关于对外签订合同流程管理的规定
为加强对外签订合同的管理,保证合同合法有效,避免市场经济中的风险,有效地防止和减少公司在经营中可能发生的经济损失,特制定本规定,望各部门遵照执行。
一、签订合同前的准备
1、公司经办人必须要求对方当事人提供营业执照、组织机构代码、资质证明复印件等证照进行核实,并了解其诚信、履约能力。
2、公司经办人参考有关合同文本底稿,并结合对方当事人提供的合同文本,与对方当事人协商、修改、确认合同条款。
3、合同一般应当包括以下内容:
〔1〕当事人的名称和住所;
〔2〕标的、数量;
〔3〕质量、质量标准、异议期、质保期;
〔4〕价款或者报酬;
〔5〕履行期限、地点和方式;
〔6〕违约责任;
〔7〕解决争议的方法;一般情况下约定由公司住所地人民法院管辖。
4、与对方当事人协商修订合同中,必须注意以下事项:
〔1〕对方当事人的名称和住所必须准确、清楚，如果对方是公司，公司的名称必须是全称同时与该公司的公章相一致。签订合同应主体适格，意思真实，目的合法，不损害社会公共利益。不违反法律，行政法的强制性规定。
〔2〕合同对标的的约定应明确无误。标的物的名称、型号、规格、品种、等级、花色、数量等要具体；对不易确定的无形财产（如商标、专利、技术秘密等）、劳务、工作成果等尽量描述准确明白。
〔3〕质量:国家有强制性标准的，首先必须按国家标准执行；其次按行业标准、企业标准执行；无国家标准和行业标准的,当事人双方也可以在合同中约定质量标准。
合同中必须约定质量保证期；国家、行业有规定的适用国家行业规定。
合同中可以约定质量检验方法、质量异议期。采购合同质量异议期尽量延长时间,力争与质量保证期一致。
〔4〕合同价款。在与对方当事人协商修订合同时,合同的价款应得到公司财务部及分管副总、总经理的批准。
〔5〕合同履行期限、地点和方式应当具体明确。涉及到公司对外给付价款义务的,应
参照公司财务规定执行，留有较充分的时间余地,尽量避免我公司违约。
〔6〕违约责任是保证合同履行的重要条款,在合同中一般采用定金、违约金、赔偿损
失的责任形式，不应采用罚款的形式。
二、合同的审查批准和签订。
1、经办人将合同文本底稿报送公司财务部和总经办审核，分管副总经理、总经理审批。
2、公司的分管副总经理,应当依照本规定第一部分的要求审核合同，并对其负责。
3、公司财务部和总经办应当从公司风险方面审核合同底稿,并提供建议,供公司总经理参考。对一些明显不符合国家法律法规规定,但在当前公司经营中又暂时无法避免的、可能无效的合同,财务部和总经办应从维护公司经济利益出发,审核合同时尽量做到在法律允许的范
围内避免或减少公司可能发生的经济损失；或以一较小的风险来回避更大的风险。
4、合同底稿按程序审核审批定稿后,经办人制作正式合同文本,由双方当事人签字盖章。经办人应留存一份合同复印件备查。
三、合同的履行。
1、合同经双方当事人签名盖章生效后,应由经办人负责跟踪合同的履行；在合同履行
期间,经办人负有下列责任:
〔1〕收集保管合同履行中形成的所有书面文字、来往信函等资料。
〔2〕合同履行中发生违约行为或重大争议时,及时向公司分管副总经理及总经办法务
处汇报，并研究决定应对措施。
〔3〕合同履行终结,应将合同复印件和履行中形成的所有文字材料按时间顺序装订成
档案,交公司总经办（文控中心）、归档。
2、公司财务部门对合同中的付款义务具有监督权和按合同付款的职责,尽可能地避免
我公司逾期付款的违约责任。
3、合同履行中,经办人应按下列规定执行:
（1）合同生效后,发现合同对质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约
定不明的,应及时与对方当事人补充协议。
（2）合同生效后,发现我公司对订立的合同有重大误解,或合同显失公平,或对方当事
人以欺诈、胁迫手段或者乘人之危签订合同的,应在知道后立即行使撤销权。
（3）合同约定对方当事人应先履行而未履行的,我公司有权拒绝其履行要求;合同约定双方应同时履行,对方未履行而要求我公司履行的,我公司有权拒绝其履行要求;合同约定我
公司应先履行的,但有确切证据证明对方:A、经营状况严重恶化的,B、转移财产、抽逃资金、逃避债务的,C、丧失商业信誉或者有可能丧失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及时书
面通知对方。对方提供担保时,我公司应恢复履行。
（4）在合同履行期间,对方迟延履行主要债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的,经我公司书面催告后在合理期限内仍未履行,我公司应按合同约定书面通知对方解除合同,并可追究对方的违约责任。
（5）买卖合同约定检验期的,我公司是买受人的,应当在检验期内检验,并立即将标的物的数量和质量不符合约定的情形通知出卖人。没有约定检验期间的,我公司应当在发现或者应当发现标的物的数量或者质量不符合约定的合理期限内或者收到标的物后的两年内通知出卖人。对标的物有质量保证期的,适用质量保证期,不适用两年的规定。
（6）以样品作为买卖合同质量验收标准的,我公司当时不知道样品有隐蔽瑕疵,对方交付的标的物虽与样品相同,我公司仍可主张对方交付的标的物应当符合同种物的通常标准。
（8）公司及下属公司之间签订的各类合同,也应严格按本规定执行。发生纠纷的,可由公司领导协商解决；最终可上报公司请求协调解决。
（9）合同履行中与对方当事人发生纠纷的,应准备完整的合同及履行资料和书面报告,向公司财务部和总经办咨询;财务部和总经办在研究资料的基础上,及时地提供书面意见,为公司领导决策服务。
（10）合同履行中遇有紧急情形,需立即采取措施的,应向公司领导汇报后,邀请财务部和总经办人员参加会议,共同研究决定处理方案。