工程档案报送告知书：根据《建设工程质量管理条例》（国务院第279号令）、《城市建设档案管理规定》（建设部第90号令）和国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定，你单位建设的工程自竣工验收合格之日起3个月内必须向市城建档案馆报送一套符合规定的工程档案。

为了做好该项目档案的编报工作，现就有关问题告知如下：一、工程档案报送的内容和组卷方法根据《建设工程文件归档整理规范》规定，向城建档案部门报送的工程档案为部分具有长期和永久保存价值的工程档案，具体内容和组卷方法可参照《三亚市市政基础设施工程档案报送内容组卷表及整理说明》（见附件）整理。

二、工程档案的质量要求工程档案的案卷质量必须符合《建设工程文件归档整理规范》和《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]679号）的要求。

三、工程档案报送期限自竣工验收合格之日起3个月内报送。

四、违法责任逾期末向市城建档案室报送工程档案的，将按《建设工程质量管理条例》第五十九条和《城市建设档案管理规定》第十四条处1-10万元罚款。

五、报送的工程档案经验收合格，即予以退还工程档案风险金。

附件：《三亚市市政基础设施工程档案报送内容组卷表及整理说明》三亚市城建档案馆年月日三亚市市政基础设施工程档案报送内容归档整理说明为规范我市市政基础设施工程档案报送内容的归档整理工作，确保工程档案案卷质量。

根据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和住建部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城[2002]221号）规定，制定《三亚市市政基础设施工程档案报送内容组卷表》（以下简称《组卷表》）一、适用范围本《组卷表》适用于向市城建档案馆报送的工程档案。

建设、施工、监理单位归档保存的工程档案按有关规定执行。

二、术语和定义（一）市政基础设施工程档案市政基础设施工程在建设过程中形成的具有归档保存价值的工程资料。

市政工程档案根据性质及整理单位不同，分为五大类：第一类：工程准备阶段文件代号：A第二类：监理文件代号：B第三类：施工文件代号：C第四类：竣工图代号：D第五类：竣工验收备案文件代号：E（二）组卷（亦称立卷）按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。

（三）案卷由互有联系的一件或若干件文件组成的档案保管单位。

（四）件“件”是工程文件整理的单位，一般以每份文件为一件，对有关联性较强的文件，也可以两份或多份作为一件。

三、基本规定（一）建设单位与监理单位、施工单位签订合同时，应当在合同中对监理资料、施工资料和工程档案的编制责任、套数、案卷质量、移交期限和违约责等提出明确要求。

（二）工程准备阶段文件和竣工验收备案文件由建设单位负责整理组卷。

（三）监理文件由监理单位负责整理组卷。

其内容和用表应当符合《海南省建设工程施工阶段监理资料目录及用表》（琼建监[2004]100号）的规定。

（四）施工文件和竣工图由施工单位负责整理组卷。

其内容和用表应当符合住建部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城[2002]221号）规定。

（五）工程档案由建设单位负责汇总并于工程竣工验收合格之日起3个月内向市城建档案馆移交。

建设单位也可以委托监理单位、施工单位办理工程档案移交。

四、归档文件质量要求（一）向城建档案馆报送的档案材料应为原件（证照类文件除外）。

（二）归档文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等的技术规范、标准和规定。

（三）归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

（四）归档文件的书写材料必须有利于长期保存，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（五）归档文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。

（六）工程文件的规格为A4幅面（297ⅹ210㎜），小于规格的要进行托裱（七）归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。

（八）竣工图的编制应符合相关规范要求。

可参照附件A编制。

五、组卷的原则和方法（一）组卷的原则1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

（二）组卷的方法1、工程准备阶段文件和竣工验收备案文件可按建设项目或单位工程组卷。

2、监理资料应按单位工程组卷。

3、施工资料应按单位工程组卷，并应符合下列规定：⑴专业承包工程形成的施工资料应由专业承包单负责，并应单独组卷。

⑵电梯应按不同型号每台电梯单独组卷。

⑶当几个单位工程共用的文件不能按单位工程组卷时，可按建设项目组卷。

如施工管理文件、施工物资质量证明文件等。

4、竣工图按应按专业组卷。

（三）组卷时的注意事项1、工程准备阶段文件原则上应当使用原件归档，但当情况特殊使用复印件归档的，必须在每件复印件首页空白处加盖建设单位公章，注明原件存在建设单位。

同时，每件复印件必须加盖骑缝章。

2、监理文件、施工文件各种程序责任者的签章手续必须完备。

⑴凡是要求个人签字的文件，必须按相关权限由本人亲自签字（不得代签），有关规定要求在文件上加盖执业印章的必须加盖本人执业印章。

⑵凡是要求单位加盖印章的文件，应当加盖单位公章。

加盖项目章的，必须办理委托书，但综合性的文件必须加盖单位公章。

3、施工文件质量控制资料中的原材料、成品、半成品、构配件、设备等的合格证、出厂检（试）验报告为复印件的必须加盖供货单位印章，并注明使用部位、进场批量、日期、经办人签名和原件存放处方为有效。

4、同一进场批量的原材料、构配件、设备等的进场报审表、合格证（检、试验报告）、复检报告、见证记录应归档整理在一起，不得分开整理，以便核查。

5、商品混凝土除合格证和配合比设计报告报送城建档案馆外，建设单位应保存并保证下列资料的可追溯性：⑴商品混凝土运输单⑵水泥检验报告⑶砂子检验报告⑷石子检验报告⑸粉煤灰检验报告⑹其他商品混凝土的合格证和配合比设计报告应一一对应整理。

六、文件的排列（一）文件材料按本《组卷表》的顺序排列，并应遵循下列原则：1、文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2、图纸材料按道路、桥梁、给水、排水、广场等专业排列组卷，同专业图纸按图号顺序排列。

3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

七、案卷的编目（一）卷内文件编号1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

单面书写的文件页号编在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

2、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

3、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(二)案卷封面的编制1、案卷封面的式样宜符合附件B的要求。

2、案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、工程名称（含子项名称）、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。

3、档号：由项目类别代号（大类、属类、小类号）、项目代号、档案类别代号、案卷顺序号组成。

其中大类、属类、小类代号连续排列，并与项目代号、档案类别代号、案卷顺序号之间用“·”分隔。

例：E0101·2009068·C·008⑴大类、属类、小类号按《三亚市城建档案分类大纲》编写，见附件H。

一个市政项目涉及多个专业，则以其中一个主要专业的大类、属类、小类编制档号。

⑵项目代号采用施工许可证正本的编号。

如某项工程的施工许可证编号为[2009]068号，则该项目的代号为2009068⑶档案类别代号按本说明第二条第一款的分类编写。

A代表工程准备阶段文件；B代表监理文件；C代表施工文件；D代表竣工图；E代表工程竣工验收备案文件。

⑷案卷顺序号不分案卷类别从工程准备阶段文件开始至工程竣工验收备案文件结束，以册为单元按顺序从001开始编写。

4、档案馆代号：应填写国家给定的档案馆编号，由档案馆填写。

5、工程名称：按规划许可证确定的项目名称填写6、子项名称：建设项目由多个单项工程组成时填写单项工程的名称。

7、案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

一般来讲，案卷题名宜由本《组卷表》的大类名和小类名组成。

8、编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

9、编制日期：应填写案卷内全部文件编制整理的起止日期。

10、保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。

由档案馆填写11、密级：由档案馆填。

有特殊要求的，建设单位可以提出密级要求。

案卷封面编制示例：档号E0101·2007089·A·001档号E0101·2007089·C·012 档案馆代号档案馆代号城建档案城建档案工程名称市金鸡岭改造工程工程名称市金鸡岭改造工程子项名称道路工程子项名称道路工程案卷题名第一部分：工程准备阶段文件案卷题名第三部分：施工文件第二册质量控制和功能性检验资料第二分册施工试验资料（一）编制单位三亚市市政工程有限公司（章）编制单位三亚市市政工程有限公司（章）编制日期二00八年九月四日编制日期二00八年九月四日密级保管期限密级保管期限共 1 卷第 1 卷共 2 卷第 1 卷（示例：1）（示例：2）（三）卷内目录的编制1、卷内目录式样宜符合附件C的要求。

卷内目录一式两份，一份随文件装订，一份用作归档文件目录。

2、档号：与该案卷封面中的档号要求相同。

3、件号：以一件文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。

4、文件编号：工程文件原有的文号或图号，填写时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。

工程文件没有编号时可不填写。

5、责任者：填写文件的直接形成单位或个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

6、文件题名：填写文件标题或图名的全称。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题。

7、日期：填写文件形成的日期。

几份文件作为一件时，日期应填写装订在前面的文件日期。

具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年月日，如：2008年5月21日标注为200805218、页次：填写文件在卷内所排的起止页号。

9、备注：注释文件需要说明的情况。

卷内目录编制示例：卷内目录档号：E0101·2007089·C·012（四）卷内备考表的编制1、卷内备考表的式样宜符合附件D的要求。

2、卷内备考表内容：盒内文件内容、说明、立卷人、审核人和日期。

3、文件内容：主要表明卷内文件的总卷数、各类文件的卷数。

4、说明：填写立卷单位对案卷情况的说明。

5、立卷人：负责整理工程文件的人员姓名。

6、审核人：负责检查工程文件整理质量的人员姓名。

7、日期：工程文件整理、检查完毕的日期。