费用管理制度
为加强公司经营费用管理,明确费用开支的范围及审批程序,杜绝不合理的开支,提倡成本意识,特制定本制度。

一、说明
1．费用开支是指公司及各部门日常经营管理需要而发生的工资及福利、差旅费、通讯费、业务招待费、仪器采购费、车辆使用费、办公费、培训费、报刊杂志费等。

2．工资及福利执行标准依照公司工资管理制度执行。

3．差旅费指公司员工因公出差的交通费、住宿费、相关补贴等费用。

二、出差及差旅费
1．所有员工出差均需填写《出差申请单》，经相关领导签字并安排好工作后方可出差，出差返回后需要提交《出差总结报告》，两份单子必须附于报销单据后上交财务部（部门若需要留底请自行复印备份），无《出差申请单》和《出差总结报告》者不予报销。

2. 出差人员借支差旅费,必须填写出差申请单和借支单,详细列明出差地区、联系事项、预计事项、预支金额等,经分管副总批准后，超过分管副总审批权限的经总经理批准后,方可到财务部借支现金。

出差人员返回公司后三个工作日内必须完成报销工作（销售人员必须每个月5日前寄回上个月的票，日期以票据到公司为准，票据到司后5个工作日营销部内勤必须完成报销工作）。

出差差旅费各分项标准如下表所示：
出差交通费、住宿费及伙食费补贴标准
3．出差差旅费支付标准为各级人员出差内地每日之最高限额，其超出部份自行负担。

如出差沿海及开放城市(北京、上海、广东、厦门等)住宿费最高标准可上浮30％。

4、差旅费各分项说明：
（1）交通费：交通费需以单据认定，无法取得凭证者，不得报支；使用公司交通工具者不支付交通费。

（2）住宿费：住宿费需要依发票在给付标准内按实际额支付。

若同性别员工多人同时出差同一城市,须两人合开一间房,住宿补贴标准按各自级别相对应的补贴标准的50%执行。

（3）膳食费：上午七时以前出差或八时以后返差者得申报早餐；中午十二时以前出差或下午一时以后返差者得申报中餐；下午六时以前出差或下午七时以后返差者得申报晚餐。

乘坐火车的在火车上按50元/天进行伙食补贴.当天往返短途出差按10元标准补贴午餐。

（4）杂费：杂费并非固定补贴，其报支必须凭有效票据并按要求申报。

5．出差人员的伙食补贴和定额交通费按实际出差天数报销，出差天数计算以乘交通工具所取得的有关凭证上注明的离榕(京)、抵榕(京)时间为准,对首日和尾日以中午13点为界线进行折算,中午13点前出发的按一天计算, 中午13点后出发的按半天计算,回程时计算方法类推。

6．总经理、董事长出差的交通费、住宿费及伙食费补贴实报实销。

7．员工出差一般乘坐火车或汽车，连续乘坐火车6小时以上才可购买硬卧,因紧急事务或折扣后乘飞机更为经济,事先报直属副总或人事行政副总批准可乘坐飞机。

8、总经理、副总经理、总监可乘坐飞机,一般10小时以内火车车程原则上不能乘坐飞机。

9、市区内办事除紧急事情经批准乘坐出租车外，一般应乘坐公交车。

商务出差发生的出租车费报销须在发票后注明日期、起落点和事由,否则不予报支。

10、出差员工根据级别定额标准,在标准以内凭报销科目的正式发票实报实销，同时公司鼓励节约，出差期间总开支小于定额标准内的，则按节约的金额给予
40%的奖励，如超过标准报销须注明原因,并由总经理批准方可报支，否则自行支付超支部分。

11、低阶人员随同外宾或高阶人员同行出差、洽谈公务的比照高阶人员搭乘同等之交通工具、住宿及膳费办理。

12、其他说明
（1）员工出差学习或开会，凭会议通知，如已由主办单位统一收取食宿费用，即不再享受以上补贴;
（2）借出差之便绕到探亲访友，必须经分管总监批准。

绕道费用自理，补助只记因公出差天数，考勤按人事制度管理。

（3）特别情况，特别地点，总经理可酌情特批增加补贴。

(4) 需要购买机票的员工必须用审批通过后的出差申请单到秘书处订购机票，
私自定机票者不予以报销。

在外员工需要定机票的需要指定在公司的员工代为填写出差申请单并经过部门负责人审批通过后交由秘书过目后方可订票。

特别紧急情况下必须经过相关责任人同意后让秘书订购机票，出差结束后要补填出差申请单方可报销。

三、通讯费用
1、办公室电话管理按相关行政办公制度执行。

公司原则上不为个人提供手提电话和住宅电话，通讯工具由个人购买。

通讯费用按职务和工作性质由公司行政部报总经理批准后定额报销，各级别标准如下：
（1）公司总经理、董事长按实际发生额实报实销。

（2）副总经理级 300元/月；
（3）总监级 200元/月；
（4）经理级 150元/月；
（5）一级主管级 100元/月。

其他人员确实因工作需要申请话费补贴的按实际情况酬情处理。

首次申请或首次报支电话费的人员，应填写《手机话费报支申请表》，经公司核准后办理。

2、凡享受报销通讯费的员工，一天24小时开机。

不得以任何借口关机或不回机，如有发现三次以上情形者，则取消当月的通讯费报销。

3、通讯费报销统一到营业厅打印正式发票，按实际金额给予报销，超过标准的自行支付。

4、通讯费的报销并非所有主管级以上人员均享有，而是根据其工作性质而定。

四、业务接待要求与费用
业务接待的宗旨：接待对象满意，最小费用支出，最大利益回报。

泰普人应按本原则从事一切接待。

具体要求和程序如下：
1．所有接待活动必须提前填写接待招待费用申请单，需注明接待对象，接待方式，接待时间和费用预算（招待标准根据招待人员中最高级别而定，另结合实际情况填写，超标的情况需要注明原因）。

2.申请单交由部门负责人和财务总监签字核准。

3.实际招待费用超过预算的必须说明原因，并经过部门负责人和财务总监审批后方可报销，如无法通过审批的，超过部分金额由当事者自己承担。

4.需要事先支取现金的，必须附上现金支取单。

5.无事先获得招待费用申请单审批通过而发生的所有费用由当事人自己承担。

如遇到紧急情况无法事先进行审批手续的情况，当事人必须事先告知部门负责人相关情况，在获得部门负责人的允许情况下才可以进行接待活动，并在活动结束后立即补写招待费用申请单。

6．接待活动完成后，必须在三个工作日（销售人员必须每个月5日前寄回上个月的票，日期以票据到公司为准，票据到司后5个工作日营销部内勤必须完成报销工作）内完成招待费用报销工作。

必须粘贴好合法凭证，在报销单上如实填写实际消费金额，附上费用申请单，相关证明人签字后经分管总监核准，综合部总监审核，总经理批准。

如实际消费金额超过预算的，必须说明合理原因，审批不通过的，超过预算部分金额由当事人自己承担。

7．财务部门完成报销程序后，给费用申请单和相关凭证编号后，招待费用申请单交财务总监保管，凭证交会计作帐。

接待标准
五、办公费用
办公费用控制的原则:统一采购，造册保管，按需登记，节约使用。

具体要求和程序如下:
1．各部门每月按需填写办公用品申购单,由行政部汇总报相关领导批准后统一购买。

2．办公用品由行政部统一登记并保管，各部门按需登记领用。

3．办公室电话管理按通讯设备管理制度执行。

六、仪器、耗材采购费用
仪器采购和耗材采购在进行正常的审批手续前，必须遵循公司采购审批小组的采购流程进行采购。

七、报刊订阅费用
1．报刊杂志的订阅，由各部门提出申请报总经理批准后，交行政部统一办理。

2．各部门因工作需要经总经理批准购买的书籍资料，需到行政部办理借阅手续后才可报销。

3．员工借阅的图书发生丢失,按书价的双倍赔偿。

八、借款的相关程序和要求
1．员工因接待客户或购买物品可申请一般性借款，办理现金借款，由借款人填写借支单，列明借款原因、金额、还款期限；办理支票付款方式，必须由经办人填写支票领用单，写明持票单位名称、帐号、金额及事由；已取的发票并要求转帐付款的，可直接凭费用报销单付款。

2．借款必须经分管副总核准，财务部审核，超过分管副总审批权限的由总经理批准。

3．原有借款未核销前，原则上不得再办理借款。

九、费用审批程序和要求
1．所有费用报销必须填写费用报销单，提供真实、合法的原始凭证, 原始凭证均需背书，一事一单，原始凭证日期不得超出发生日期的20天。

2．所有费用支出先由财务部审核，分管副总审批，超过权限的由总经理批准。

费用报销流程图：
报销人 部门主管 分管副总 总经理 财务部。