2外协加工单应注明供应商名称,加工工序名称,产品型
号,规格,数量及准确得加工工艺参数,外协加工单制单人签
字,收货单位及经手人签字。
7、3、2、3供应商送货单应注明外协加工单号,产品型号,数量,加
工项目。
7、3、2、4走系统得外协加工单供应商送货时外协收货人员应在
系统做收料单,并按供应商送货单日期收料,同时录入供应
商完整得送货单号。
7、3、2、5 外协报价单,外协加工单,供应商送货单不得涂改,如需
修改需要修改好后重新打印或重新填写,有修改单据传递
到财务将会被退回并不与供应商对账,由此造成得后果由
修改人负责。
7、3、2、6 供应商对账单应包括外协加工单号,送货日期,送货单
号,产品型号,单位,数量,单价,单独报价得加工项目要单
列。
7、3、2、7 外协收货人员应在供应商送货后2日内将供应商送货
单与外协加工单按上述要求核对好后送到财务部对账人
员。
不能按时按要求传递单据资料到财务对账人员造成不
能与供应商及时对账得责任由外协收货人负责。
8、供应商索赔
因物料品质等原因索赔扣款得,品质部应将经供应商确认回传得索赔单给到财务部对账扣款。
对于供应商没有及时回传索赔单得,品质部应邮件通知财务对账人员暂停供应商对账与付款。