恋日花都业主委员会
秘书工作制度
1、（职位设立）由于目前恋日花都业主委员会的全体委员，均为公益性或兼职为园区服务，故业主委员会必须设立秘书这一职位。

2、（职责）秘书是依据国家有关法规和恋日花都业主大会和业主委员会所制定的制度履行职责：
秘书是业主委员会日常行政工作的组织者和执行者；秘书按照有关考勤制度按时工作并领取全体业主支付的报酬；秘书应服从业主委员会的要求，遵循严守机密等职业道德。

3、秘书的聘任和解聘均需要业主委员会决议决定，任何委员无权决定秘书的聘用和解聘。

4、结合业主委员会的实际情况，秘书的工作应分为两类，即：政务类和事务类。

5、政务类主要包括：
（1）依照《北京市丰台区恋日花都业主委员会对外发文原则和程序》完成其中的全部具体工作。

（2）对业主委员会安排的事项进行催办、查办。

及时提醒各位委员审阅相关文件和各自负责管理的事情的进展；对于收文
中需要批复或答复的文件应制作备忘并负责提醒该项负责
委员；应了解和掌握业主委员会发文事项的进展。

（3）对收到的含有多个项目的文件，通知相应的负责委员。

（4）接受业主投诉。

对于业主投诉的信件将其整理（编号、索引）归档，对于电话投诉事件则应完整填写投诉记录，将记
录与投诉信件一起归档。

（5）安排会议，记录、整理各种会议的记录和纪要。

（6）利用空余时间，进行信息的收集整理，对收集到的信息均应编码、索引存档。

要求秘书对信息的收集准确、及时、全
面、实用。

秘书应在工作之中或工作之余应积极通过报纸、
网络或其他媒体收集对业主委员会工作有用的信息，将其存
储于剪报夹或电脑中。

（7）秘书应在第一时间到达工作岗位，了解一下当天的工作内容，根据所安排的工作内容开始工作。

6、事务类主要包括：
（1）文件的收发、传递和管理。

对于收到的各类文件应根据业主委员会的编码规则将其进行存档，发文应及时送达接收单位，经接收人签字后方可存档。

在传递过程中应遵循保密的原则。

在文件查阅的过程中，应保持文件的完整性。

（2）文书的立卷和归档。

年终对各类文件（发文、收文、内部文件、传真）进行整理，编写文件目录，归档。

（3）印章管理。

印章的保管通常由秘书担任，按规定保管者不
得委托他人代盖印章，不得随意带出办公室。

必须按业主委员会的《恋日花都业主委员会公章使用程序》的规定使用印章，即由业主委员会主任签字批准后才能盖章。

（4）来客和投诉的接待。

对任何来客，均应详细记录对方姓名、联络办法、事由等资料。

对所记录资料，及时通知业主委员会主任。

对任何来客，都应一视同仁，做到以礼相待，专心听对方讲话。

（5）电话和传真。

严格使用标准礼貌用语和格式，维护恋日花都业主委员会的对外形象。

秘书在接听电话时和收到传真后要做相关记录并及时通知业主委员会主任。

（6）每月月末以及每年末编写大事记。

为以后总结工作、探索工作规律、起草文体以及修志积累资料，可以系统地记载本单位重大事件的发生、发展及处理结果事件本身的内在联系。

主要内容应至少包括业主委员会所进行的各项工作数量和结果等。

（7）每日上班首先接收邮件和信件，下班前以发送邮件的方式向业主委员会各位委员汇报当天工作。

（8）秘书应每天认真填写工作日记簿，详细记录与外界发生的任何事件。

（9）依照《恋日花都业主委员会文件和档案管理制度》(GN-GWH
负责接待查阅业主委员会文件的业主和安排查阅。

（10）应安排业主委员会在恋日花都《》月刊上的投稿专题，起草相应稿件，用于宣传业主委员会的工作，反映业主呼声等。

稿件最终定稿，按照《恋日花都业主委员会对外发文原则和程序》规定的办法通过。

（11）业主委员会秘书在工作时间内原则上不应脱岗，如果确有需秘书做的事情而须暂时离开办公室时，秘书应在离开业主委员会办公室时将电话转移到手机上，并且将写有“秘书有事外出，请拨打业主委员会电话：”的告示牌悬挂在业主委员会办公室大门上，以便业主及时与秘书进行联系。