公司业务资料整理及保管规定
第一章资料的收集与整理
第一条收集资料的方式有四种：购买、交换、制作与捐赠。

各种收集得到的资料，都必须标明以何种方式获得。

购买资料委托采购部门进行，全体职员有责任和义务提供资料的信息来源，并结合业务工作寻找有价值的资料。

交换资料由所需要的部门出面交涉与谈判，一旦达成交换条件，再由资料收集部门完成资料的交换。

制作资料有三种方式：印刷、撰写与记述。

当事人或部门主管，应积极主动地制作有价值的资料，送交资料收集部门，并积极争取来自各方面的捐赠资料。

第二条收集资料部门的主管，必须定期制订收集计划，并付诸实施。

第三条收集到的资料，按下列分类进行整理：
（1）单行本（主要指公开发行的读本）。

（2）调查报告（非卖品，如论文、研究报告及意见书）。

（3）统计书（民间组织或政府机构的统计年鉴等，包括非卖品）。

（4）全集（所有文集、论集与专集）。

（5）辞典（各种辞书、百科全书等）。

（6）报纸。

（7）杂志。

（8）古籍（近代以前）。

（9）其他（如小册子、目录等）。

第四条为了便于利用所收集到的资料，必须按资料的优劣及有用性分成下列各类：
（1）精选资料：表示很有参考价值及利用价值的资料。

（2）常用资料：表示有一定的利用价值或参考价值的普通的资料。

（3）劣等资料：表示内容劣等、无多少利用或参考价值的资料。

第五条全部资料按图书、报纸与杂志及其他三大类进行整理。

整理时，应填写资料索引卡片，以提高资料利用效率。

第二章资料的分类与保管
第六条各资料在三大分类基础上，进一步细分为经营、企业、经济。

重点为经营与企业两类。

第七条进一步再细分为外文资料与中文资料。

第八条资料分类与书架或书柜分类一致。

保管工作按上述分类展开。

（1）图书。

先区分外文书架与中文书架，然后，按经营、企业、经济与其他目录进行码放或索取。

（2）杂志与报纸。

按名称、日期进行码放。

（3）其他。

按形状、大小与厚薄进行分类码放。

第九条索引系统按图书目录卡、杂志目录卡、报纸目录卡及其他书类卡分别设立。

每张图书索引卡分别填写作者、出版年月、出版社、内容短评以及标明精选、常用与劣等字样。

报纸与杂志卡，只需与书架上的名称对应起来，写明报纸、杂志名称，发行单位，编辑机构，发行年月以及主要栏目与题材。

第十条在有必要的情况下，可制成著作者、撰写者或编写者索引卡。