济南中建设计院有限公司监理业务信息化管理办法文件编号：编制人：批准人：版本/ 版次：生效日期：2014 年10 月1 日目录文件更改页 (3)总则 (4)第一章信息录入管理 (5)第二章账号安全管理 (12)第三章信息化绩效考核办法 (13)第四章附件 (14)文件更改页版本生效日期更改描述更改人A/0 2014-10-1B/0为了规范我司信息系统的使用和管理，有效组织信息数据的录入、维护和应用推广，最终达到提升企业管理水平的目的，特制定此办法，请各部门、项目管理公司各级人员遵照执行。

总则1、企业信息化是“一把手”工程，由公司主要领导担任信息化负责人，公司成立由各相关部门领导参加的信息化小组。

公司信息化主管部门：合约部。

信息化推进工作纳入公司周例会内容。

2、信息化推进包括三方面工作：前期初始化（数据准备）、日常数据维护、应用推广。

数据录入，尽量安排由职能部门承担，减少生产一线人员的压力。

3、企业信息化实施过程就是企业内控体系逐步完善的过程，因此企业信息化推广将分阶段开展，推广进度与企业内控体系建设和人力资源团队素质密切相关。

4、企业信息化工作将纳入部门考核、员工考核、评优工作中，纳入个人和部门的工作报告。

5、信息化推进主要岗位设置：1）企业信息化负责人：由公司主要领导担任，负责信息化资源协调、考核。

2）部门负责人：对部门管辖范围的信息化负责，及时审批系统中提交的事务；向分管领导和系统管理员及时反馈信息化改进意见。

3）关键用户：主要的信息录入和软件操作人员，如部门资料员、项目部信息员。

4）系统管理员：负责与软件开发单位联络，收集各部门使用意见，跟踪解决使用过程存在的问题，汇总信息化实施情况。

6、要求：机关人员每天至少登录 2 次，项目部信息员每天至少登录 2 次，其它项目部人员，每周至少登录 3 次。

机关关键用户每周全面检查、核对一次系统上的数据。

部门信息化负责人每月一次，检查数据录入质量。

7、沟通机制：部门信息员、资料员，每周向部门负责人汇报一次信息化情况；系统管理员每周四汇总一次各部门反馈的使用意见，形成台账，反馈给软件开发单位统一回复。

第一章信息录入管理一、经营管理信息录入序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查1 客户管理客户信息经营部资料员经营部经理分管领导2投标评审3 投标信息经营部资料员经营部经理4 投标管理投标结果5 竞争对手分管领导6 投标保证金台账经营部资料员经营部经理7合同登记经营部资料员经营部经理8 合同管理补充协议登记经营部资料员经营部经理9 合同移交经营部资料员10 资质管理职称记录、员工获奖、专业资质、经营部资料员经营部经理分管领导11 公司证书公司证书经营部资料员经营部经理分管领导说明：1、经营管理模块中客户管理、投标管理、合同管理、资质管理、公司证书菜单，由系统管理员对经营部关键用户进行授权。

2、投标评审：投标报名前完成录入。

3、投标结果：投标结果公布后 1 周内，由相关人员提交投标结果信息（或发内部邮件）给资料员；资料员根据“投标时间”，每月核对一次，主动补齐已过“投标时间”的投标信息。

4、合同与投标项目的关联：由经营部关键用户在中标结果菜单下操作、检查。

5、合同与监理项目的关联：工程和合同关联，由工程部负责，经营部配合，关注没有关联工程的合同和没有关联合同的工程记录。

二、合约管理- 5 -序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查1合同开票2 监理费到账经营部资料员合约部经理3 合约管理合同结算4 合同终止分管领导5 合同质保金台账经营部资料员合约部经理6 分支机构备案XX XX 部经理7 项目备案XXX备案管理8 合同移交XXXX X 部经理说明：1、合同开票：合同开票完成前（或后）完成录入（由合约部到财务部领用发票，登记后，再给客户）；2、监理费到账：收到财务部通知后，完成录入。

3、开票记录、到账记录关联：关注先到账后补发票记录。

4、部门负责人每月底检查一下本月开票记录和到账记录，核对金额与财务数据是否一致，并做好数据维护。

三、项目管控由工程部、总工办对项目过程管理进行监管和信息管理。

序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查1 监理任务单项目台账2 工程监理经营部资料员合约部经理3 项目信息上报项目部总监或信息员相关领导回复分管领导项目审批4 资料归档审核项目部信息员5 项目专项审批项目部信息员总工办领导6项目监理月报汇7自动汇总总- 6 -序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查危险性较大的分8部分项工程安全项目部信息员总工办领导监控一览项目管理9 台账监理工作检查台账工程部、总工办项目总监（监理）10 项目大事记项目部信息员11项目部组建工程部资料员工程部经理分管领导12 项目部撤销工程部资料员工程部经理分管领导项目部管13 项目人员调拨工程部资料员工程部经理理14 项目部考勤项目部资料员项目部经理（总监）15 项目部成本管理数据导入与关账处理XXX16 检测仪器仪表入库、调拨等工程部信息员工程部经理分管领导说明：1、监理任务单：工程部将监理项目委托、通知项目总监等人员；2、工程监理：工程部资料员登记工程监理项目，负责工程和合同关联。

3、项目信息上报：对现场重大信息提交上报，若执行，建议公司发布相关管理办法（提供同行案例资料供参考）。

4、项目大事记：项目重大历程碑信息，若执行，需要公司发布要求和提供范本。

5、项目部创建、撤销：工程部资料员登记，提交审批。

6、项目人员调拨：资料员接通知后，录入提交审批，调拨记录进入人员信息库，作为项目成本和绩效计算的依据之一。

7、项目部成本管理：数据导入与关账处理，由XXX 部门负责。

四、工程监理-- 项目部信息录入序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查- 7 -序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查1基本信息2 参建单位基本信息项目部信息员项目部经理（总监）3 实体概况工程部资料4 项目简介员5安全服务危险性较大的工程安全监控XX项目部经理（总监）6 超出一定规模工程安全监控XXX项目部经理（总监）7 质量控制质量不合格记录项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员8 进度控制工程进度月报项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员9 工程变更项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员10 工程签证项目部信息员投资控制项目部经理（总监）工程部资料员11计量支付项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员12 施工管理人员项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员13 安全管理人员项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员资质管理14 特种作业人员项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员15 大型设备及安全设施审查项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员16 监理月报项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员沟通与汇17 专项审批项目部信息员报项目部经理（总监）工程部资料员18 项目信息上报项目部信息员项目部经理工程部资料- 8 -序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查19 项目大事记项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员20 监理工作检查台账项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员21 项目收尾竣工资料归档项目部信息员项目部经理（总监）工程部经理22 人员管理项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员人员管理23 权限管理项目部信息员项目部经理（总监）工程部资料员说明：1、业务管理模块中工程监理菜单中，项目总监/项目经理对项目部参与人员进行授权，授权人员通过“我的项目”进入项目门户。

2、项目信息：监理项目由合同生成后或登记后，由项目总监（总监代表）组织项目部资料员完善；包括：参建单位、实体概况等，实体概况信息可供项目综合查询，方便获得项目业绩；3、安全服务：每月将危险性较大的分部分项工程处理情况做登记，提交上级部门。

4、质量不合格记录：由项目信息员对现场发现的质量不合格记录做实时登记和问题跟踪；5、项目进度月报：项目信息员每月月底完成录入；6、投资管理—工程变更、工程签证：项目信息员登记经确认的记录。

7、投资控制--计量支付：为月度经营统计表统计数据，每月月底完成录入。

为保证报表的及时更新，原则上先填写我司对所有参建单位月进度款审核的总额，待业主审批后（一般为下月月中），再更新为实际拨付工程款项；8、资质管理：项目信息员及时登记参建单位相关人员及大型设备资质审查记录，系统将自动给出有效期预警提醒（提前 1 个月）；9、人员管理、权限管理：对可进入项目信息的人员做授权，被授权人员可在“我的项目”下进入本项目门户。

10、项目部人员：查看人员进入项目部记录，数据来源人员调拨单，自动计算项目部人月数。

11、监理月报：每月X 日前，按时提交监理月报；12、监理工作检查台账：对上级管理机构检查记录及时13、专项审核：向上级机构提交监理规划、监理细则、外部呈文等技术文件，提交上级机构审核14、项目信息上报：项目现场重大事件需要及时上报，公司发布相关规定。

15、竣工资料归档：项目部将竣工资料提交上级管理部门签收、确认。

要求：项目部总监（经理）每月认真检查一下管辖项目的信息上报情况。

五、综合部信息录入内容录入内容如下：序号模块菜单录入人责任人督促检查1员工登记2 员工转正人事管理3 人事异动4 离职管理5劳动合同6 劳动合同查询劳动合同7 劳动合同借还台账部门相关岗位部门经理分管领导8 员工天地9外部培训10 内部培训培训管理11 培训记录统计问卷调查综合管理常用网址物资入库、物资调物资管理员拨、物资借用与归还、物资维修、物资清理、物资台账物资管理员综合部经理分管领导车辆信息、车辆年车辆管理分管领导- 10 -序号模块菜单录入人责任人督促检查办公用品办公用品档案、用户入库、用品领用综合部信息员综合部经理分管领导劳保用品劳保用品档案、劳保入库、劳保领用综合部信息员综合部经理分管领导说明：1、员工登记：新员工入职，由部门信息员在员工登记处进行记录，分配系统用户账号，系统自动发通知给系统管理员，由系统管理员给用户分配角色和操作权限。

2、人事异动：非项目部人员的转岗、转部门，在此启动审批流程，审批通过后，人员的部门和岗位信息自动转变，系统自动发通知给系统管理员，由系统管理员给相关人员授权（改变相应权限）。

3、物资管理：对物资入库、调拨、借用与归还、报废清理等做及时登记，可导出到物资台账。

4、六、文档中心企业文档：各部门资料库项目文档：自动汇总项目内的文档七、检测仪器管理录入内容如下：序号模块菜单录入人责任人督促检查1仪器入库2 仪器调拨3 仪器借用与归还检测仪器管理4 仪器年检工程部资料员工程部经理分管领导5 仪器清理6 检测仪器台账说明：1、计量器具与仪器仪表设备，由工程部信息员即时登记，项目部人员可在项目管理下查看本部门检测仪器领用台账。