山东省工程建设标准DB37/T 5009-2014山东省建设工程监理文件资料管理规程Specification for Building Engineering Management Documentof Shandong Province2014-03-24发布2014-05-01 实施山东省质量技术监督局山东省工程建设标准山东省建设工程监理文件资料管理规程Specification for Building Engineering Management Documentof Shandong ProvinceDB37/T 5009-2014主编单位：山东省建设监理咨询有限公司批准部门：山东省住房和城乡建设厅实施日期：2014-05-012014年济南前言为规范监理文件资料的编制和管理工作，保证监理工作的质量，根据山东省住房和城乡建设厅的计划要求，山东省建设监理咨询有限公司在广泛调查的基础上，参考国家相关标准，结合工程监理实践经验，编制了本规程。
本规程的主要技术内容是：1.总则；2.术语；3.基本规定；4.分类与编号；5.工程准备文件资料.；6.监理管理文件资料；7.进度控制文件资料；8.质量控制文件资料；9.安全生产管理文件资料；10.造价控制文件资料；11.合同管理文件资料；12.竣工验收文件资料；13.组卷、归档、移交；附录。
本规程由山东省住房和城乡建设厅负责管理，由山东省建设监理协会负责具体技术内容的解释。
本规程在编制过程中，由于时间紧促，难免存在诸多不完善之处。
为进一步完善本规程，请各单位在使用本规程的过程中注意积累资料、总结经验，及时将有关意见和建议反馈给山东省建设监理咨询有限公司（地址：济南市经二路131号，邮编；250001，电子邮箱：***************），以供修订时参考。
主编单位：山东省建设监理协会山东省建设监理咨询有限公司主要起草人员：主要审查人员：目次1 总则 (1)2 术语 (2)3 基本规定 (3)4 分类与编号 (5)4.1 分类 (5)4.2 编号 (5)5 工程准备文件资料 (6)5.1 法规文件 (6)5.2 技术文件 (6)5.3 合同文件 (6)5.4 施工单位资质资格文件 (7)6 监理管理文件资料 (8)6.1 工作指导文件 (8)6.2 工作记录文件 (9)6.3 工作成果文件 (12)7 进度控制文件资料 (14)7.1 进度控制审查文件 (14)7.2 进度控制检查文件 (14)8 质量控制文件资料 (16)8.1 质量控制管理文件 (16)8.2 质量控制审查文件 (16)8.3 质量控制过程文件 (18)8.4 质量缺陷、事故处理文件 (21)9 安全生产管理文件资料 (23)9.1 安全监理实施细则 (23)9.2 安全审查资料 (23)9.3 过程检查资料 (24)10 造价控制文件资料 (27)10.1 工程款支付资料 (27)10.2 费用索赔资料 (27)10.3 工程竣工结算款支付资料 (27)11 合同管理文件资料 (29)11.1 工程临时或最终延期报审资料 (29)11.2 工程变更资料 (29)12 竣工验收文件资料 (31)12.1 单位工程竣工验收报审资料 (31)12.2 工程质量评估报告 (31)13 组卷、归档、移交 (32)13.1 组卷 (32)13.2 归档、移交 (32)附录A 旁站及安全巡视记录范表 (34)附录B 资料归档卷册编号表 (37)附录C 案卷编目式样 (39)本规程用词说明 (41)附:条文说明 (42)CONTENTS1 General Provisions1 General Provisions (1)2 Terms (2)3 Basic Requirements (3)4 Classification And Number (5)4.1 Category (5)4.2 Number (5)5 Project Preparation Stage Documents (6)5.1 Egal Document (6)5.2 Echnical Document (6)5.3 Contract Document (6)5.4 Qualification Documents Of Construction Enterprises (7)6 Management Documents Of Project Management (8)6.1 Work Instructions (8)6.2 Work Record Document (9)6.3 Work Product Document (12)7 Process Control Document (14)7.1 Review Documents Of Supervisor (14)7.2 Investigative Documents Of Supervisor (14)8 Quality Control Documents (16)8.1 Management Documents Of Quality Control (16)8.2 Nvestigative Documents Of Quality Control (16)8.3 Process Files Of Quality Control (18)8.4 Documents Of Quality Defects & Accident Treatment (21)9 Safety Project Management Document (23)9.1 Site Safety Management Detailed Rules for Project Management (23)9.2 Safety Review Data (23)9.3 Process Examination Data (24)10 Cost Control Document (27)10.1 The Project Payment Data (27)10.2 Cost Claim Data (27)10.3 Project Completion Settlement & Payment Data (27)11 Contract Administration Document (29)11.1 Temporary Or Final Review Data (29)11.2 Engineering Change Data (29)12 Completion Acceptance Document (31)12.1 Unit Project Completion Approval Data (31)12.2 Project Quality Assessment Repor (31)13 Generation, Filing, Hand Over (32)13.1 Generation (32)13.2 Filing, Hand Over (32)Appendix A On-Site Records Van Table (34)Appendix B Data Archive Volume Numbers In Table (37)Appendix C File Catalog Style (39)Explanation Of Wording In This Specification (41)Addition：Explanation Of Provisions (42)1 总则1.0.1为规范全省建设工程监理文件资料管理，完善建设项目过程监理技术文件，提高我省建设工程监理水平，依据国家、行业、地方有关标准，结合我省实际情况，制定本规程。
1.0.2 本规程适用于山东省行政区域内新建、扩建或改建的房屋建筑、市政公用工程施工阶段监理文件资料管理。
1.0.3本规程规定了建设工程监理资料管理的基本要求。
1.0.4 监理文件资料管理除应符合本规程规定外，还应符合国家、行业和地方现行的有关标准、规范的规定。
2 术语2.0.1 监理文件资料 project document & data建设工程在工程建设监理过程中形成的文件资料，包括文字、图表、数据、声像、电子文档等各种形式的历史记录。
2.0.2监理文件资料管理 project document & data management监理文件资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作的统称。
2.0.3组卷 filing按照一定的原则和方法，将有保存价值的工程文件资料分类整理成案卷的过程，亦称立卷。
2.0.4归档 archiving将具有保存价值的文件资料整理组卷并按规定移交相关档案管理部门的工作。
2.0.5 监理档案 project management files在监理过程中形成的具有归档保存价值的监理文件资料。
3 基本规定3.0.1建设单位应将工程准备文件资料及由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备的相关质量证明文件及时提供至项目监理机构，并应保证资料的完整、真实和有效。
3.0.2施工单位应及时提供合格、完整的施工资料。
3.0.3监理文件资料应与建设工程建设监理过程同步形成，并应真实反映建设工程的建设情况和实体质量；监理单位在施工阶段监理过程中对监理资料的形成、积累、组卷和归档应及时、准确、完整。
3.0.4山东省各级建设行政主管部门应遵循本规程对工程监理单位的文件资料监督、检查。
3.0.5监理文件资料管理应符合下列规定：1 监理文件资料由总监理工程师负责组织整理并应指定专人管理。
2 监理人员对监理文件资料应如实记录、及时整理、有序分类。
3 各阶段监理工作结束后，监理文件资料应及时按规定归档。
4 监理单位应根据工程项目特征，宜按《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185规定确定监理档案的合理保存期限，无规定时不宜小于五年。
5项目监理机构应根据建设工程监理合同约定建立监理文件资料目录，完善工程信息文件的传递流程及各项信息管理制度。
6采集整理工程建设过程中关于质量、安全、进度、投资、合同管理等信息并向有关方反馈。
信息传递应及时、准确、完整。
7监理档案的编制和移交，应符合有关建设工程档案管理规定。
3.0.6监理文件资料的形成应符合下列规定：1 监理单位应对监理文件资料内容的真实性、完整性、有效性负责；由多方形成的资料，应各负其责。
2 监理文件资料的填写、编制、审核、审批、签认应及时进行。
3监理文件资料不得随意修改；当需修改时，应实行划改，并由划改人签署。
严禁伪造或故意撤换。
4监理文件资料的文字、图表、印章应清晰。