文件控制程序LYJS/CX07－20171 目的为确保对公司质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行所需文件的控制，防止文件的丢失、误用，确保公司各个场所及时得到适用文件的有效版本，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。
3 术语本程序采用ISO9000:2015 idt GB/T19000-2016《质量管理体系基础和术语》、ISO14001:2015 idt GB/T24001-2016《环境管理体系要求及使用指南》、OHSAS18001:2007 idt GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系要求》及GB/T50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》、的相关术语。
本程序所使用的术语“文件”与ISO9000:2015 idt GB/T19000-2016《质量管理体系基础和术语》、ISO14001:2015 idt GB/T24001-2016《环境管理体系要求及使用指南》标准中所列术语“成文信息”和“文件化信息”同义，但不包括“记录”。
4职责4.1行政部（1）负责本程序的制定、修订、监督实施和归口管理。
（2）负责公司总部行政管理类文件和外来文件的登记、传递的控制。
（3）所属档案室负责文件的归档与保管工作。
4.2 企管部负责公司质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件、管理制度等文件的控制。
4.3工程技术部负责公司技术标准、规范、施工技术文件等的控制。
4.4 经营部负责市场经营、专业分包管理等相关文件的控制。
4.5工程部负责工程质量管理、环境管理、职业健康安全管理、机械设备管理、劳务分包管理等相关文件的控制。
4.6 其他部门负责职责范围内的管理活动相关文件的控制。
4.7分公司、项目经理部负责本单位所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件的控制，并保证及时将有关文件传达到相关部门、岗位。
5 工作程序 5.1文件控制流程文件根据以下流程进行控制：5.2 须控制文件的类别和载体5.2.1公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行所须控制的文件包括：——质量、环境、职业健康安全管理手册； ——程序文件、管理制度；——作业指导书、操作规程、工作指南等； ——行政文件、技术文件、外来文件。
其中：（1）行政文件是指公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的行政部门印发、控制的管理文件。
如发展规划、合同协议、管理要求、工作计划、管理方案、考核责任书等。
（2）技术文件是指与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的技术类文件资料，包括施工组织设计环境、专项方案、操作规程等。
（3）外来文件是指由公司外部进入本公司的文件，包括法律法规、标准规范、施工图纸、上级和地方政府行政主管部门下发的有关文件及建设单位、设计单位、监理单位、非政府组织及其他相关单位等的文件、通知、信函等。
（4）记录属于特殊类型文件，具体控制方法按《记录控制程序》的规定执行。
5.2.2文件的载体与媒介文件可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。
文件可以采用多种载体，包括纸张、照片、视频、计算机盘片等或它们的组合，并可以使用文字、图片、电子信息软件等媒介。
5.3 文件的标识5.3.1管理手册、程序文件标识质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件以公司代号、体系文件类别代号、文件序号、年号（版本号）进行标识。
方法如下：LYJS/XX XX－XXXX年号(版本号)（以文件发布年份）文件序号:（按01，02……顺序）SC （管理手册）文件类别代号CX （程序文件）(龙元建设)作业指导书、操作规程、工作指南等类型文件标识中的“文件类别代号”可参照上述方法由制定部门、单位自行确定。
5.3.2行政文件标识公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的行政性文件标识方法可按“龙元建设[XXXX]XX号”的格式办理，其中“XXXX”为发文年份，“XX”为发文顺序号，年份和顺序号均用阿拉伯数字表示。
部门、分公司、项目经理部与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的行政性文件，应参照公司标识方法自行规定。
其中部门、分公司和项目经理部发文的标识中应增加本部门、分公司或项目经理部的代码。
代码应采用部门、分公司或项目经理部名称关键词的汉语拼音第一个字母表示，如：“行政部”应为“XZ”，“广东分公司”应为“GD”，“嘉兴项目部”应为“JX XMB”等。
5.4 文件的编制、评审和批准发布文件发布前，编制部门、单位必须请分管或主管领导（见下表）对文件的适宜性、充分性及发放范围进行评审和批准。
合同文件和其它技术文件按有关规定执行。
5.5文件的发放（1）公司各部门、分公司、项目经理部应设专（兼）职资料员负责各类文件的发放、接收、登记、标识、传递、保管，确保文件处于受控状态。
（2）发文时应按批准人批示的发放范围发放，并保证在需要使用相关文件的部门、分公司、项目经理部或人员均能够获取有效版本的文件。
纸质文件通过公司、分公司主管部门负责逐级发放，通过公司信息平台发布的文件由需要使用者自行上网检索查阅。
（3）文件发放应填写“发文登记表”，按类别建立发文台帐。
登记表和台账应注明文件名称、编号、序号、收文单位、受控编号等，并由收文人签字，注明签收日期。
若通过电子邮件、传真等方式发文，须在备注栏注明。
必要时，应要求对方回复确认是否收到。
（3）施工图纸和设计变更通知的收发，也应在收发文登记表进行记录，并应写明工程名称、图纸编号、接收部门（或人员）、发放数量、签收人等。
5.6 文件的接收与归档（1）凡发至本部门、分公司或项目经理部的文件首先应交给专（兼）职资料员，由其按照要求做好收文登记。
在本部门、分公司或项目经理部内外须发放至相关使用人的也应做好发文登记。
（2）各类文件批准发布后，应按档案管理规定由公司、分公司和项目经理部主管部门或资料员存档。
项目经理部编制和管理的工程文件和技术资料，也应按竣工资料有关规定归档保存。
（3）各类文件的保管应具备相应的存储条件，包括配置防火、防潮、防蛀、防晒、防磁等设施或物品，以防止文件的损坏。
（4）根据公司《档案管理办法》的规定，凡属于归档范围内的各类文件应按时、按量、按要求向公司档案室移交归档，统一保存管理。
5.7 文件的日常管理（1）资料员应妥善保管文件，杜绝文件丢失、误用现象的发生。
文件保存时应确保文字、信息清晰，保持可读性，并建立台账或目录以便于识别和检索。
（2）借阅文件需填写《借阅登记表》，重要文件应经分管领导同意后方可借阅。
（3）受控文件不得随意复印或以其他方式复制。
确有需要增加发放数量的，可以向文件编制或印发部门索取。
索取不成的，经主管部门同意方可复制。
任何受控文件的复制，均应按规定进行标识、发放和登记。
（4）当文件损坏或遗失时，当事人应向主管部门提出申请，经同意后能补发。
（5）当员工调离原部门、分公司或项目经理部时，应主动交还领用或借用的受控文件。
5.8 外来文件的管理（1）相关法律、法规及标准、规范等文件，由主管部门按《法律法规和其他要求控制及合规性评价程序》定期收集、更新、传递，并及时发给使用部门或人员。
（2）施工图纸、设计变更通知单，监理来函等文件，由项目资料员建立收发文记录，根据需要发放至项目技术、施工、预算、作业班组等相关人员。
（3）政府行政主管部门、社会团体、相关机构或组织等印发的有关文件，由接收部门识别其适应性，提出处理意见，交分管或主管领导审批后进行分发处理。
涉及质量、环境和职业健康安全管理的有关文件，应按《法律法规和其他要求及合规性评价控制程序》收集、识别和控制。
（4）外来文件的发放、使用、归档的方法与公司内部文件相同。
5.9 文件的评审与更改5.9.1 文件的评审（1）质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件在每年的管理评审会上进行评审。
（2）管理制度、作业指导书、操作规程、工作指南等文件在发现已不适用，或其内容有部分与公司生产、经营、管理实践不相适应时，由原文件编制部门、分公司或项目经理部负责及时组织评审、修改。
（3）其他文件的评审由原则上均由文件编制部门根据需要开展。
5.9.2 文件的更改（1）当文件需修订时，由该文件的原编制部门、分公司或项目经理部负责组织更改。
更改完成后应按原审批程序和权限进行审批，并以“文件更改通知单”的方式下发至与原文件相同的发放范围。
（3）“文件更改通知单”的接受部门、分公司、项目经理部的文件管理人员，应将通知单粘附于被修改文件后。
必要时，可对原文件相关修订部位作更改标识。
（4）文件经过多次更改，应酌情进行换版修订。
5.10文件的受控标识质量、环境、职业健康安全管理体系文件分“受控”和“非受控”两种状态。
（1）受控文件可采用编号、盖章、发放登记等单独或组合控制方式。
文件管理部门及文件持有人应按照受控股文件的批准、发放、使用、更改、作废程序严格进行控制。
（2）非受控文件的发放一般用于顾客、政府主管部门、分包方、供应商等相关方，发放时需做好登记。
当文件进行局部修订或换版修订时，不需通知文件持有者或回收作废版本。
5.11文件的作废、销毁和留存（1）当文件内容已不适用经评审须作废时，可由主管部门、分公司或项目经理部编制、印发新的文件直接代替，并由文件原编制部门发布“文件作废通知单”，经原文件的分管或主管领导批准后实施。
（2）文件持有部门、分公司和项目经理部在接到文件作废通知后，应立即停止对该文件的使用。
若因工作需要作为参考使用时，应在文件封面显著位置作“作废-参考用”标识并登记记录。
（3）已归档的作废文件的销毁按公司档案管理有关规定执行。
不在归档范围内的文件如需销毁，应由作废文件的主管部门列出清单，提出申请，经文件主管部门负责人批准后方可实施销毁。
6 相关文件（1）《记录控制程序》 LYJS/CX08—2017 （2）《法律法规和其他要求及合规性评价控制程序》 LYJS/CX03—2017 （3）《档案管理办法》7 记录（1）发文登记表 LYJS /CX07-01（2）收文登记表 LYJS /CX07-02（3）文件借阅记录表 LYJS /CX07-03（4）文件更改通知单 LYJS /CX07-04记录编号：LYJS/CX07-01 使用编号：记录编号：LYJS/CX07-02 使用编号：文件借阅登记表记录编号：LYJS/CX07-03 使用编号：文件更改通知单记录编号：LYJS/CX07-04 使用编号：更改人：审批人：日期：。