» 结尾：要具体切实。写工作上存在的问题，提 出下步工作具体意见
几种常用公文的写法
★ 报告
» 注意事项
① 内容要翔实，条理要清晰 ② 一事一报，忌同一报告反映各不相干的几件事 ③ 不需要上级作出批示或答复，忌将报告提出的 建议或意见当作请示，要求上级指示或批准
几种常用公文的写法
★ 报告
» “报告”与“请示”的区别
公文处理中的注意事项
文件发送的权限?
»以集团公司或集团办公室名义发送的红头文件和通 知，都要通过“集团办公室”邮箱来发送 »部门专用邮箱可发送与本部门有关的动态信息或活 动通知 »个人邮箱不得随意群发邮件并带附件 »建议各单位指定一个固定邮箱作为统一发送本单位 有关信息的专用邮箱
公文处理中的注意事项
几种常用公文的写法
★ 会议纪要
会议纪要的审核与签发：
» 参照规范格式整理后的会议纪要须提交会议主持
领导或召集领导审定签发
» 重要的会议，须先将会议纪要报与会主要领导审 核，汇总各方审核意见，重新修改后再报会议主 持领导或召集领导审定签发
几种常用公文的写法
★ 报告
» 概念：向上级机关汇报工作、反映情况、提出
» 文件名的引用
几种常用公文的写法
★ 会议纪要
» 概念：根据会议内容整理出反映会议概况和结果
的要点，并要求有关单位落实和执行
» 格式：①标题：会议名称／会议内容＋会议纪要
②正文：会议概况 会议精神和议定事项
③主送：参会单位和责任单位
④抄送：与会议内容有关或须知照的单位
两种常见的会议纪要版面格式
格式一：
» 内容范围不同 » 目的要求不同 » 表现方法不同
几种常用公文的写法
★ 函
» 用途：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复
问题，请求批准和答复审批事项
» 可分为发函和复函两种 » 一函一事 » 行文简洁明确，语气平和有礼
主要内容：
√ 什么是公文
√
√
公文的规范格式
公文的规范用语
√
√
几种常用公文的写法
公文的规范格式
“主体”包括哪些方面？
3、正文内容 » 字体：4号宋体，25磅固定值行距 » 每自然段左空2字 » 层次关系：一／（一）／1.／（1）
公文的规范格式
“主体”包括哪些方面？
4、附件 » 位置：正文下空一行左空2字 » 格式如下：
附件：1、※※※※※※※※※※※※※ ※※※※※※ 2、※※※※※※※※※※※※※
★ 会议纪要的三个特点
2、表达的要点：
» 会议纪要要依据会议的情况综合而成
» 撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、
提炼和概括 » 重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过 程，切忌记流水账
几种常用公文的写法
★ 会议纪要的三个特点
3、称谓的特殊性：
» 一般采用第三人称写法
» 反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会
公文的审批流程
√
公文处理中的注意事项
公文的审批流程
公司的发文分类
说明：这里的公文是指内容涉及公司层面或相关单位而以 集团公司或集团办公室名义发送的文件
» 以集团公司名义下发的红头文件——“康集发字” » 以集团办公室名义下发的红头文件——“康集办发字” » 以邮件形式下发的通知
公文的审批流程
发文流程
公文的规范格式
“主体”包括哪些方面？
7、附注 » 多见于附注联系人及联系方式时 » 格式如下：
——此处为发文日期后空一行—— （联系人：※※※，电话：※※※※※※）
公文的规范格式
“版记”包括哪些方面？
» 主题词
» 抄送单位
» 印发单位和印发日期 » 版记中的反线 » 版记的位置
公文的规范格式
我们的公文页面设置和字体间距
» 以集团公司名义下发的红头文件的发文程序：
第一步：主办单位拟稿 第二步：主办单位审核
第三步：相关单位会稿
第四步：主管领导审核 第五步：集团办文秘核稿
第六步：总裁审定签发
第七步：集团办编号用章下发
公文的审批流程
发文流程
» 以集团办公室名义下发的红头文件的发文程序：
第一步：主办单位拟稿 第二步：主办单位审核
公文的规范格式
公文的三大组成部分
» 眉首
» 主体
» 版记
公文的规范格式
“眉首”包括哪些方面？
» 公文份数序号
» 秘密等级和保密期限
» 紧急程度
» 发文机关标识 » 发文字号 » 签发人
公文的规范格式
“主体”包括哪些方面？
» 公文标题 » 主送单位 » 公文正文 » 附件
» 成文日期
» 公文生效标识（印章）
议”作为表述主体，经常使用“会议认为”、 “会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、 “会议号召”等特殊称谓
几种常用公文的写法
★ 会议纪要
会议纪要与会议记录的区别：
» 性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务
文书；会议纪要只记要点，是法定行政公文
» 功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传 阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围 内传达或传阅，要求贯彻执行
» 对会议中典型的、有代表性的发言加以提炼整理 » 如实反映与会人员的主要观点 » 如：董事局会议
几种常用公文的写法
★ 会议纪要的三个特点
1、内容的纪实性：
» 要如实地反映会议的内容，不能离开会议实际搞
再创作，不能作人为的拔高、深化和填平补齐。
否则，将失去其内容的客观真实性，违反纪实的 要求
几种常用公文的写法
几种常用公文的写法
★ 会议纪要的三种写法
2、分项叙述法：
» 多用于大中型会议或议题较多的会议
» 把会议的主要内容分成几个大方面，可加上标号
或小标题，分项来写 » 适合于我们各级单位的办公会议
几种常用公文的写法
★ 会议纪要的三种写法
3、发言提要法：
» 多用于特别重要的会议或重要决策时需要了解与
会人员不同意见的会议
» 用纸：A4纸
» 边距：上下2.54㎝，左右3.17㎝
» 字体：4号宋体
» 行距：固定值25磅
» 标题：小二号宋体加粗
公文的规范用语
公文的基本语言要求
» 简明 » 庄重 » 得体
公文的规范用语
公文的基本语言要求
★ 简明：言简意明，用最少的语言表达最明确的意思
言简意赅，用最少的语言表达最大的信息量
KONKA GROUP
KONKA COLLEGE
公文写作与处理实务
陈立伟 2007年9月
康佳学院
主要内容：
√ 什么是公文
√
√
公文的规范格式
公文的规范用语
√
√
几种常用公文的写法
公文的报批流程
√
公文处理中的注意事项
什么是公文
公文的定义？ 公文：是党政机关、社会团体、企事业
单位在行使管理职权、处理日常工作过程 中所形成的具有法定效力和规范体式的公 务文书，是依法行政和进行公务活动的重 要工具。
文件的用纸?
»正式公文、重要请示不要用废纸打印
»参考资料则可双面打印或采用废纸打印
公文处理中的注意事项
文件的签发?
»签字要用钢笔或签字笔
»建议在领导签字时提醒领导加签时间
主要内容：
√ 什么是公文
√
√
公文的规范格式
公文的规范用语
√
√
几种常用公文的写法
公文的审批流程
√
公文处理中的注意事项
参考模版1
意见或者建议、答复上级机关的询问
» 分类：① 综合性报告
② 专题报告 ③ 回复报告
几种常用公文的写法
★ 报告的写法
» 开头：开门见山概括全文主旨。将一定时间内 各方面工作的总情况、总评价等作概述 » 主体：内容要丰富充实。将工作的主要情况、 主要做法，取得的经验、效果等分段加以表述，
要以数据和材料说话，力求既翔实又概括
» 附注
公文的规范格式
“主体”包括哪些方面？
1、公文标题 » 字体：小二号宋体加粗，居中排列
» 格式：发文单位＋发文内容＋文种
» 文字简明概括，最好不超过20个字 » 一般不加标点符号 » 分行时词意要完整
公文的规范格式
“主体”包括哪些方面？
2、主送单位 » 指公文的主要受理单位，即受文单位 » 字体：正文字体，４号宋体 » 除普发公文外，不要多头主送（如 “请示”一般只送一个单位）
» 用纸：A4纸
» 边距：上下2.54㎝，左右3.17㎝ » 字体：正文四号宋体 » 行距：固定值25磅 » 标题：小二号宋体加粗，居中
① 一事一文，主旨鲜明 ② 材料真实客观 ③ 理由充分合理 ④ 语言平实恳切 ⑤ 不要越级请示
几种常用公文的写法
★ 通知
» 概念：要求有关单位和人员周知、办理或共同
执行的公文
» 分类：① 印发、批转、转发性通知
② 指示性通知 ③ 知照性通知
④ 事务性通知
⑤ 任免／聘用类通知
几种常用公文的写法
★ 通知的格式
公文的审批流程
如何提交文件?
提交方式：纸质版审批件与电子流程同步进行 » 纸质审批：在NOTES系统的“公文拟稿”中创建生成 发 文审批单，参照发文审批流程进行审批。 作为原始文件存档之用
» 电子审批：在康佳协同办公系统行政办公模块中的 “发文管理”中创建，参照发文审批流程 进行电子审批。生成电子公文和文号之用
几种常用公文的写法
★ 请示的格式
» 正文：
①开头：交代请示缘由 原因要客观具体，理由要合理充分 ②主体：说明请求事项，即具体的请求内容 内容要明确，只宜请求一事 ③结语：“当否，请批示。”、“妥否，请批 复。”