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浅谈会议纪要的写作要领

会议纪要是在会议结束后,根据会议的宗旨和目的,对会议中形成的共识、达成的意见、决定的事项,用精辟的语言、综合记叙的方法,在记录的基础上进一步综合、归纳、分析、提炼、整理而成。

它是用于反映会议主要情况和议定事项,统一协调各方面步调,要求与会单位共同遵守、执行的一种法定公文。

笔者结合自身工作实践,认为写好会议
纪要除了必须具备公文写作应
有的要素外,还需在写作内容的
纪实性、语言的概括性和表达的
要点性等方面下功夫,把握好以
下五点要求。

一、要客观全面地做好会
议记录
会议记录是将会议的组织
情况和会议内容,包括会上的报
告、发言、讨论、决议等记录下来
所形成的书面材料。

它是会议过
程和会议内容的真实凭证,是会
后了解情况、分析问题、研究工
作、总结经验的依据和参考。


议纪要就是在会议记录等所提
供材料的基础上,围绕会议的中
心议题和指导思想,经过加工、
整理、概括、提炼而形成的公文。

由此可见,做好会议记录是写好
会议纪要的先决条件。

做好会议
记录一定要“求全”,即记录必须
要体现会议的实际议程、发言的
主要内容和形成的表决意见,不
能有所遗漏;“求快”,即记录时
要耳灵手快,迅速感知发言内容并尽快转换成文字形式;“求准”,即确保会议记录内容不走样,为撰写会议纪要提供准确依据。

二、要实事求是地反映会议情况
会议纪要中的主要情况和议定事项主要源于会议记录,并且两者当中的“纪”、“记”还存在着一定的辩证关系。

“记”是记录,是对会议内容最直接、最初始的反映,内容比较口语化,语言较为随意,强调原汁原味、真实客观;而“纪”则是在“记”的基础上的进一步升华,加入了撰写者分析、判断等个人因素,把口语化的语言加工成了公文语言,强调精要凝炼、准确规范。

在这个过程中,往往会发生由于撰写人因意思不明、理解不清而扭曲真实意思的现象,导致会议纪要内容失真。

所以,撰写会议纪
要应努力做到:第一,忠实于讲话
人、发言人的原意,尽量用原话,保
持讲话人、发言人的语言风格;第
二,力求把各项议题、要点摸清、吃
透、弄明,自始至终做到吃透精神,
讲究其实,准确客观,反映会议本
来面貌,把要表述的内容表述明
白,把该强调的问题强调清楚;第
三,不能夹杂撰写者主观意愿,更
不能断章取义,扭曲他人意见,随
意篡改会议精神,增删会议内容,
变动或更改与会者议定的事项,修
改会议达成的共识等。

力求符合
“必须按公文所代表的机关、单位
的意志或领导的授意行文,忠实地
表达群体意志,抑制自我意识”的
公文写作要求。

三、要精心梳理加工会议内容
即围绕会议议题,以剪裁整理
每个与会发言者的讲话要点为内
容,按照由繁到简,由表及里的写
作方法,去粗取精、层层深入,实现
会议内容由无序变有序,由繁杂冗
长变条理清晰,进而干练地体现会
议议定的事项,集中反映会议要求贯彻的精神。

要层层递进,可按照“三步走”的方法来进行。

第一步:形成轮廓。

即在撰写前进行通篇考虑、全盘谋划,以会议讨论的问题为单位,分层次、划项目,逐一展开,布好写作格局。

例如,××公司召开生产调度质量分析会议,会议议定的事项有:一、生产经营方面;二、产品质量方面;三、安全保卫方面,等等。

形成写作框架,为进一步充实内容拟好提纲。

第二
浅谈会议
纪要的写作要领□


法定公文写作
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应用写作2014·4
步:分门归类。

即根据与会者的发言顺序和实际内容,按照发言内容的不同,将会议中各与会者发表的看法和交流的意见,依次分类填充到写作框架中。

这样既确保了纪要内容的完整性,又为下一步进行深入概括提供条件。

第三步:去粗取精。

即对纪要内容的详略取舍、文字表述等方面进行加工,深入推敲,使其脉络畅通、条理清晰。

四、要字字珠玑、深入概括
会议纪要是会议内容高度、集中的概括,是与会单位下阶段开展工作的依据。

其语言含糊其辞、模棱两可将会产生歧义,势必会影响其行文效果。

这就要求撰写者要在语言表达上做到简练、准确、概括。

第一,语言表述要简炼。

述及会议要求的事项时,要综合概括,力求简洁明了、精当不繁,能用一句话阐明的决不用多句话来陈述,切不可你中有我,我中有你,叠床架屋,车轱辘话来回说。

第二,选词炼字要准确。

会议纪要作为应用语体必须要写得清楚明确、句稳词妥,以更准确、有效地传达会议精神。

第三,要善用短句和祈使句。

短句意思集中明确,能够达到简洁而不单调,省略而不产生歧义的目的。

祈使句能够提出要求和号召,肯定或否定,能做什么和不能做什么,表述十分明确。

会议纪要需统一与会单位步调,让其明白下一步要做什么和怎么做的问题。

“要字句”也正是从这一实际出发,高度概括、集中和浓缩了会议议定的事项,将其提炼成与会者要去执行的任务。

“要字句”即“执行单位+要+执行的内容”。

如:生产部门要严格执行好生产网络计划,加强生产过程中的组织协调,确保施工周期;质管部门要积极深入生产现场,执行好“三级检验”制度,确保产品质量;安全部门要深入生产作业现场,加大安全隐患排查力度;等等。

可见,这样的表述方式针对性、目的性、号召性更强,能够增强行文的法定效力,增强纪要内容的可操作性,便于与会单位贯彻执行。

五、要突出介绍会议成果
会议成果是对会议讨论研究和议定事项进行归纳整理,概括出来的要点,是会议纪要写作的主体。

写好会议纪要,一是要善于发现要点。

如:会前,会议主持人宣布会议召开的目的和任务。

会中,凸显的新思想、新观点、新思路;讨论争议较大的问题;与会者就某些重要问题所达成的共识,提出的解决办法,形成的政策性规定和指导性意见。

会尾,领导所作的总结性发言;对会中提出问题的具体答复以及上级领导所作的指示,等等。

这些都是会议内容的精要,也是介绍会议成果的关键之处。

二是要集中反映要点。

一方面要有的放矢,善谋全局。

撰写者要从召开会议的实质精神出发,分析、综合会议上的各种意见,舍弃那些琐碎枝节、与会议宗旨无关以及会议中未达成共识的零散意见。

另一方面要抓住精要,突出重点。

要将会议纪要纳入整个会议过程和具体环境中去考虑,重点反映“如何尽快把与会者的思想统一到会议精神上来;如何较好地解决现阶段工作中遇到的突出矛盾;如何科学地指导下阶段工作的开展”,等等。

三是要注意把握要点。

也即把握好会议纪要撰写的“度”。

撰写会议纪要既不可凌驾于会议内容之上,夸夸其谈,喊口号;也不可脱离会议中心,冥思苦想,搞创作,要切实达到任务清楚、目标明确、责任到位。

反映会议决议的时候,要直截了当、开门见山、直言其事,切勿含糊不清、华而不实,尤其是对会议中未达成一致的观点或未最终形成决议的事项,切不可任意发挥、恣意想象。

明确工作目标的时候,要切合与会单位工作实际,符合事物发展客观规律,切不可虚无缥缈、言之无物,搞“超前主义”或“慢步主义”。

明确责任事项的时候,不仅要写明要办理的事项,而且要写明办理的期限和所负的责任,以免各单位互相推诿、扯皮,给工作带来损失。

(作者单位:新疆际华七五五五职业装有限公司)
编辑:蔡宁涛
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