财务报账及审批流程讲解材料天津外国语大学财务处2013年3月目录1基本情况介绍2报账业务流程3支票借用及现金借款4科研经费管理5个人所得税及公积金业务1 基本情况1.1 报账业务流程图财务经办人员整理报销单据并填写对应报销单本部门有财务签字权的负责人审核签字特殊事项须报上一级主管校领导批准财务处审核领取现金或支票1.2 财务部门审核内容●报销业务的合规合理性●原始单据的合法完整性●报销手续的完备性●预算、借支款项的核对●签字审核情况1.3 业务办理1.3.1学校实行预算管理，在一个预算期间内，各项费用的累计支出不得超出本期间预算总额。
1.3.2日常行政开支包括办公费、差旅费、电话费、交通费、业务招待费等。
费用发生后，各部门财务经办人员可持合法、真实的票据及完备的审批手续向财务处预约报销。
1.3.3现金业务超过1000元，提前一天预约，无预约无法办理。
现金业务办理时间：9：30-11:30；14:00-16:002 报账业务流程2.1 票据取得及鉴别2.1.1机打、手写发票发票抬头：天津外国语大学发票日期：真实有效，与实际业务发生时间相符注意事项：可以报销的有效票据时间范围上溯6个月；机制发票票面注明“除客户名称外手写无效”的，客户名称允许手写，除此之外，机制发票不能有任何手写涂改内容。
税务登记证号：1201034013592092.1.1机打、手写发票发票内容：商品名称、数量、单价、金额等信息齐全，金额大小写准确一致，并加盖收款单位发票专用章。
发票上“商品”一栏未填列商品明细，只简写为“文具、办公用品、礼品、日用品”等内容的需提供商品明细，明细单由销售单位出具，并加盖与发票上一致的发票专用章；发票专用章：国家税务局规定2012年1月1日起，开具发票的单位一律使用新版发票专用章；发票票面：无破损、无涂改；机打发票示例机打发票示例手写发票示例发票明细示例2.1.2 收据或票据财政部门印制、盖有财政部门票据监制章的票据，收据联顶部印有“财政票据监制”字样，如“中央单位行政事业性收费统一收据”、“行政事业单位资金往来结算票据”等。
付款时间、付款单位、项目、数量、金额信息齐全、准确，并加盖收款单位财务专用章或票据专用章、收费专用章。
收据示例收据示例2.1.3 定额发票餐费、停车费、邮寄费等使用定额发票的，发票联印有“全国统一发票监制章，地方税务局监制”字样，具有发票代码和发票号码，同时加盖收款单位发票专用章。
2.1.4 乘车票机票、实名制火车票票面乘机（车）人须与出差人一致，乘机（车）时间和区间与出差任务相符。
如果没有纸质机票，可提供购买机票的发票与电子客票行程单。
订票费须有正式发票并加盖收款单位发票专用章；长途汽车票：有财政或地税监制字样，有发票代码和发票号码，加盖运输公司发票专用章；2.1.4 乘车票出租汽车票：出租汽车行业专用发票，有地税监制字样，票面字迹清晰，票面日期时间与外出乘车的日期时间相符；因公外出发生的交通费用凭乘车票实额报销，公交、地铁、京津城际卡等一次性充值费用，无法报销。
2.1.5 特殊情况处理各种发票、收据、单证不慎遗失的情况：(1)经办人员提交书面情况说明至财务处，查询该笔业务是否已办理报销手续；(2)财务处经查询，确认该笔业务尚未支付后，经办人联系原出票单位，取得原始票据记账联或存根联复印件加盖出票单位发票专用章；(3)经办人员取得发票复印件后按正常报销程序签批，书面说明经所属部门领导认可签字并加盖部门公章，财务处长签批，方可予以报账。
2.2 票据分类整理2.2.1 票据整理票据经审核合格后，按照如下顺序对票据进行分类、整理：⑴去掉票据中的订书针、大头针等金属物品；⑵根据经费来源对票据进行分类；⑶同一经费来源的，根据票据内容进行分类；为便于财务人员审核，尽量将内容相同的票据放在一起。
天津外国语大学财务处2.2.2 票据类别可以报销的票据大致分为以下类别：日常办公类文具、电话机、移动硬盘、电脑配件、锁、电池、复印、资料费、报纸刊物等宣传类海报、横幅、展板、照相、彩扩费、制作费差旅费出差过程中发生的各种费用（包括火车票、飞机票、长途汽车票、订票费、住宿费、会议费等）邮电费邮寄、快递费；办公电话费招待费接待其他单位来访或慰问相关单位发生的餐费、购买食品、饮料、酒水等；导游费、参观门票等图书设备类图书（需执行政府采购和固定资产登记手续）、行政办公设备等学生活动费举办活动购买的鲜花、装饰品、奖品等维护类行政办公设备的维护费、保养费、修理费，更换配件、软件系统维护等交通费市内出租车票、公共汽车票、地铁票车辆费有公车的部门因公外出准予报销的高速费、汽油费、停车费，以及车辆的年检、保养等天津外国语大学财务处2.2.3 特殊说明(1)各院系、部门购置公用图书，需先联系资产管理处执行政府采购程序并到图书馆办理固定资产登记手续，然后到财务处报账；(2)设备购置，需与资产管理处联系，涉及政府采购的事项，按照政采手续执行。
设备购置后在资产管理处完成固定资产验收手续，凭固定资产验收单、正式发票、采购合同报账；(3)未配备公车的部门，汽油费、停车费等与车辆有关的费用无法报销。
2.3 票据粘贴及报销单的填写2.3.1票据粘贴基本要求⑴将分类、整理好的票据，由上向下、由左向右，一层层平铺粘贴在报销单上，上下左右不得超出报销单，多出的部分折叠起来。
⑵票据一定要根据经费来源、票据内容分类粘贴，不得将不同经费来源或不同内容的票据粘到同一张报销单。
2.3.1 票据粘贴基本要求⑶每张票据均应直接粘贴在报销单上，而不能粘在票据上，以防脱落或覆盖票据内容。
⑷票据粘贴完毕，经办人员须汇总票据金额，并在报销单上注明票据张数、合计金额。
不符合要求的报销单据，财务人员无法办理，经办人重新分类、整理、粘贴后重新预约报销票据粘贴示例2.3.2 报销单填写示例⑴天津外国语大学报销单支出项目：该项支出的经费来源单据张数：粘贴在本张报销单上的发票张数（包括明细单）金额：大小写应正确、一致，不能涂改具体办事人员在“经办人”一栏签名，交共同参与的人员复查并在“验收人”一栏签字确认。
由本部门有财务签字权的负责人签字批准。
由多个部门共同负担经费支出，需列出明细并由各部门有财务签字权领导分别签批。
业务招待费如餐费、酒水、食品、参观门票等报销时报销单上须注明招待时间、招待对象、事由。
报销单填写示例示例⑵天津外国语大学市内交通费报销单报销单粘贴及填写示例报销单粘贴及填写示例⑶天津外国语大学差旅费报销单火车长汽轮船/飞机：按照乘坐的城际间交通工具的类别填写外地市内交通费：在出差地当地发生的市内交通费会务费：填列会议费、培训费在途时间地点表：按照车票的票面时间填写其他：火车票订票费、飞机保险费用自出发地（家庭或学校）至火车站、飞机场，乘坐公交、地铁或出租车费用须另行填写市内交通费报销单；所附原始单据粘贴于普通报销单作为附件。
会议通知、领导批示等文件附着其后。
据金额分类汇总填写差旅费报销单各明细项目差旅费报销单粘贴及填写示例⑷天津外国语大学现金支付凭单外聘劳务负税表天津外国语大学财务处以现金形式支付劳务费时需同时提供现金支付凭单、外聘劳务负税表及领款人身份证复印件；外籍人士工资薪金所得低于4800元，免征税费，需提供其国别的相关证明；校内职工、学生的劳务费及各项补助一律打入其银行卡账户中，不以现金形式支付。
2.4 报销事项审批2.4.1 财务支出签批制度各学院、系、部、处室正职或主持工作副职领导负责签批其职责范围内有关财务事项，并负相应的经济责任。
各单位主管经费支出负责人须在财务处预留签字笔迹，以备报账时核对。
有签字权的领导外出期间需要临时授权代签字人的，由主管领导本人书面通知财务处，说明授权代理人、授权范围和期间，同时预留代签字人的签字笔迹，以备报账时核对。
有财务事项签批权的负责人有本部门经费项目明细账的网上查询权限，财务处前台原则上不再提供项目明细账查询业务。
天津外国语大学财务处部门有财务签批权领导更换，需以部门名义书面通知财务处，说明签字权更换的具体时间并预留新任领导的签字笔迹。
天津外国语大学部门财务签批人变更登记表单位名称单位原负责人单位新负责人新负责人手写签字备案处新负责人签字启用日期年月日负责人变更原因关于新负责人签批财务事项的说明单位名称（公章）年月日天津外国语大学财务处2.4.2 报账审批手续部门各项支出若从本部门列支，须本部门有财务签字权的负责人签字批准；若从校级领导专项经费中列支，需该项经费主管校级领导签字批准；经费支出符合“十二五”专项资金使用要求，拟从“十二五”专项经费列支的，需联系“十二五”综投办确定经费来源，填写“十二五专项资金审批表”，并经专项资金主管领导签字批准十二五综合投资专项资金使用审批表报账单位：支出项目：学科专业年度：计划内容：支出明细金额其中：平台团队金额其中：平台团队合计主管校长：项目负责人：经办人：财务处审核：设备购置严格执行集中采购，报账时携带计划和采购合同2.4.2 报账审批手续岗位科研费支出，由科研处处长签批；专项课题经费支出，经科研处处长签字后，报主管校级领导签批；教改立项项目支出由教务处审核并报主管校级领导签批；引进人才安家费、科研启动费、人才资助计划由人事处审核，人事处处长签批；教职工探亲旅费，报销时填写差旅费报销单，由人事处审核，人事处长签批2.4.3 涉及三公经费的特别规定严格控制包括机动车费用、旅游、礼品、餐费、食品、酒水、茶叶等项目及年节职工福利等支出。
确需支出的，支出金额超过2000元的（含），需经本部门的主管校级领导签批；发票连号、单张金额不超过2000元，但合计金额超过2000元的，同样适用上述规定；未配备公车的部门，汽油费、高速费、停车费等与车辆有关的费用无法报销。
2.4.4 会议、培训、差旅费报销规定⑴参加各种会议、培训和差旅费实行上一级领导签批制度，部门内部员工由部门领导签批。
部门、学院领导出差，由其主管校级领导审批；⑵职工报销需持有会议、培训通知原件，网上下载文件需加盖会议举办方、培训方单位公章；⑶会议费、培训费需由举办方开具正式发票，加盖发票专用章，并与会议、培训通知列明的费用相一致；⑷会议、差旅等城际间的交通工具，按照相应的级别乘坐，确有需要乘坐飞机的，需经主管校级领导单独批准。
未按照相应规定乘坐交通工具的，提高标准的，按照原规定标准报销；⑸住宿费需按照相应的级别规定住宿并取得有效发票；⑹外地餐费，会务费包含餐费的不再报销外地餐费。
会议通知列明不含食宿的可以报销外地餐费。
出差人员在外地就餐需提供有效发票，报销时不列入差旅费报销单，填写普通报销单报销。
2.4.5 因公出国出国费用属于“三公经费”控制内容，报销前请先联系财务处确认是否已列入预算内；报销时需提供以下材料：出国任务批件或校级领导批示；当地的有效票据、由专业外语教师翻译并签字确认提供票据日期当日的中国银行外汇牌价并按当日外汇“钞卖价”折算成人民币金额汇率查询网址：金融数据—中国银行外汇牌价天津外国语大学财务处2.5 部门项目明细账查询1. 登录财务处网站主页，在下图红圈位置输入部门编号、项目编号和密码。