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企业信息系统管理规定

*****有限公司信息系统管理规定第一章总则第一条本规定适用于公司信息系统使用、维护管理。

信息系统包含OA系统、+++系统、共享服务、数据网络(服务器、交换机、接口模块、光纤等)、办公用电脑及相应外设(打印机、复印机、扫描仪、显示器等)、系统软件、应用软件数据等。

第二条凡接入公司信息网络的各类信息化应用都必须纳入《*****有限公司信息系统管理规定》管辖范围内,严格按照信息系统管理规定进行管理。

第三条公司内所有信息系统使用人员必须保守公司商业及技术秘密,泄露公司机密将会承担相应的法律责任。

第四条信息系统管理实行既要维护公司信息系统的稳定与安全,也要便于各处室、车间、中心实际应用。

第五条公司协同办公系统(以下简称OA系统)是以管理系统为平台,采用服务器/客户端/浏览器结构,建立起来的覆盖公司全体人员的办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。

第二章名词解释第六条名词解释(一)电脑操作人员:+++系统、OA系统操作人员。

(二)信息专管员:####处信息专管人员(以下简称专管员)。

第三章职责范围第七条####处职责(一)####处为信息系统监督使用、考核部门,负责本规定的编制、修订及下发,并对执行情况进行监督检查、考核。

(二)负责公司办公计算机、打印机设备的使用、维护,以及相关计算机、打印机易耗品(网线、电话线、水晶头、交换机、硒鼓、粉盒、碳粉等)的采购计划申报、管理及配备。

(三)负责公司信息系统计算机、打印机日常使用检查。

(四)负责公司网络安全、信息化建设实施、OA系统、+++系统的运行维护工作。

(五)负责+++系统、OA系统监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。

(六)负责OA系统用户权限申请、注销等管理。

(七)负责转正员工用户增加权限的审核。

(八)负责信息网络系统、信息机房的安全建设、维护工作,负责新项目网络建设。

(九)根据岗位职责,填写权限申请表,提交OA审批流程中+++权限申请表,申请+++权限。

协助信息中心对公司各应用系统操作人员权限进行分配,根据公司内部人员调动情况进行OA调整。

第八条操作人员的职责(一)保证各自所使用的各类信息系统软件相关功能模块数据的一致性、及时性、准确性。

(二)参与软件系统在构建和持续改进过程中的需求调研,对信息系统软件应用提供改进意见。

(三)当系统中发生数据错误或系统错误时,及时通知并协助信息专管员查找原因。

第四章文件管理第九条公司各部门发出、报送的各类文件(包括通知、请示、报告、简报、报表、信息等)原则上统一采用公司OA系统发送。

第十条OA系统中的公文也称电子公文,是通过公司统一配置的,OA系统处理后形成具有规范格式的公文电子数据。

电子公文传输,是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第十一条电子公文要素与纸质公文基本一致,包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位等。

电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第十二条各类电子公文处理程序按照《*****有限公司信息系统管理规定》在公司OA系统中办理。

第十三条申请信息系统操作权限的操作人员必须为正式员工,各处室、车间、中心经培训、考试合格后,确定电脑操作人员已经了解本岗位及相关其他岗位的业务操作流程后,方可申请系统权限。

第十四条电脑操作人员的权限设立、调整(一)OA系统内部人员新增、变动由各部门考勤员提供名单上报####处,经人事部门审核后由专管员进行新增、调整,任何部门自行提交的人员变动信息,专管员不予以调整。

(二)电脑操作人员岗位调动或离职后,各部门需在15日内提交变动名单上报####处,审核通过后由信息专管员对变动人员+++和OA系统权限进行清理,如发现未及时上报,####处将予以考核。

第十五条电脑操作人员按系统指定的权限对软件系统进行操作,严禁盗用他人帐号或转借本人帐号。

第十六条专管员在外部网络出现异常、信息系统无法正常使用时应及时通知信息公司,同时进行检测维护,尽快恢复信息系统使用。

第十七条OA门户流程新增、更改需求由####处通过OA系统“审批流程”-“信息体系审批流程”-“OA流程变更、新增、栏目增加审批流程”,流程经相关审核人员确认后由信息公司专工进行调整。

第十八条OA流程新增、更改需求由各部门提交协作办公审批流程,经部门领导、分管领导抄送给信息专管员进行更改。

第十九条内、外部各种电子版重要文件资料、报告、请求的传输审批不能使用OA系统内部沟通,必须使用“审批流程”-“协作办公流程”进行留痕。

第二十条由于OA系统与&&&软件不兼容,故OA门户中严禁使用&&&软件,为保证OA系统正常登录,需使用$$$$浏览器进行浏览。

第二十一条信息专管员在外部网络出现异常、信息系统无法正常使用时应及时通知信息公司、生产调度,同时进行检测维护,尽快恢复信息系统使用;调度接到通知后除解答公司内电话询问外,应当主动向地磅、质检、仓储等应用信息系统不能间断的部门和区域通知,以上敏感地区系统操作人员应及时转入手工纸质账单,确保正常业务开展,待信息系统正常后进行补录工作。

第四章系统模块第二十二条各部门应按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

系统设定规范协作、经验知识、行政办公、组织文化等主要功能模块。

第二十三条规范协作模块:包括规范制度、内部沟通、任务分派、审批流程等。

经验知识模块:包括知识文档、知识互助、总结计划、人才中心、业务文档库等。

行政办公模块:包括办公文档、公文流转、会议管理等。

组织文化模块:包括新闻系统、内部论坛等。

第二十四条OA系统内部沟通模块仅限数据传输功能,不具有行政发文的效力,不能作为工作考核依据。

各部门不得使用内部沟通模块发布通知通报,接收部门有权不予执行。

第二十五条各部门在OA系统中发布的信息必须交本部门领导审核。

各部门领导对本部门在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

第五章信息系统计算机网络管理程序及要求第二十六条公司所有办公用计算机由各操作人员配合各部门综合员进行日常保养维护,如有故障无法解决,各部门综合员及时与专管员沟通,由专管员进行解决;办公用计算机如出现硬件故障,经专管员检测确认后外送维修或报废。

第二十七条为便于综合管员和电脑操作人员日常维护,正确使用计算机及周边设备,特对办公用计算机及周边设备使用行为做出规范:(一)办公用计算机及网络设备、线缆放置在安全地域,在计算机及网络设备周围1.5米范围内不得有漏水、高温、高磁及强电环境,摆放应平稳牢固避免摇晃震动。

(二)计算机及网络设备接电要安全,电源及电线确保无漏电、无缺损,保证传导良好。

(三)计算机键盘、鼠标、显示器等桌面配件附近避免放置水杯等物件,主机箱应保证机盖完好,安装紧密,尽量不要直接放置在地面。

(四)在办公楼及有综合布线的场所,计算机连网实行就近原则,即一台计算机使用网线连接在距离其最近的网络墙插上;如所在场所网络墙插不足,则先按照一机一口连接,最后一个网络墙插使用集线器将剩余计算机连接,集线器及电源要放置在离地面20公分以上,网线和电线在确定位置后固定在墙边或桌子底部,以不妨碍行动和不易磨损为宜。

(五)开、关计算机机按正常程序操作,如计算机多次无法正常开关机,应及时通知所属部门综合管员进行检测;办公用计算机不得连续开机24小时以上,各运转班信息点应在交接班前半个小时正常关闭计算机,下一班接班后再开启计算机。

(六)办公用计算机系统需要安装办公用软件(微软OFFICE 系列软件、CAD等绘图软件与OA系统、杀毒软件及各种应用控制台),严禁安装除微软补丁插件以外的各类插件、各类下载软件、各种网络视频软件、各种网络游戏,允许使用系统清理优化软件。

(七)严禁在计算机系统桌面和“我的文档”存放办公文件,可以在除系统盘(C盘)以外的逻辑盘中建立文件夹,将其发送快捷方式到桌面,避免因系统崩溃导致文件丢失。

(八)严禁在无相关人员指导下自行打开主机,严禁对计算机设备带电进行拆装和接口插拔,以免造成电路板烧坏事故。

第二十八条公司内所有电子版文件必须利用OA系统、KK系统、共享服务等网络方式传输,不允许随意使用U盘等移动存储设备,确需使用的,应先进行病毒检测,禁止使用来历不明的软盘或者光盘,防止病毒的侵袭。

第二十九条严禁工作时间内在办公用计算机上做与工作无关的事,如玩游戏、听音乐,看电影、小说等,上班高峰期间禁止进行大量的下载操作,如下载电影,如果发现####处将当即考核。

第三十条####处进行办公用计算机不定期抽检,对办公用计算机使用违规行为进行统计、考核;督促电脑操作人员爱护办公设备,计算机使用人在正确关机并完全关掉电源后,方可下班离开。

第三十一条在####处不知情情况下,任何人员不得移动更改网络设备线路,包括:集线器、交换机、网线、光缆、光纤盒、光电收发器等。

厂区及周边区域土建作业时,涉及区域由各部门通知####处00专员现场确认方可进行施工。

第三十二条办公用计算机及打印机采购、维修、报废(一)办公用计算机及打印机采购流程1、办公用计算机及打印机下年度需求计划根据股份公司通知,由各部门电脑操作人员提出,####处核实,汇总后统一上会,并上报信息公司审核,技措计划核准公布后,####处报至物流中心。

2、计算机及打印机到货后,####处按需求计划分配,新增电脑、打印机,使用部门进行安装,并及时办理转固手续。

物流中心、财务部对新增计算机及打印机进行固定资产标示工作。

3、计算机打印机等设备的新增及领用,需向####处报送申请计划,####处根据股份公司的相关通知,对计算机及打印机的需求进行征集上报技措,根据计划进行计算机打印机的发放,在无申报或无计划的不予发放。

(二)办公用计算机及打印机维修流程1、办公用计算机及周边设备的范围概念:计算机主机(主板、内存、硬盘、电源、各类板卡、机箱、键盘、鼠标、电源线)、显示器(显示屏、座架、VGA数据线、电源线)、各类打印机(打印机主机、硒鼓、色带架、数据线、电源线),设备员及使用人员必须保证办公用计算机及周边设备的完整性,部件丢失将被列入考核。

2、当办公用计算机借调、转办其他地方时,必须事先告知####处,并填写《*****有限公司计算机、打印机交接表》(附表),经专管员同意后方可搬离,如发现未经专管员同意,擅自搬离办公用计算机,####处将予以考核。

3、各部门设备员在专管员的协助下建立各部门信息系统台帐,及时将不在固定资产范围,属于各部门自行购买需维护的设备报####处进行信息系统设备备案增加编号。

4、####处接到报修后到达现场检测维护,对现场可以解决的问题要向报修部门综合员和使用人员详细解释,使类似问题再次出现时综合员和使用人员可以及时解决;检测后需要委外维修的,经####处联系外维单位,并告知报修部门综合员维修周期。

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