本工作指引主要包含现金结算管理工作指引、筹资管理工作指引、担保管理工作指引等三部分内容。
1现金结算管理工作指引1.1流程图1.2指引概况1.3工作程序1.3.1货币资金管理模式1)控股总部对公司的货币资金实行统一集中管理的管理模式。
2)公司应严格按照控股总部的有关规定加强货币资金的管理,提高资金使用效率,防范财务风险。
1.3.2岗位设置管理1)公司的资金管理岗位的设置应符合内部牵制原则,合理划分职责权限,坚持不相容岗位相互分离的要求,确保不同岗位之间相互制约、相互监督。
2)公司应单独设立出纳岗位,出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作;出纳以外的人员不得保管现金、有价证券和票据;不得由一人办理货币资金业务的全过程。
单位的预留印鉴、支付密码和重要空白凭证应按规定分别由不同人员保管。
3)公司应配备符合职业操守的人员办理货币资金业务,有条件可根据具体情况进行岗位轮换。
4)公司对于货币资金业务应按控股总部的规定明确分级授权体系,并建立经办、复核、审批等内部控制程序。
对于违反内部控制程序的行为,应及时纠正、制止,必要时应向公司总经理、控股资金管理中心汇报。
5)除公司财务人员外,其他部门或人员不得办理公司的货币资金业务或直接接触货币资金。
6)财务部不得为其他单位或个人保管现金、有价证券、票据等物品。
1.3.3银行账户管理1)公司应严格按照国家的相关规定及控股总部要求,加强对银行账户的管理,依法办理存款、取款和结算业务。
2)银行账户包括基本账户、一般结算账户、专户及资本金账户,其中公司涉及的银行账户主要包括验资账户、基本账户(支出账户)、收入账户、按揭账户、本外币贷款账户、纳税账户等。
3)公司所有银行账户开立在经财务总监审核后,必须通过EAS系统上报控股资金管理中心审核,控股财务总监批准。
基本账户及收入账户的开户银行原则上须首选招商银行,账户开立后同时开通网上企业银行。
4)公司在EAS系统提交开户申请时,需将开户原因、开户理由以及银行名称、账户用途等相关信息说明清楚。
5)公司所有银行账户必须以公司名义开设,不得以个人名义开设,并由公司财务部统一集中管理(包括内部结算中心账户);6)公司开设的银行账户仅限本单位使用,不得将银行账户借给其他单位或个人使用,也不得将不属于公司经济业务范围的资金存入银行账户;7)对于支出结算账户等日均存款较多的银行账户,可与开户银行签订协定存款协议,增加利息收入;8)公司财务人员应保守公司商业秘密,未经过批准,不得向非相关人员提供与本单位银行账户相关的信息;9)公司因特殊业务需要临时开立银行账户的(例如验资账户、共管账户、保证金账户等),在业务结束后须及时办理销户手续;10)为提高资金使用效率、节约资金成本、规避财务风险,公司须定期对银行账户进行检查、清理,并于每季度结束后次月的10日之内,向控股资金管理中心报备《银行账户情况表》。
11)外汇账户管理须遵守国家外汇管理的有关规定。
1.3.4财务印章及银行预留印鉴管理1)本指引所称“财务印章”系指公司的财务专用章、银行预留私人印章及发票专用章等对外具有法律效力并由财务部门负责管理及使用的印章。
公司应做好财务印章的管理工作,加强和完善内部控制制度,规避财务风险。
2)财务印章的制作与管理a)财务印章的制作由财务部提出申请,经公司总经理批准后,行政与人力资源部经办制作事项。
财务印章制作完成后,行政与人力资源部应及时将印章交付给财务部,并办理印章移交手续。
b)发票专用章与发票、收据的保管、使用应相互分离。
c)保管财务印章的财务人员工作调动或者离职的,应办理印章交接手续,交接工作必须符合内控制度并进行登记;保管财务印章的财务人员因出差、请休假等原因暂时离开工作岗位的,如果不影响工作进度(例如付款),可不办理财务印章交接手续。
d)财务印章毁损、遗失的,财务部必须及时提交书面报告给公司总经理,经总经理批准后,提交行政与人力资源部办理相关手续。
e)财务部应编制《财务印章管理登记表》,对财务印章的制作、移交、毁损、遗失等进行登记。
3)财务印章的使用a)财务印章只能在经过公司规定的程序批准的文件或财务凭证上盖章、使用,一般仅限使用于支票、商业汇票、银行对账往来单等银行凭证;“发票专用章”仅限使用于公司的收款发票、收款收据、发票验销领购申请表等;“财务专用章”仅限使用于支票、商业汇票、银行对账单、付款通知书等;“银行预留私人印章”仅限使用于支票、商业汇票、银行对账单等银行凭证。
b)财务印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对,经核对无误后方可盖章;严禁超范围使用财务印章;c)财务印章原则上不许带出财务部,因工作需要将印章带出使用的(例如银行开户、销户等),须财务负责人批准。
银行预留印章(财务专用章、预留私人印章)必须由两个财务人员分别携带使用。
d)公司其他部门使用银行预留私人印章的(例如签订合同盖章等),应由使用部门负责人审批,并提交财务负责人审查通过后,财务部根据批准的文件加盖印章。
e)银行预留印鉴采用财务专用章+法人名章+公司总经理(或财务总监)手签组合。
在小额支付时金额在50万以下,可使用财务专用章+法人名章。
财务专用章须由公司财务负责人或其指定的会计人员(非出纳人员)保管,法人名章必须由授权人员保管。
公司须加强银行预留印鉴的管理,严禁一人同时保管对外支付款项所需的全部印章;1.3.5票据管理1)本指引所指票据主要包括支票、银行电汇单、本票、商业汇票、发票、收款收据等由财务部门负责管理及使用的票据。
公司应做好票据的管理工作,完善内部控制制度,规避财务风险。
2)公司不得对外签发没有资金保证的票据、远期支票或空白票据,不得签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据;3)公司原则上不接受外部单位以期票及商业承兑汇票付款,如有特殊情况需要收取,须报控股资金管理中心批准。
4)公司须加强票据的管理,购买票据(包括支票、银行电汇单、发票等)须经公司财务负责人批准;有关空白票据由专人严格保管;发票和收据的领用应由领用人签字;票据使用时一般应加盖“不得背书转让”章,票据背书转让须经公司财务负责人批准;过期、作废的票据须及时注销,并保留注销记录;5)公司应专设《票据登记簿》,由专人对票据的购买、领用、背书转让、注销及使用情况进行记录,防止票据遗失和被盗。
对遗失和被盗的票据必须认真追查,采取必要措施,防止造成经济损失。
票据的使用应按照专设登记簿的序号,并保持序号的连续性和完整性。
6)作废票据除在登记簿中记录外,应对作废票据加盖作废章并单独保管。
7)公司票据保管人员应定期进行票据盘点(每季度不少于一次),财务负责人或授权人(非出纳人员)现场监督盘点工作,并在票据登记簿中登记备案。
8)其它重要票据(包括纸质股票、股东代码证等)应放入保险箱妥善保管,并设置存取备查簿,进行定期盘点。
此类票据的保管和备查簿的登记保管不得由同一人负责。
1.3.6网上银行业务管理1)网上银行业务是指公司以网际网络为媒介,运用银行金融服务软件,进行账户信息查询、转账付款、线上支付等业务。
2)财务部是公司网上银行业务的职能管理部门,负责公司网上银行日常运行工作。
3)公司实施网上银行业务须严格授权管理,明确管理责任,应按照“分级授权,限额管理”的原则办理;网上银行支付业务一般设三级管理权限,即:“经办—审核—审批”的流程进行。
公司网银权限设定及变更须填写《银行账户网银审批表》报财务总监及公司总经理审批。
公司财务负责人须兼任本公司网上银行系统管理员。
4)公司网银操作由出纳经办,财务主管审核,财务总监终审。
网上银行支付权限设置,财务主管的支付权限原则上为50万元以内,超过50万元需上报公司财务总监审批。
5)除一些业务要求使用现金或银行支票等方式外,公司财务部应使用网上银行系统办理结算业务;6)使用网上银行操作业务的人员密码、客户证书等应由本人保管,所有网上银行操作人员不得同时持有同一家银行账户两张以上(含两张)客户证书;7)公司财务部必须建立《网银系统权限管理登记表》,对网上银行业务相关岗位人员的具体权限、工作流程的增加、删除、修改、冻结/解冻等情况进行登记,并及时上报控股资金管理中心备案;登记簿由公司指定人员保管。
8)网上银行结算业务凭有关的审批文件办理。
公司的网上银行操作人员在办理网上银行业务时,须确保支付的唯一有效性,严禁出现网上银行和支票同时重复付款的现象。
1.3.7外汇结算管理1)公司办理外汇收款、付款、结汇和购汇等业务,应遵守国家外汇管理的有关规定,并在指定银行办理。
2)在指定银行及结算中心办理外汇支付时,必须提供贸易合同、批文,并依照合同规定的付款方式付款。
3)公司不得从事未经控股总部批准的外汇买卖业务,不得参与现汇、期汇交易等炒汇行为,不得进行黑市外汇交易。
未经批准,不得自行在境外开立账户和存款。
1.3.8现金管理1)公司现金库存一般不超过人民币3000元,超过库存限额的现金应及时存入银行;如需调整现金库存限额,续报控股资金管理中心核定。
2)公司收到的现金收入应及时入账并存入开户银行,不得私设“小金库”,不得设账外账,不得将公司的现金以个人名义存入银行,不得坐支现金。
3)公司应尽量减少现金收款业务,要求交款单位或个人事先将款项存入公司的银行收入账户。
4)公司应使用网银系统等银行转账结算方式支付款项,原则上不能直接采取现金结算方式,严格禁止委托付款,避免风险。
5)公司特殊情况下使用现金须经财务负责人、总经理审批后方可使用,且仅限于以下几种特殊情况:a)员工备用金;b)直接支付给个人的拆迁补偿款;c)退还给个人购房者的诚意金、房款(含定金);d)退还给个人租户的租赁保证金;e)直接支付给个人的赔偿款;f)其他应使用现金支付的款项。
6)公司现金支出必须及时入账,严禁白条抵库。
出纳人员须做到日清月结,保证账面余额与实际库存额相符。
公司须每月至少进行一次现金盘点,重要节假日前也应进行现金盘点,盘点时间由财务负责人安排。
出纳负责盘点现金,主管会计现场监督盘点工作,填写《现金盘点表》并签字确认,财务负责人进行复核确认。
7)现金实际盘点金额与账面金额出现差异的,应详细说明原因。
现金盘点发现的长短款问题应分析原因、明确责任,提出解决方案,金额较大的须报控股资金管理中心备案。
8)公司库存现金币种仅限港币、美元和人民币。
保险柜禁止存放与公司无关的现金及其它物品。
1.3.9银行存款管理1)控股总部统一集中管理公司的银行存款。
公司的银行存款应严格执行收支两条线的管理方式,原则上收入结算账户实行“零余额”管理方式;支出结算账户的月末资金余额原则上不得超过控股总部规定的1000万限额。
2)银行存款收入管理a)公司所有款项收入应及时存入收入结算账户,并转回控股总部结算中心;公司财务部应在资金上划当日在EAS财务系统中提交资金上划单并确保上划单流转到控股结算中心;b)对于银行账户中资金余额超出控股总部限额要求的资金,应及时转入收入结算户(要求每月检查一次);c)财务部应妥善使用和保管POS机,不得将POS机借给控股系统外其他单位或个人使用,财务部应与银行协商POS机刷卡手续费的收取标准,尽量减低手续费标准。